Briefkörbe

Dokumente legen Sie entweder direkt im Archiv ab oder mit einem Zwischenstopp im Briefkorb. Je schneller die Dokumente im Archiv den Mitarbeitern zur Verfügung stehen und in Workflows eingebunden sind, desto eher können sie ihren vollen Nutzen entfalten. Deshalb ist ein direkter Import meist eine gute Wahl. In manchen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, Dokumente zunächst in einem Briefkorb zu bearbeiten.

Die Briefkörbe im DocuWare Web Client haben eine ähnliche Funktion wie die physischen Briefkörbe auf einem Schreibtisch. Im Briefkorb liegen die Dokumente, die zur Bearbeitung anstehen. Das können Dokumente sein, die noch nicht archiviert sind, oder Kopien von Dokumenten, die bereits archiviert wurden.

Aus dem Briefkorb heraus können Sie Dokumente im Viewer anzeigen, um Stempel oder Anmerkungen anzubringen, oder sie in einem Bearbeitungsprogramm öffnen und bearbeiten, drucken und herunterladen. Außerdem lassen sich dort mehrere Dokumente zu einem zusammenfügen. Dokumente aus dem Briefkorb können Sie direkt in einem Archiv ablegen oder durch Vorindexierung für die Archivierung vorbereiten.

Mehr zu den Unterschieden zwischen Briefkörben und Archiven

Briefkörbe konfigurieren

Briefkörbe werden in den DocuWare Konfigurationen erstellt. Dafür braucht ein Benutzer Briefkörbe konfigurieren als funktionales Recht. Wenn Sie Briefkörbe nicht nur für sich selbst, sondern auch für andere DocuWare Benutzer einrichten, benötigen Sie zusätzlich das funktionale Recht Benutzer verwalten.

Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie direkt in der Benutzeroberfläche über die Info-Symbole.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Je nach Methode zum Anlegen des Briefkorbs sind bestimmte Archivberechtigungen erforderlich:

Manuelles Anlegen über DocuWare Konfigurationen > Briefkörbe: Erfordert ein gültiges Archivprofil (Lesen, Bearbeiten oder Besitzer), das dem Benutzer für das Zielarchiv zugewiesen ist.
Automatisches Anlegen über DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung: Wenn Sie in der Benutzerverwaltung manuell oder per Import einen neuen Benutzer anlegen und dabei die Option aktivieren, gleichzeitig einen Standard-Briefkorb zu erzeugen, benötigt das ausführende Administratorkonto Folgendes:
- Das funktionale Recht Benutzer verwalten.
- Das funktionale Recht Briefkörbe konfigurieren.
- Das Berechtigungsprofil Besitzer für mindestens ein Archiv.

Eigene Briefkörbe verwalten

Im Web Client stehen Ihnen alle Briefkörbe zur Verfügung, die Ihnen zugewiesen sind.

Weitere Einstellungen zu Ihren Briefkörben können Sie im persönlichen Menü > Profil & Einstellungen auf dem Tab Briefkörbe vornehmen, und zwar:

Standard-Briefkorb auswählen
Reihenfolge der Briefkörbe im Menü festlegen
Briefkörbe ein-/ausblenden

Ab DocuWare 7.13 ist es nicht mehr möglich, einen Briefkorb zu löschen, der noch Dokumente enthält. Leeren Sie zuerst Ihren Briefkorb, dann können Sie ihn entfernen.

Derzeit nur im klassischen DocuWare Client
Das Festlegen eines Standard-Briefkorbs ist im neuen DocuWare Client, der mit DocuWare 7.15 eingeführt wurde, noch nicht verfügbar.

Briefkorb und Archiv im Vergleich

Briefkörbe und Archive sind die beiden Orte in DocuWare, an denen sich Dokumente befinden können.

Archive sind das Kernstück von DocuWare. Für die Dokumente lassen sich alle Dokumentenmanagement-Funktionen nutzen, zum Beispiel:

Dokumente revisionssicher archivieren
Kollegen den Zugriff auf Dokumente ermöglichen
Berechtigungen verwalten
Dokumente suchen und aufrufen
Die Bearbeitung von Dokumenten in Workflows steuern
Dokumente in Listen bündeln oder in Ordnerstrukturen darstellen
Zugriffe und Änderungen nachvollziehen
Compliance-Anforderungen sicherstellen

In einem Briefkorb hingegen werden Dokumente vor allem gesichtet und bearbeitet, bevor sie archiviert werden. Zum Beispiel fügen Sie mehrere Dokumente zu einem zusammen oder bereiten sie für die Indexierung vor. Die Indexeinträge sind für die strukturierte Ablage der Dokumente im Archiv nötig und erleichtern auch den späteren Zugriff auf die Dokumente. Mit dem Service Intelligent Indexing werden die zentralen Informationen eines Dokuments automatisch erkannt und den Dokumenten als Indexeinträge hinzugefügt.

Im Gegensatz zu Archiven sind Briefkörbe meist so konfiguriert, dass nur ein Benutzer Zugriff darauf hat. Sie sind für die Dokumente gedacht, die der jeweilige Benutzer bearbeiten muss. Grundsätzlich ist es auch möglich, mehreren Benutzern Zugriff auf einen Briefkorb zu geben, zum Beispiel für alle Dokumente, die von einem Team bearbeitet werden sollen. Im Briefkorb findet jedoch keine Protokollierung statt, und eine genauere Rechtevergabe ist nicht möglich. Wer Zugriff auf einen Briefkorb hat, darf dort alles tun, auch Dokumente löschen. Aus Sicherheitsgründen ist daher immer ein Archiv der Ort, an dem die Zusammenarbeit an Dokumenten stattfinden sollte.

Die Möglichkeiten im Vergleich: