Die Workflow-Aktivität Daten zuweisen kann Indexdaten von archivierten Dokumenten automatisch ändern, entfernen oder ergänzen.
Beispiel: Eine Rechnung, die sich in einem Workflow befindet, wird genehmigt. Die Aktivität Daten zuweisen fügt zudem die korrekte Bestellnummer aus dem CRM in ein Indexfeld ein. Die Rechnung ist jetzt direkt mit der Bestellung verknüpft, um eine einfache Nachverfolgung zu ermöglichen.
1. Aktivität hinzufügen
Rufen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Zusammenarbeit den Workflow Designer auf.
Klicken Sie auf den Button Neuer Workflow oder Bearbeiten, um einen neuen oder vorhandenen Workflow im Arbeitsbereich zu öffnen.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Daten zuweisen.
Machen Sie sich keine Sorgen über die roten Sternchen im Dialogfeld Daten zuweisen und Aktion. Sie zeigen an, dass die Konfiguration nicht vollständig ist und verschwindet, wenn alle Einstellungen angepasst werden.
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2. Datenzuweisung konfigurieren
Eine Datenzuordnung wird durch das Ziel und die Quelle definiert.
Ziel: Die Aktivität schreibt Daten in ein frei wählbares Indexfeld eines beliebigen Dokuments in DocuWare.
Quelle: Der Ursprung der Daten, die in das Ziel geschrieben werden. Quelldaten können Indexwerte eines archivierten Dokuments oder auch externe Daten sein.
2.1 Ziel festlegen
Wechseln Sie im Dialog Aktion auf den Reiter Daten.
Klicken Sie auf den Link Erste Zuweisung hinzufügen.
Klicken Sie auf den Link Datenzuweisung festlegen.
Wählen Sie einen Zieltyp aus.
Wählen Sie eine Zieleingabe aus.
Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über die Zieltypen unten.
Hinweise:
Die Zieltypen Dokument-Index, Globale Variable und Indextabelle zielen immer auf ein Indexfeld des Workflow-Dokuments ab.
Der Zieltyp Archiv kann sowohl das Workflow-Dokument als auch jedes andere in DocuWare gespeicherte Dokument adressieren.
Bei jeder Datenzuweisung kann nur ein Indexfeld angesprochen werden. Wenn Sie auf mehrere Indexfelder abzielen möchten, fügen Sie auf der Registerkarte Daten die gleiche Anzahl von Datenzuweisungen hinzu. Oder Sie verwenden die Tabellenzuweisung.
Abhängig von der Auswahl des Zieltyps können die Optionen für die Zieleingabe variieren. Weitere Informationen finden Sie auf den folgenden Registerkarten:
Übersicht über die Zieltypen
Wenn als Zieltyp Dokument-Index festgelegt ist, ändert oder ersetzt die Aktivität Daten zuweisen einen Indexwert des aktuellen Workflowdokuments.
Als Zieleingabe wählen Sie ein Indexfeld des Dokuments im Workflow aus.
Wenn als Zieltyp Globale Variable festgelegt ist, gibt die Aktivität Daten zuweisen einen Wert in eine Variable ein. Die in der Variablen eingegebenen Werte können dann zum Beispiel die Indexfelder des Workflow-Dokuments füllen oder in mehreren Workflow-Schritten wiederverwendet werden, ohne dass Sie die Daten erneut hinzufügen müssen.
Als Zieleingabe stehen die Variablen zur Verfügung, die Sie im Bereich Variablen erstellt haben.
Wenn als Zieltyp Indextabelle festgelegt ist, fügt die Aktivität Daten zuweisen Daten in eine Indextabelle des Workflowdokuments hinzu oder ändert sie.
Als Zieleingabe lassen sich die Spalten, Zeilen oder bestimmte Felder der ausgewählten Indextabelle auswählen, in welche neue Daten hinzugefügt oder vorhandene Daten ersetzt werden sollen.
Weitere Informationen zum Zuweisen von Indextabellen finden Sie in Kürze. Bis dahin können Sie die Dokumentation zum Workflow Designer als Desktop App zur Hilfe heranziehen. Die Funktionen sind weitgehend identisch.
Wenn als Zieltyp Archiv festgelegt ist, fügt die Aktivität Daten zuweisen Indexdaten zu einem Dokument in einem beliebigen Archiv hinzu oder ändert diese.
Für ein Archiv ist keine Eingabe im Feld Zieleingabe erforderlich. Klicken Sie stattdessen auf den Link SELECT-Befehl schreiben.
