Zuweisen von Daten in Indextabellen

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Das Aktualisieren von Indextabellen ist ein Vorgang, der von der Workflow-Aktivität Daten zuweisen ausgeführt wird. Die Aktivität kann Werte oder Indexdaten aus anderen Dokumenten oder sogar externen Systemen zur Indextabelle des aktuellen Workflow-Dokuments hinzufügen oder bereits vorhandene Werte ersetzen.

Indextabellen sind ein Indexfeldtyp von DocuWare. Um einen bestimmten Eintrag in einer Indextabelle anzusprechen, müssen Sie zunächst die richtige Spalte und Zeile identifizieren, in der Regel durch Anwenden von Filtern. Erfahren Sie mehr über Indextabellen.

Die Schritte zum Hinzufügen von Daten zu einer Indextabelle hängen von zwei Faktoren ab:

  • Datenquelle: ob die Daten aus einem festen Wert, einer Indextabelle oder den Indexfeldern eines archivierten Dokuments stammen.

  • Anzahl der Zielspalten: wie viele Spalten Sie in der Ziel-Indextabelle zur Bearbeitung auswählen.

Die folgenden Beispiele führen Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang. Dieser Artikel behandelt nur die Datenzuweisung an Indextabellen aus DocuWare; externe Datenquellen werden nicht berücksichtigt.

Eine Indextabelle als Ziel auswählen

Zunächst legen Sie eine Indextabelle des aktuellen Workflow-Dokuments als Ziel für die Datenzuweisung fest. Dieser Schritt ist in allen folgenden Anleitungen identisch:  

  1. Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Zusammenarbeit > Workflow Designer.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Workflow oder Bearbeiten, um einen bestehenden Workflow im Canvas zu öffnen.

  3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Daten zuweisen.

  4. Klicken Sie auf die Links Daten zuweisen, Erste Zuweisung hinzufügen und Datenzuweisung festlegen.

  5. Wählen Sie als Zieltyp: Indextabelle.

  6. Wählen Sie als Zieleintrag eine Indextabelle des aktuellen Workflow-Dokuments.  

  7. Wählen Sie eine oder mehrere Spalten der angegebenen Indextabelle:

Daten an eine Indextabelle anhängen

Sie können eine oder mehrere Zeilen am Ende der Indextabelle des aktuellen Workflow-Dokuments anhängen. In diesem Beispiel ist die Datenquelle ein anderes in DocuWare gespeichertes Dokument.

1. Quelle und Zuweisungstyp definieren

  1. Wählen Sie als Ziel Ihre Indextabelle aus.

  2. Wählen Sie alle Indextabellenspalten aus.

  3. Wählen Sie den Quelltyp:

    • Wählen Sie Archiv, wenn Sie die Indexdaten eines anderen Dokuments anhängen möchten.

    • Wählen Sie Indextabelle, wenn Sie eine in DocuWare gespeicherte Indextabelle ansprechen möchten.

  4. Aktivieren Sie die Option An Tabellenende anhängen.  

  5. Um den Zuweisungsassistenten zu öffnen:

    • Klicken Sie für den Quelltyp Archiv auf den Link Archiv ist nicht ausgewählt.

    • Klicken Sie für den Quelltyp Indextabelle auf den Link Tabellenzuweisung konfigurieren.

2. Die anzuhängenden Indexdaten festlegen

In diesem Schritt legen Sie die Indexdatensätze fest, die Sie anhängen möchten. Das Ergebnis dieses Schritts wird vollständig an die Zieltabelle angehängt.

Die Einstellungen unterscheiden sich leicht, je nachdem, ob Sie Archiv oder Indextabelle als Quelltyp ausgewählt haben:

  1. Quelle auswählen

    • Für den Quelltyp Archiv geben Sie ein Archiv an.

    • Für den Quelltyp Indextabelle geben Sie ein Archiv UND ein Indextabellenfeld an.
      Das Beispiel unten zeigt den Dialog für den Quelltyp Indexfeld:

  1. Quelle filtern
    Erstellen Sie zunächst eine Regel, die Dokumente im ausgewählten Archiv filtert. Der Workflow sammelt die Indexdaten aus den Dokumenten, die dieser Regel entsprechen, und bereitet sie zum Anhängen an die Ziel-Indextabelle vor.

