Los usuarios pueden recuperar por sí mismos los documentos eliminados accidentalmente en DocuWare. Para ello, los documentos se trasladan de las bandejas y archivadores a una papelera virtual.
Esto se aplica a las operaciones de eliminación
de las listas de resultados y de tareas en el Web Client
de tareas de automatización, como políticas de eliminación y flujos de trabajo
que se activan a través de Platform Service como interfaz de DocuWare
durante la sincronización de archivadores
durante la transferencia de documentos
Los documentos que se encuentran en la papelera virtual pueden restaurarse o eliminarse definitivamente. Tras un periodo de conservación fijo de 30 días, los documentos se eliminan automáticamente.
Una operación de restauración devuelve el documento a su ubicación de archivado original. A diferencia de lo que ocurre al guardar un documento nuevo, la restauración no activa ningún flujo de trabajo, automatización o notificación.
A la papelera se puede acceder desde el Web Client.
Todas las operaciones relacionadas con la papelera se registran en el historial de documentos: mover a papelera, restaurar, eliminar (definitivamente).
Requisitos y licencias
Los usuarios no necesitan un permiso especial para utilizar la papelera. Todos los usuarios tienen acceso a la función de papelera en DocuWare Client.
El uso de la papelera es el mismo en DocuWare Cloud y en sistemas DocuWare in situ. No se requieren configuraciones especiales.
Uso de la papelera en el Web Client
Cada usuario dispone de una papelera personal en el Web Client. Al hacer clic en Eliminados recientemente se mostrará una lista de los documentos eliminados de las bandejas y los archivadores. No importa si los documentos se han eliminado manualmente, mediante una política de eliminación, siguiendo un flujo de trabajo o con un flujo de trabajo autoprogramado.
Las columnas de la lista de la vista general muestran los datos del sistema disponibles para todos los documentos, independientemente de su origen (por ejemplo, el nombre del documento o el usuario que lo ha eliminado).
Las columnas pueden ordenarse.
Los documentos de la papelera se pueden filtrar por todas las columnas disponibles en la lista.
Tanto la restauración como el borrado pueden realizarse para uno, varios documentos seleccionados o todos los documentos de la papelera.
Los días restantes hasta la eliminación definitiva después de 30 días se muestran en una columna aparte de la lista de la papelera.
Puede utilizarse inmediatamente con la configuración predeterminada. No es necesario realizar ningún ajuste especial.
Deje abierta la vista Eliminados recientemente hasta que se hayan eliminado todos los documentos que desee. Dependiendo del número de documentos, esto puede llevar diferentes cantidades de tiempo. Si cierra la ventana de la papelera virtual antes de completar el proceso de eliminación, éste se cancelará. Si a menudo tiene que eliminar manualmente numerosos documentos de la papelera de reciclaje, se recomienda utilizar la API.
Permisos
El sistema de permisos de DocuWare también se aplica a los documentos ubicados en la papelera virtual. El primer nivel de permisos define qué documentos aparecen en la papelera de un usuario. A continuación, los documentos listados pueden restaurarse, borrarse definitivamente o visualizarse.
La tabla muestra un resumen de los permisos para los documentos de la papelera:
Fuentes de documento y | Permisos para los documentos de la papelera | |
|---|---|---|
El usuario ve | El usuario puede | |
Archivadores | ||
Propietario de archivador | Todos los documentos eliminados del archivador | Restaurar, eliminar permanentemente y ver en el Visor |
Usuario de archivador (asignado a un perfil de archivador) | Solo los documentos que el usuario ha eliminado | Restaurar y eliminar permanentemente |
El usuario no tiene permiso para un archivador | ---- | --- |
Bandejas | ||
Usuario de la bandeja | Todos los documentos eliminados de esta bandeja | Restaurar y eliminar permanentemente |
El usuario no tiene permiso para la bandeja | --- | --- |
Cuota de archivado y papelera
Los documentos eliminados se conservan durante 30 días y se descuentan de la cuota de archivado. Esto es relevante para los clientes de la nube, pero también afecta a los sistemas in situ, por ejemplo, cuando los discos duros tienen un límite de tamaño.
La cuota solo volverá a liberarse tras la eliminación definitiva de un documento. Una solicitud de eliminación puede tardar algún tiempo en aparecer como una reducción real del archivado.
Si una organización elimina muchos documentos y no vacía la papelera después, su cuota de archivado puede verse limitada. Si las herramientas personalizadas son responsables de eliminar documentos, pueden personalizarse para limpiar la papelera a través de las interfaces como parte de su lógica de procesamiento.
Restricciones para los documentos heredados
En los sistemas locales, es posible que se eliminen y restauren documentos en formatos DocuWare más antiguos (los llamados documentos heredados). A pesar de sus anticuadas estructuras de datos, solo tienen dos limitaciones:
No hay cambios en los campos Modificado por / Modificado el al eliminar y restaurar
El resaltado del Visor se pierde durante la restauración