Zum Erstellen der Abfrage sind keine SQL-Kenntnisse erforderlich. Ihre Filtereinstellungen werden automatisch in SQL umgewandelt.
Wählen Sie das Archiv und das Indexfeld über eine Dropdown-Liste aus.
Definieren Sie das Zieldokument durch Filtern.
Um komplexere Anwendungsfälle abzudecken, können Sie auch Ausdrücke (verlinkter Inhalt noch in englischer Sprache) für die Filterung verwenden. Aktivieren Sie dazu die Option Erweiterte Abfrage.
Der Zieltyp Archiv darf nur EIN Indexfeld pro Datenzuweisung ändern.
Damit als Zieltyp die Option Einfügebereich angezeigt wird, muss als Workflow-Auslöser eine Formularvorlage ausgewählt sein. Wählen Sie als Zieltyp die Formularvorlage aus, die Sie Trigger angegeben haben.
Wenn der Zieltyp Einfügebereich festgelegt ist, füllt die Aktivität Daten zuweisen eine Formularvorlage mit Indexdaten.
Wenn der Einfügebereich mit einem Formularfeld verknüpft ist, werden alle vorhandenen Werte überschrieben.
2.2 Quelle festlegen
Der Quelltyp und die Quelleingabe sind ausgegraut, bis Sie das Ziel definiert haben. Geben Sie zuerst einen Zieltyp und eine Zieleingabe ein, um danach eine Quelle hinzufügen zu können:
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Hinweise:
Die Quelltypen Dokument-Index, Indextabelle und Archiv beziehen sich auf Indexdaten, die in DocuWare gespeichert sind.
Sie können auch feste Werte, Ausdrücke oder Variablen eingeben, um die Indexfelder des Ziels zu füllen.
Um Quellen von außerhalb von DocuWare einzubetten, verwenden Sie Lokale Datenbankverbindung/Externe Quellen.
Es werden nur die Eintragsarten angezeigt, die für das Ziel geeignet sind. Für ein Zahlenfeld werden z. B. nur Zahlenindexfelder wie Betrag oder Dokument-ID bereitgestellt.
In der folgenden Liste finden Sie detaillierte Informationen zu den Quelltypen:
Übersicht über Quelltypen
Wenn als Quelltyp Globale Variable festgelegt ist, fügt die Aktivität Daten zuweisen dem Ziel einen Wert aus einer globalen Variablen hinzu.
Als Quelleingabe stehen die Variablen zur Verfügung, die Sie im Bereich Variablen vom Workflow Designer erstellt haben.
Eine globale Variable als Quelltyp ist für den Zieltyp Indextabelle NICHT verfügbar.
Wenn als Quelltyp Indextabelle festgelegt ist, schreibt die Aktivität Daten zuweisen Daten aus einer frei wählbaren Indextabelle in eine Indextabelle des aktuellen Workflow-Dokuments.
Der Quelltyp Indextabelle ist nur für den Zieltyp Indextabelle verfügbar.
Wählen Sie als Quelleingabe eine Indextabelle aus und legen Sie dann fest, ob Sie die Daten an die Zieltabelle anhängen oder die Daten im Ziel ersetzen möchten. Geben Sie dann die Quell-Daten an.
Mehr Informationen über die Datenzuweisung in Indextabellen folgt in Kürze. Bis dahin können Sie die Dokumentation zum Workflow Designer als Deskop App als Hilfe heranziehen. Die Funktionen sind weitgehend identisch.
Lesen Sie mehr über den Vergleich von Variablen in Bedingungen.
Wenn als Quelltyp Archiv festgelegt ist, fügt die Aktivität Daten zuweisen Indexdaten aus einem Archiv zu den Indexdaten eines anderen Dokuments hinzu, das in DocuWare gespeichert ist.
Für das Archiv ist keine Quelleingabe erforderlich. Klicken Sie stattdessen auf den Link SELECT-Befehl schreiben.
Zum Erstellen der Abfrage sind keine SQL-Kenntnisse erforderlich. Ihre Filtereinstellungen werden automatisch in SQL umgewandelt.
Wählen Sie das Archiv und das Indexfeld über eine Dropdown-Liste aus.
Definieren Sie das Quell-Dokument durch Filtern.
Um komplexere Anwendungsfälle abzudecken, können Sie auch Ausdrücke (verlinkter Inhalt noch in englischer Sprache) für die Filterung verwenden. Aktivieren Sie dazu die Option Erweiterte Abfrage.