    • Beispiel für Archiv als Quelle: Der Workflow ruft alle Indexdaten – jedoch ohne die Indextabellen – aus den Dokumenten im ausgewählten Archiv ab, bei denen der Kontakt „Werner Moser" und die Firma „Peter Engineering" ist.

    • Beispiel für Indextabelle als Quelle: Der Workflow ruft nur die Indextabellendaten aus den Dokumenten im ausgewählten Archiv ab, bei denen der Kontakt „Werner Moser" und die Firma „Peter Engineering" ist.

    Alternativ können Sie eine WHERE-Klausel verwenden, die Mehrfachfeld-Referenzierung und verschachtelte Bedingungen für eine komplexere und flexiblere Filterung als der Regeleditor bietet.

  2. Max. zurückgegebene Zeilen
    Diese Option legt die Obergrenze fest, wie viele Dokumente der Filter zurückgeben kann. Die Indexdaten aus diesen Dokumenten werden zu den Quelldaten.
    Die maximale Anzahl hängt vom Quelltyp ab:

    • Archiv: Die maximale Zeilenanzahl beträgt 1000. Der Standardwert ist 100. In diesem speziellen Fall begrenzt die Einstellung auch, wie viele Zeilen an die Zieltabelle angehängt werden können.

    • Indextabelle: Die maximale Zeilenanzahl beträgt 20. Der Standardwert ist 1.

    Die Einstellung Max. zurückgegebene Zeilen hat Vorrang gegenüber der Filterung: Wenn die Filterregeln die Indexdaten oder die Indextabellendaten von beispielsweise 10 Dokumenten zurückgeben und Max. zurückgegebene Zeilen auf „1" gesetzt ist, werden nur die Indexdaten oder Indextabellendaten des ersten Dokuments angehängt.

3. Die gefilterten Quell-Indexdaten sortieren

In diesem Schritt sortieren Sie die im vorherigen Schritt bereitgestellten Quell-Indexdaten. Die Indexdaten werden in dieser Sortierreihenfolge angehängt.

Fügen Sie so viele Sortierungen hinzu, wie Sie benötigen.  

Beispiel für die Sortierung der Quelle mit Indextabelle als Quelltyp: Sie können die gefilterten Indextabellendaten nach den Spalten der Indextabelle sortieren – diese sind hier im Screenshot rot markiert.

Beispiel für die Sortierung der Quelle mit Archiv als Quelltyp: Sortieren Sie die Quelldaten nach den Indexfeldern des Archivs – diese sind hier im Screenshot rot markiert.

4. Daten an die Zielspalten anhängen

Legen Sie fest, welche Quellwerte an jede Zielspalte angehängt werden.

  1. Wählen Sie eine Quellspalte für jede Zielspalte aus.
    Sie können nur Felder zuordnen, die zueinander passen. Beispielsweise kann ein Textfeld einem anderen Textfeld zugewiesen werden, nicht jedoch einem Datumsfeld.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig.

Daten in einer Indextabelle ersetzen

Beim Ersetzen bestimmter Werte in einer Indextabelle müssen Sie die Zielzellen über Spalte und Zeile identifizieren.

  • Die Spalten wählen Sie beim Definieren des Ziels aus.

  • Zur Angabe der Zeilen in der Zieltabelle bietet der Assistent zwei zusätzliche Filter: Übereinstimmende Zeilen und Zeilen filtern. Diese werden beim Anhängen von Daten nicht benötigt.

Die verfügbaren Quelltypen und weiteren Zuweisungsschritte variieren je nach Spaltenanzahl.

  • Wenn Sie nur eine Spalte zum Ersetzen ausgewählt haben, stehen zusätzlich die Quelltypen Dokumentindex und Fester Wert zur Eingabe spezifischer Daten zur Verfügung – siehe unten.

  • Wenn Sie mehr als eine Spalte zum Ersetzen ausgewählt haben, geben Sie die Quelldaten über folgende Optionen an:

    • Den Quelltyp Archiv zum Sammeln von Indexdaten aus einem beliebigen in DocuWare gespeicherten Dokument (ohne Indextabellen) oder

    • den Quelltyp Indextabelle zum Sammeln der Indextabellendaten aus einem beliebigen in DocuWare gespeicherten Dokument.

Der Quelltyp Lokale Datenbankverbindung ist bei all diesen Einstellungen verfügbar. Da er jedoch externe Daten anspricht, ist er nicht Gegenstand dieses Artikels.

Bestimmte Werte in der Indextabelle ersetzen

Ersetzen Sie einen bestimmten Wert in der Indextabelle durch einen anderen Indexwert des aktuellen Workflow-Dokuments.  

1. Quelle und Zuweisungstyp definieren

  1. Wählen Sie als Ziel Ihre Indextabelle aus.

  2. Aktivieren Sie eine Indextabellenspalte.  

  3. Wählen Sie Quelltyp > Dokumentindex.

  4. Wählen Sie ein Indexfeld des aktuellen Workflow-Dokuments. Sie können nur Felder zuordnen, die zueinander passen. Beispielsweise kann ein Dezimalfeld einem anderen Dezimalfeld zugewiesen werden, nicht jedoch einem Textfeld.

  5. Aktivieren Sie die Option Zeilenfilter konfigurieren.  

2. Zeilen der Indextabelle filtern

In diesem Schritt filtern Sie die Zieltabelle anhand der Werte, die bereits in der Tabelle selbst vorhanden sind.

  1. Klicken Sie auf den Link Filter hinzufügen.
    Beispiel: Die Werte in der Zielspalte werden nur ersetzt, wenn in derselben Zeile der Wert im Indextabellenfeld Firma den Namen „Flying Tom" enthält.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig, um die Zuweisung zu speichern und den Assistenten zu beenden.

Zellen in mehreren Spalten oder ganze Zeilen in einer Indextabelle ersetzen

Ersetzen Sie Zellen in mehreren Spalten oder ganze Zeilen in der Indextabelle des aktuellen Workflow-Dokuments. Als Quelle dient die Indextabelle eines anderen in DocuWare gespeicherten Dokuments.

1. Quelle und Zuweisungstyp definieren

  1. Wählen Sie als Ziel Ihre Indextabelle aus.

  2. Wählen Sie die Spalten mit den zu ersetzenden Zellen aus, oder klicken Sie einfach auf Indextabellenspalten > Alle auswählen, wenn Sie die gesamte Zeile ersetzen möchten.
    Hinweis: Im letzten Schritt Daten zuweisen müssen Sie jede hier ausgewählte Spalte zuordnen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie nur die für die Ersetzung benötigten Spalten ausgewählt haben.

  3. Wählen Sie Quelltyp > Indextabelle, um Daten einer anderen Indextabelle zur Ersetzung zu verwenden.

  4. Aktivieren Sie die Option Vorhandene Tabellendaten ersetzen.  

  5. Klicken Sie auf den Link Tabellenzuweisung konfigurieren, um den Assistenten Aus Tabellendaten zuweisen zu öffnen.

2. Die für die Ersetzung verwendeten Quelldaten festlegen

In diesem Schritt legen Sie die Daten fest, die Sie zum Ersetzen der Daten in der Ziel-Indextabelle verwenden möchten.

  1. Quelle auswählen
    Geben Sie ein Archiv und eine Indextabelle an.  

  2. Quelle filtern

    Erstellen Sie eine Regel, die Dokumente im ausgewählten Archiv filtert. Der Workflow sammelt die Indextabellendaten aus den Dokumenten, die dieser Regel entsprechen. Diese Indextabellendaten verwenden Sie zum Ersetzen der Zeilen in der Ziel-Indextabelle.

    • Beispiel – siehe auch den Screenshot oben: Der Workflow ruft alle Indextabellendaten aus Dokumenten in einem Archiv (hier: Document Pool test) ab, bei denen die Firma „Peter Engineering" und der Betrag größer als 9.999 ist.

    Alternativ können Sie eine WHERE-Klausel verwenden, die Mehrfachfeld-Referenzierung und verschachtelte Bedingungen für eine komplexere und flexiblere Filterung als der Regeleditor bietet.

