Briefkörbe konfigurieren

Dokumente legen Sie entweder direkt im Archiv ab oder mit einem Zwischenstop im Briefkorb. Je schneller die Dokumente im Archiv den Mitarbeitern zur Verfügung stehen und in Workflows eingebunden werden, desto eher können sie ihren vollen Nutzen entfalten. Deshalb ist eine direkter Import meist eine gute Wahl. Ein Einzelfällen kann es jedoch sinnvoll sein, Dokumente zunächst in einem Briefkorb zu bearbeiten.

Die Briefkörbe im DocuWare Web Client entsprechen aus Benutzersicht den Briefkörben auf dem Schreibtisch. In einem Briefkorb befinden sich die Dokumente, die zur Bearbeitung anstehen. Das können Dokumente sein, die noch nicht archiviert sind, oder auch Kopien von Dokumenten, die sich bereits im Archiv befinden.

Aus dem Briefkorb heraus können Sie unter anderem Dokumente im Viewer anzeigen, um Stempel oder Anmerkungen anzufügen, im Bearbeitungsprogramm öffnen und ändern, ausdrucken und herunterladen. Zudem lassen sich dort mehrere Dokumente zu einem zusammenfügen. Dokumente aus dem Briefkorb können Sie direkt in einem Archiv ablegen oder auch durch Vorindexierung für die Archivierung vorbereiten.

Mehr zu den Unterschieden von Briefkorb und Archiven

Briefkörbe konfigurieren

Die Briefkörbe werden in der DocuWare Konfiguration erstellt. Bedingung dafür ist das funktionale Recht Briefkörbe konfigurieren. Möchten Sie Briefkörbe nicht nur für sich persönlich, sondern auch für andere DocuWare Benutzer einrichten, benötigen Sie zusätzlich das funktionale Recht Benutzer verwalten.

Weitere Informationen zur Konfiguration erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons.

Eigene Briefkörbe managen

Im Web Client stehen Ihnen alle Briefkörbe zur Verfügung, die Ihnen zugewiesen sind.

Innerhalb des persönlichen Menüs > Profil & Einstellungen können Sie auf der Registerkarte Briefkörbe weitere Einstellungen zu Ihren Briefkörben vornehmen, und zwar:

• Standard-Briefkorb auswählen

• Reihenfolge der Briefkörbe im Menü festlegen

• Briefkörbe ausblenden/einblenden

Briefkorb und Archiv im Vergleich

Briefkörbe und Archive sind die zwei Orte in DocuWare, an denen sich Dokumente befinden können.

Archive sind das Kernstück von DocuWare. Alle Dokumentenmanagement-Funktionen,können für die Dokumente genutzt werden, zum Beispiel:

• Dokumente revisionssicher archivieren

• Kollegen den Zugriff auf Dokumente ermöglichen

• Berechtigungen steuern

• Dokumente suchen und aufrufen

• Bearbeitung der Dokumente in Workflows steuern

• Dokumente in Listen bündeln oder in Ordnerstrukturen darstellen

• Zugriffe und Änderungen nachvollziehen

• Compliance-Anforderungen sicherstellen

In einem Briefkorb hingegen werden Dokumente in erster Linie gesichtet und vor der Archivierung noch bearbeitet. beispielsweise fügen Sie mehrere Dokumente zu einem zusammen oder Sie bereiten die Indexierung vor. Die Indexbegriffe sind für die strukturierte Ablage der Dokumente ins Archiv nötig und machen auch den späteren Zugriff auf die Dokumente leichter. Mit dem Service Intelligent Indexing werden die zentralen Informationen eines Dokuments automatisch erkannt und als Indexbegriffe den Dokumenten hinzugefügt.

Im Gegensatz zu Archiven sind Briefkörbe meist so konfiguriert, dass nur ein Benutzer Zugriff darauf hat. Sie sind für die Dokumente gedacht, die der jeweilige Benutzer zu bearbeiten hat. Prinzipiell ist es auch möglich, mehreren Benutzern Zugriff auf einen Briefkorb zu geben, zum Beispiel für alle Dokumente, die von einem Team abzuarbeiten sind. Jedoch findet im Briefkorb keine Protokollierung stattfindet und es ist keine genauere Vergabe von Rechten möglich. Wer Zugriff auf einen Briefkorb hat, darf dort alles machen, auch Dokumente löschen. Unter dem Sicherheitsaspekt ist daher ein Archiv immer der Ort, an dem Zusammenarbeit an Dokumenten stattfinden sollte.

Die Möglichkeiten im Vergleich: