Variablen sind Platzhalter für bestimmte Werte, die im Laufe eines Workflows mehrfach wiederverwendet werden können. Variablen ermöglichen dynamische Anpassungen basierend auf verschiedenen Eingaben und Bedingungen.
In einem dokumentbasierten Workflow ist es häufig erforderlich, Werte aus den Indexdaten des Dokuments erneut zu verwenden. Eine Variable kann zum Beispiel das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit speichern, so dass diese dann im gesamten Workflow für Aufgaben wie das Zeitstempeln von Dokumenten oder das Planen automatisierter Aktionen referenziert werden können.
Im Workflow verwenden Sie globale Variablen und Systemvariablen. Globale Variablen definieren Sie selbst, Systemvariablen sind gesetzt.
Globale Variablen
Globale Variablen sind Platzhalter für bestimmte Werte im gesamten Workflow.
Beispiel: Wurde für eine Rechnung die Kundennummer in das Formular der Workflow-Aufgabe eingegeben, wird der Name des Kunden aus einer externen Datenbank ausgelesen und in eine globale Workflow-Variable geschrieben. So lässt sich der Name in einem anderen Workflow-Schritt wieder verwenden.
Erstellen globaler Variablen
Gehen Sie zu einer Workflow Arbeitsfläche und klicken Sie auf das Symbol Variablen in der linken Seitenleiste.
Geben Sie zur Identifizierung einen eindeutigen Namen ein, z. B. "MyOrderNumber".
Wählen Sie den Variablentyp aus der Dropdown-Liste aus:
Text: Die maximale Länge beträgt 255 Zeichen.
Ganze Zahl oder Dezimalzahl: Geben Sie für Dezimalzahlen die Anzahl der Dezimalstellen an.
Datum oder Datum/Uhrzeit: Wird für Datumstypvariablen verwendet.
Stichwort: In dieser Variablen können mehrere Werte gespeichert werden, z.B. mehrere Bestellnummern. Es lassen sich jedoch nicht einzelne Werte aus dieser Variablen bei der Zuordnung auswählen - im Gegensatz zu Benutzer, Rolle und Vertretungsregel, die als Listen-Variable verwendet werden können.
Benutzer-, Rollen- und Vertretungsregel: Hierbei handelt es sich um Listenvariablen. Sie können einen oder mehrere Werte enthalten.
Wenn Sie eine Listenvariable verwenden, können in einem späteren Schritt einzelne Benutzer aus der jeweiligen Liste ausgewählt werden.
Bearbeiten von Variablen
Sie können eine Variable in der Variablenliste auch dann bearbeiten, wenn diese bereits im Workflow verwendet wird. Die Variable muss dafür nicht erst aus den Konfigurationen entfernt werden. Beim Ändern des Variablennamens wird dieser automatisch überall im Workflow ersetzt, wo er vorkommt, auch in freien SQL-Befehlen wie Datenzuweisungen.
Bindestriche werden intern als doppelte Unterstriche gespeichert. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die globale Variable in der Liste mit doppelten Unterstrichen angezeigt.
Systemvariablen
Systemvariablen sind Parameter, die vom DocuWare System automatisch gesetzt und je nach Variable aktualisiert werden.
Beispiele: Der "Benutzer der letzten Entscheidung" ist automatisch der Benutzer, der die letzte Entscheidung getroffen hat. "Dokument URL" oder "Organisations GUID" sind dagegen Systemvariablen, die unverändert bleiben.“
Liste der Systemvariablen:
Systemvariable | Beschreibung |
Workflow-Name | Enthält den Workflow-Namen, der im Dialogfeld Neuen Workflow erstellen > Allgemein angegeben wurde. |
Start-Datum/-Uhrzeit | Enthält das Datum und die Uhrzeit, zu der die Workflow-Instanz gestartet wurde. |
Aktivität | Enthält den Namen der aktuellen Aktivität |
Zugewiesen | Enthält den Namen des Benutzers, die Rolle oder die Vertretungsregel, über den, bzw. die die Aufgabe zugewiesen wird |
Letzte fehlerhafte Aktivität | Enthält den Namen einer fehlgeschlagenen Aktivität |
Letzte Fehlermeldung | Enthält die Art eines Fehlers |
Aktueller Benutzer | Enthält den zuletzt aktiven Benutzer, also den Benutzer, der die Aufgabe zuletzt im DocuWare Client bearbeitet hat |
Benutzer der Aufgabe | Enthält den aktuell aktiven Benutzer, also den Benutzer, der die Aufgabe aktuell im DocuWare Client bearbeitet |
Erhalten am | Enthält das Datum, an dem die aktuelle Aufgabe in die Aufgabenliste des Mitarbeiters übernommen wurde |
Erinnerungsdatum | Enthält das Datum und die Uhrzeit, für die die Erinnerungseinstellungen für die aktuelle Aufgabe festgelegt wurden |
Fälligkeitsdatum | Enthält das Datum und die Uhrzeit, die in den Fälligkeitseinstellungen für die aktuelle Aufgabe festgelegt wurde |
Aktuelles Datum | Enthält das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit |
Häufig gestellte Fragen
Wie vergleicht man Variablen in Bedingungen?
Um Variablen innerhalb von Bedingungen zu vergleichen, beachten Sie bitte die folgenden Tipps. Für den Vergleich von Variablen stehen folgende Operatoren zur Verfügung: =, >=, >, <, <=
Datums-Variablen
Beim Vergleich von Variablen mit einem festen Datumswert muss das Datum nach einer der folgenden Schreibweisen definiert werden:
cdate("JJJJ/MM/TT")
cdate("JJJJ-MM-TT")
cdate("JJJJ. MM.DD")
Numerische Variablen
Beim Vergleich numerischer Variablen müssen alle Variablen die gleiche Anzahl von Dezimalstellen haben. Wenn zwei Variablen mit unterschiedlicher Anzahl von Nachkommastellen verglichen werden sollen, müssen Sie ihnen zunächst die gleiche Anzahl von Nachkommastellen zuweisen, indem Sie Daten zuweisen und eine andere Variable verwenden.
Beispiel:
Sie möchten Variable 1 und Variable 2 vergleichen, obwohl sie eine unterschiedliche Anzahl von Dezimalstellen haben.
1. Folgendes wird eingestellt:
Variable 1 (0 Dezimalstellen)
Variable 2 (2 Dezimalstellen)
Variable 3 (0 Dezimalstellen)
2. Zuweisen der Datenaktivität :
Variable 3 = Variable 2*100
3. Ergebnis:
Variable 1 und Variable 3 haben nun die gleiche Anzahl an Nachkommastellen und können in einer Bedingung miteinander verglichen werden.