  3. Max. zurückgegebene Zeilen
    Diese Option legt die Obergrenze fest, wie viele Dokumente der Filter zurückgeben kann. Die Indextabellendaten aus diesen Dokumenten werden zu den Quelldaten.
    Für den ausgewählten Quelltyp Indextabelle beträgt die maximale Zeilenanzahl 20; der Standardwert ist 1.
    Für den Quelltyp Archiv beträgt die maximale Zeilenanzahl 1000; der Standardwert ist 100.
    Die Einstellung Max. zurückgegebene Zeilen hat Vorrang gegenüber der Filterung: Wenn die Filterregeln die Indextabellendaten von beispielsweise 10 Dokumenten zurückgeben und Max. zurückgegebene Zeilen auf „1" gesetzt ist, wird nur die Indextabelle des ersten Dokuments zum Ersetzen verwendet.  

3. Match code: Ziel nach übereinstimmenden Zeilen filtern

In diesem Schritt grenzen Sie die Zeilen im Ziel ein, indem Sie die Zeilen der Ziel- und der Quelltabelle abgleichen.  

Eine Zeile in der Ziel-Indextabelle gilt als Übereinstimmung (match), wenn die für den Vergleich angegebenen Spalten dieselben Werte enthalten wie die entsprechenden Spalten des Quelldatensatzes. Nur diese übereinstimmenden Zeilen werden aktualisiert oder ersetzt; alle anderen Zeilen bleiben unverändert.

Hinweis: Durch das Definieren der Übereinstimmung werden die Werte noch nicht ersetzt. In diesem Schritt legen Sie nur fest, für welche Zeile die Ersetzung ausgeführt wird.

  1. Wählen Sie, ob Sie die übereinstimmenden Zeilen zur Eingrenzung der Ziel-Indextabelle verwenden möchten.

    • Mit Nein werden ALLE Zeilen in der Zieltabelle ersetzt.

    • Mit Ja werden NUR die Zeilen in der Zieltabelle mit den Übereinstimmungen ersetzt.

    Aktivieren Sie in diesem Beispiel Ja und klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um mindestens eine Übereinstimmung zu definieren. Im Beispiel unten lautet die Regel für die Übereinstimmung:
    „Die Zeilen in der Ziel-Indextabelle werden nur ersetzt, wenn das Zieltabellenfeld Firma dem Eintrag im Indexfeld Firma des Quelldokuments entspricht."  

  1. Sie können hier mehrere Bedingungen hinzufügen. Jede zusätzliche Bedingung grenzt die zu ersetzenden Zeilen weiter ein.

Verhalten bei mehreren Übereinstimmungen für eine Bedingung: Für mehrere übereinstimmende Zeilen beschreibt dies das Verhalten bzw. die gewünschte Aktion für die Übereinstimmungen

  • Nur die erste übereinstimmende Zeile verarbeiten: Diese Einstellung ist standardmäßig ausgewählt. Sie können die Quelldokumente sortieren, um die zugehörigen Indexdatensätze später nach oben zu bringen. Es wird die erste übereinstimmende Zeile als Ergebnis für die Zuweisung verwendet.

  • Bis zu 10 übereinstimmende Zeilen verarbeiten: Die ersten 10 Ergebnisse werden für die Zuweisung herangezogen.

4. Die gefilterten Quell-Indexdaten für die Ersetzung sortieren

In diesem Schritt sortieren Sie die gefilterten Quell-Indextabellendaten.

Die Sortierreihenfolge bestimmt zudem, welche Daten für die Ersetzung verwendet werden. Stellen Sie sich die Quell-Indexdaten als Tabelle vor. Während des Datenzuweisungsschritts verarbeitet der Workflow diese Tabelle von oben nach unten. Das bedeutet, dass nur die obersten Zeilen an die Zieltabelle angehängt werden. Sortieren Sie die Quelldaten so, dass die benötigten Datensätze an erster Stelle stehen.

  • Weitere Informationen zum Filtern von Tabellen finden Sie im Abschnitt Indextabelle.

  1. Sortieren Sie die Quelldaten nach den Indexfeldern des Archivs.

  2. Fügen Sie so viele Sortierungen hinzu, wie Sie benötigen.

5. Ziel nach Tabellenspalten filtern

Zusätzlich zum Match-Code-Filter Übereinstimmende Zeilen können Sie optional Zeilen filtern anwenden, um die Zieltabelle weiter einzugrenzen.

Übereinstimmende Zeilen filtert die Zieltabelle durch Vergleich mit externen Quelldaten anhand des von Ihnen angegebenen Matchcodes.

Zeilen filtern hingegen filtert die Tabelle anhand der Werte, die bereits in der Tabelle selbst vorhanden sind.

