La sección Perfil y configuración del Web Client de DocuWare es el centro de control personal de cada usuario. Aquí puede actualizar los datos de su cuenta, ajustar las preferencias de la interfaz y gestionar opciones de seguridad como la verificación en dos pasos o las credenciales utilizadas por trabajos automatizados. Todos los cambios se aplican únicamente a su propia cuenta y surten efecto de inmediato en todo el Web Client.
Acceda a las pestañas para editar su perfil, configuración de seguridad y otras opciones:
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Perfil
Datos personales: edite su nombre, correo electrónico o forma de tratamiento.
Ausencia: actívese como ausente para que sus tareas de flujo de trabajo se reenvíen a otro usuario. Más información sobre las reglas de sustitución.
General
Región: cambie el idioma de la interfaz de DocuWare. Tenga en cuenta que los enlaces de ayuda en inglés, alemán, francés, español y japonés dentro de DocuWare se abren en el idioma del navegador, no en el idioma de la interfaz de DocuWare.
Seguridad
Cambiar contraseña
Necesitará su contraseña anterior de DocuWare para crear una nueva. Más información sobre la política de contraseñas de DocuWare.
Verificación en dos pasos
La verificación en dos pasos requiere dos pruebas de identidad independientes para iniciar sesión en DocuWare:
Introduzca su nombre de usuario y contraseña habituales de DocuWare.
Confirme el inicio de sesión con un código de verificación de seis dígitos generado por su aplicación de autenticación.
Con la verificación en dos pasos, DocuWare solo permite el acceso cuando ambos factores han sido confirmados. Esto minimiza el riesgo de accesos no autorizados incluso si la contraseña se ve comprometida.
Opciones de verificación en dos pasos
El administrador de DocuWare puede seleccionar una de las siguientes configuraciones en los ajustes de seguridad de su organización de DocuWare. Según la configuración, las opciones disponibles en la pestaña Seguridad varían.
La verificación en dos pasos no está activada para esta organización. En este caso, la pestaña Seguridad no muestra la opción Verificación en dos pasos y no es posible activarla.
La verificación en dos pasos está activada para esta organización. En este caso, la pestaña Seguridad le permite activar y desactivar la funcionalidad para su cuenta.
Con DocuWare 7.14: la verificación en dos pasos es obligatoria para esta organización, pero su cuenta está excluida de la política. En este caso, la pestaña Seguridad le permite activar y desactivar la funcionalidad.
Con DocuWare 7.14: la verificación en dos pasos es obligatoria para su cuenta. En este caso, tuvo que configurar la verificación en dos pasos antes de poder iniciar sesión en DocuWare. Consulte el artículo sobre inicio de sesión y autenticación para obtener ayuda. La pestaña Seguridad le permite reconfigurar la verificación en dos pasos en caso de que desee cambiar de teléfono o de aplicación de autenticación.
Cómo activar la verificación en dos pasos para su cuenta
Necesita una aplicación de autenticación compatible con contraseñas de un solo uso basadas en tiempo (TOTP) en su teléfono móvil para utilizar la verificación en dos pasos.
Para configurar la aplicación de autenticación, siga estos pasos:
Descargue la aplicación de autenticación. En caso de duda, consulte a su departamento de TI.
Vaya a Cliente de DocuWare > Perfil y configuración > Seguridad.
Haga clic en el enlace Activar para abrir una nueva ventana del navegador con un código QR.
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Tome su teléfono móvil y abra la aplicación de autenticación.
Escanee el código QR de la ventana del navegador de su perfil de DocuWare. La aplicación de autenticación creará automáticamente una nueva entrada para DocuWare.
La aplicación de autenticación genera un nuevo código de un solo uso de seis dígitos cada 30 segundos. Si ya se muestra un código nuevo, aún puede utilizar el anterior. Este sigue siendo válido durante un breve período de transición.
Vuelva a DocuWare, introduzca el primer código de seis dígitos en la ventana del navegador y haga clic en Verificar.
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La ventana muestra un mensaje de confirmación y la sesión se cierra automáticamente.
En el siguiente inicio de sesión, DocuWare le solicitará su nombre de usuario y contraseña. Una vez verificadas las credenciales, aparece una segunda pantalla en la que deberá introducir el código de un solo uso de seis dígitos generado por su aplicación de autenticación.
Qué hacer si pierde su teléfono
Si un usuario de DocuWare pierde su teléfono móvil, no podrá iniciar sesión en DocuWare. En este caso, póngase en contacto con su administrador de DocuWare. Según la configuración de seguridad de la organización, el administrador puede:
Desactivar la verificación en dos pasos en Configuraciones de DocuWare > Administración de usuarios, para que el usuario pueda iniciar sesión en DocuWare con su nombre de usuario y contraseña.
O bien:Reiniciar la verificación en dos pasos en Configuraciones de DocuWare > Administración de usuarios, para que el usuario pueda activar la verificación en dos pasos con otro teléfono móvil.
Configuraciones que utilizan su cuenta
Los trabajos automatizados (como flujos de trabajo y notificaciones) se ejecutan con una cuenta de usuario de DocuWare específica y heredan los permisos de ese usuario. La lista que aparece aquí muestra todos los trabajos configurados para ejecutarse con sus credenciales actuales. Si revoca las credenciales aquí, el trabajo se detiene de inmediato. En este caso, no podrá reactivarlo desde Perfil y configuración. Vaya al módulo correspondiente en Configuraciones de DocuWare para reiniciar el trabajo.
Aplicaciones que utilizan su cuenta
Las aplicaciones de DocuWare necesitan una cuenta de usuario para iniciar sesión. Cuando un usuario inicia una de estas aplicaciones por primera vez, DocuWare le solicita que introduzca sus credenciales. Por motivos de seguridad, las siguientes aplicaciones solicitarán de nuevo las credenciales si no se han utilizado durante 31 días:
Desktop Apps (incluidos DocuWare Printer, Import, Scanner, SmartConnect, Edit&Send, Connect to Outlook, Windows Explorer Client, Workflow Designer)
Export
User Synchronization
Local Data Connector
Make Connector
Power Automate Connector
Mobile Applications
Además, Connect to Outlook, Windows Explorer Client y Workflow Designer le solicitarán siempre que vuelva a introducir sus credenciales después de 90 días.
Puede revocar el acceso aquí. La aplicación con la cuenta de usuario puede seguir activa hasta una hora después de la revocación. Transcurrido ese tiempo, la aplicación muestra una pantalla de inicio de sesión y el usuario debe volver a introducir sus credenciales.
Bandejas
Bandejas: todas sus bandejas se muestran aquí. Haga clic en el icono del ojo para ocultar una bandeja. Puede ordenar las bandejas y además cambiar la bandeja predeterminada.
Diálogos de almacenamiento
Todos los diálogos de almacenamiento asignados se muestran aquí. Utilice el icono del ojo para ocultar cualquier diálogo y ordene la lista según sus necesidades.
Búsquedas
Diálogos de búsqueda: todos los diálogos de búsqueda asignados se muestran aquí. Utilice el icono del ojo para ocultar cualquier diálogo y ordene la lista según sus necesidades.
Listas de resultados: todas las listas de resultados asignadas se muestran aquí. Cada lista de resultados está asociada a uno de los diálogos de búsqueda anteriores. Abra una lista de resultados haciendo clic en el icono de la cruz. Utilice el icono del ojo para ocultar cualquier campo y ordene la lista según sus necesidades.
Búsqueda en varios archivadores: todas las búsquedas en varios archivadores se almacenan aquí.
Para iniciar una búsqueda en varios archivadores, vuelva al cliente de DocuWare y vaya a Búsquedas > Buscar en varios archivadores > Crear otra búsqueda.
Seleccione los archivadores en los que desea buscar junto con un diálogo de búsqueda.
Haga clic en el botón Guardar del diálogo de búsqueda.
Nota: estos pasos permiten almacenar la combinación de archivadores y diálogo de búsqueda utilizada, pero no el término de búsqueda en sí.
Formularios
Todos los formularios de DocuWare asignados se muestran aquí. Utilice el icono del ojo para ocultar cualquier formulario y ordene la lista según sus necesidades.
Visor
Visor: elija cómo desea abrir un documento en el visor.
Mostrar siempre el visor de DocuWare en la misma ventana: el visor se abre junto a la bandeja o lista de resultados actual en la misma ventana del navegador.
Abrir el visor de DocuWare en una nueva ventana: puede mover la ventana del navegador con el visor a una segunda pantalla, por ejemplo, para una mejor visualización.
Abrir el visor de DocuWare con diálogo de índice en una nueva ventana: en el diálogo de índice puede editar la indexación o utilizar One Click Indexing para añadir valores de índice directamente desde el contenido del documento.
Barras de herramientas del visor: haga clic en el icono del ojo para ocultar las herramientas que no necesite. Reorganice las herramientas en la barra lateral izquierda o derecha según sus necesidades.