Wenn als Quelltyp Fester Wert festgelegt ist, schreibt die Aktivität Daten zuweisen einen festen Wert ins Ziel.
Als Quelleingabe geben Sie die gewünschten Werte ein. Verwenden Sie Werte, die für das Ziel geeignet sind. Wenn z. B. ein Datumsfeld als Ziel definiert ist, sind nur Datumsangaben als Quelle möglich, kein Text oder Zahlen.
Wenn als Quelltyp Systemvariable festgelegt ist, fügt die Aktivität Daten zuweisen dem Ziel den Wert aus einer Systemvariablen hinzu.
Wählen Sie als Quelleingabe eine Systemvariable (verlinkter Inhalt noch in englischer Sprache) wie z.B. den letzten Entscheidungsträger aus.
Hinweise:
Systemvariablen werden vom DocuWare System automatisch angelegt und können nicht geändert werden.
Der Quelltyp Systemvariable ist für den Zieltyp Indextabelle nicht verfügbar.
Wenn der Quelltyp auf Ausdruck eingestellt ist, gibt die Aktivität Daten zuweisen einen benutzerspezifischen Wert für das Ziel ein, z. B. eine Kombination aus verschiedenen Variablen.
Für Ausdruck ist keine Quelleingabe erforderlich. Klicken Sie auf den Link Zeilenfilter konfigurieren, um einen Ausdruck einzugeben.
Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Ausdrücke (verlinkter Inhalt noch in englischer Sprache) verwenden können.
Finden Sie Beispiele für Ausdrücke im Handbuch Workflow Expression Parser (verlinkter Inhalt in englischer Sprache).
Wenn der Quelltyp auf Lokale Datenbankverbindung eingestellt ist, fügt die Aktivität Daten zuweisen dem Ziel einen Wert aus einer Quelle außerhalb von DocuWare hinzu.
Der Quelltyp heißt mit DocuWare Cloud Lokale Datenbankverbindung.
Der Quelltyp heißt für DocuWare on-premises Externe Quelle.
Für die lokale Datenbankverbindung ist keine Quelleingabe erforderlich. Klicken Sie auf den Link SELECT-Befehl schreiben, um einen Ausdruck einzugeben.
Zum Erstellen der Abfrage sind keine SQL-Kenntnisse erforderlich. Ihre Filtereinstellungen werden automatisch in SQL umgewandelt.
Wählen Sie die Datenbank und den Spaltennamen über die Dropdown-Liste aus.
Definieren Sie das Dokument mit eine Filter.
Um komplexere Anwendungsfälle abzudecken, können Sie auch Ausdrücke (verlinkter Inhalt noch in englischer Sprache) für die Filterung verwenden. Aktivieren Sie dazu die Option Erweiterte Abfrage.
Hinweise:
Um eine schnelle Datensynchronisierung zwischen Cloud- und On-Premise-Systemen zu ermöglichen, installieren Sie den Local Data Connector in Ihrem Cloud-System. Dies ist möglich, wenn die DocuWare Desktop Apps aus einer Cloud-Organisation heraus installiert wurden.
In On-Premise-Systemen ist der Connector nicht verfügbar. Im Dialogfeld Externe Daten können Sie mit dem Local Data Connector eine lokale Datenbankverbindung auswählen.
3. Mit Fehlern umgehen
Wenn die automatische Datenzuweisung fehlschlägt, z. B. weil das CRM ausgefallen ist, können Sie den Workflow so konfigurieren, dass das Dokument im Workflow an eine andere automatisierte Aktivität weitergeleitet wird, z. B. an eine Aktivität E-Mail, um per Mail die manuelle Eingabe der fehlenden Informationen anzufordern.
Geben Sie die Fehlerbehandlung an, um unnötige Pausen zu vermeiden:
Wechseln Sie zu Daten zuweisen > Aktion > Fehler.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Keine Fehlerbehandlung: Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
Workflow neu starten: Das Dokument durchläuft automatisch erneut die Workflow-Schritte von Anfang an.
Workflow beenden: Das Dokument wird automatisch an das Ende des Workflows weitergeleitet. Alle Änderungen, die bis zu diesem Zeitpunkt vorgenommen wurden, bleiben erhalten.
Gehe zu Schritt: Mit dieser Option wird der Aktivität Daten zuweisen eine Fehlerausgabe hinzugefügt. Verbinden Sie diese mit einer anderen Aktivität, um das Workflow-Dokument manuell weiterzuleiten:
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