  1. Klicken Sie auf den Link Filter hinzufügen.
    Beispiel: Die Zeilen im Ziel werden nur ersetzt, wenn der Wert im Indextabellenfeld Firma den Namen „Flying Tom" enthält.

6. Daten in den Zielzeilen ersetzen

Legen Sie fest, welche Quell-Indexdaten die Werte in den Tabellenzellen ersetzen, indem Sie die Quellspalten den Zielspalten zuordnen.

  1. Wählen Sie eine Quellspalte für jede Zielspalte aus.
    Sie können nur Felder zuordnen, die zueinander passen. Beispielsweise kann ein Textfeld einem anderen Textfeld zugewiesen werden, nicht jedoch einem Datumsfeld.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig.

Indextabelle FAQ

FAQ

Was ist eine Indextabelle?

Eine Indextabelle ist ein spezieller Indexfeldtyp in DocuWare. Im Gegensatz zu einem standardmäßigen Text- oder Zahlenfeld ermöglicht sie es, mehrere Werte in einer Tabelle für ein Dokument in einem einzigen Indexfeld zu speichern.

Das Bild unten zeigt die Struktur der Indexdaten eines Archivs, einschließlich eines beispielhaften Indexfelds namens „Articles":  

  • Stellen Sie sich die gesamte Indexdatenstruktur eines Archivs wie eine Tabelle vor.

  • Jede Zeile in dieser Tabelle bezieht sich auf ein Dokument und seine im Archiv gespeicherten Indexeinträge.  

  • Jede Spalte repräsentiert ein Indexfeld im Beispielarchiv, wie „DocID", „Company" oder „Articles".

  • Das Indextabellenfeld „Articles" besteht selbst aus mehreren Zeilen und Spalten. Es ist „eine Tabelle in einer Tabelle".

  • Während Sie den Eintrag eines standardmäßigen Text- oder Zahlen-Indexfelds einfach durch Auswahl des Dokuments ansprechen können, müssen Sie bei einem Tabellenwert zunächst das Dokument UND die Indextabelle angeben. Anschließend können Sie die Indextabelle nach Zeilen filtern.  

Wie werden Indextabellen gefiltert?

Das Ansprechen einer bestimmten Zelle in einer Indextabelle erfordert mehrere Schritte:

  1. Wählen Sie die Indextabelle – ein Archiv kann mehrere Indextabellenfelder bereitstellen.

  2. Wählen Sie eine Spalte. Hier ist die Tabellenspalte „Invoice number" ausgewählt:

  3. Filtern Sie ein oder mehrere Dokumente im Archiv, um die Zeilen der Indextabelle einzugrenzen:  

  4. Sortieren Sie die Indextabellendaten, um eine bestimmte Zelle anzusprechen. Wenn Sie beispielsweise die Rechnungsnummer „245" im Beispiel unten zum Ersetzen von Daten verwenden möchten, muss der Datensatz dieser Rechnungsnummer ganz oben stehen, da der Workflow Datensätze immer von oben nach unten verarbeitet:


    Sortieren Sie die Spalte „Price", um dies zu erreichen:

Wie werden Spalten zu einer Indextabelle hinzugefügt?

Das Hinzufügen von Spalten erfolgt beim Einrichten der Indextabelle in der Archivkonfiguration.

Wie kann ich Spalten oder Zeilen aus einer Indextabelle entfernen?

Mit der Funktion „Daten an Indextabellen zuweisen" im Workflow Designer können Sie Werte aus einer Zeile entfernen, indem Sie sie durch leere Daten ersetzen.

Wie funktionieren übereinstimmende Zeilen – ein Beispiel?

Im Workflow Designer > Daten zuweisen > Ziel: Indextabelle > Vorhandene Daten ersetzen haben Sie zwei Möglichkeiten, die Indextabelle einzugrenzen:

  1. Durch Filtern der Zieltabelle anhand ihrer eigenen Werte

  2. Durch Definieren einer Übereinstimmung im Vergleich mit den Quelldaten. Dies sind die übereinstimmenden Zeilen.

  3. Der Matchcode für diese Tabelle ist die Spalte „Company". Wenn die Zeile „Flying Tom" in Quelle und Ziel übereinstimmt, wird Wert A durch Wert G ersetzt.