DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) erweitert bestehende Dokumentenmanagement-Lösungen um KI-gestützte Funktionen. Dies ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad in den Büroprozessen.
Viele Unternehmen erhalten Dokumente als PDF-Anhänge per E-Mail oder scannen und importieren sie über die DocuWare Desktop Apps in DocuWare. DocuWare kann diese PDFs importieren und archivieren. Mittels IDP ist es möglich, relevante Begriffe aus dem Inhalt der Dokumente auszulesen und automatisch als Indexbegriffe hinzuzufügen.
Die künstliche Intelligenz für IDP trainieren
Als erster Schritt bei der Einrichtung der intelligenten Dokumentenverarbeitung für Ihr Unternehmen wird die künstliche Intelligenz auf Ihre Bedürfnisse trainiert.
Diese Schulung umfasst die Klassifizierung von Dokumenten und die Extraktion relevanter Daten aus den Dokumenten:
Dokumententrennung: IDP erkennt die in einer Datei zusammengeführten Einzeldokumente und trennt sie, damit sie einzeln weiterverarbeitet werden können.
Klassifizierung: IDP erkennt bestimmte Dokumenttypen oder Dokumentklassen, wie z. B. Rechnungen und Lieferscheine.
Extraktion: IDP extrahiert relevante Daten aus den Dokumenten und fügt sie automatisch als Indexwerte hinzu.
Das Trainieren der KI hinter IDP kann auf zwei Arten durchgeführt werden:
DocuWare IDP-Plattform: Das Trainieren erfolgt auf der eigenständigen IDP-Plattform. Diese Option unterstützt beliebige Dokumente, unabhängig davon, ob sie in DocuWare archiviert sind oder nicht. Das Trainieren auf der IDP-Plattform wird in der Regel von Ihrem DocuWare Ansprechpartner durchgeführt.
DocuWare Konfigurationen: Sie können Trennungs- und Klassifizierungs-Workflows direkt in den DocuWare Konfigurationen trainieren und dabei Dokumente verwenden, die bereits in Ihren DocuWare Archiven gespeichert sind. Diese Option wird im folgenden Abschnitt beschrieben.
Sie können DocuWare über eine IDP-Konfiguration mit diesen KI-Klassifizierungs- und Extraktions-Agenten verbinden.
Trennung und Klassifizierung über DocuWare trainieren
Sie können neue Trennungs- und Klassifizierungsmodelle direkt in den DocuWare Konfigurationen trainieren und dabei Dokumente verwenden, die bereits in Ihren Archiven gespeichert sind. Da beim Trainieren Ihre tatsächlichen Dokumente verwendet werden, sind die resultierenden KI-Modelle auf die spezifischen Formate, Layouts und Inhalte Ihrer Dateien zugeschnitten.
So starten Sie ein Training:
Gehen Sie in den DocuWare Konfigurationen zum Bereich DocuWare IDP.
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Trainieren eines neuen Trenners oder Klassifikators. Es öffnet sich ein Dialog, der Sie durch die Einrichtung führt und die für das Training verfügbaren Archive anzeigt.
Wählen Sie die Archive aus, die die gewünschten Dokumente enthalten.
Für die Trennung wählen Sie mindestens ein Archiv aus.
Für die Klassifizierung wählen Sie mindestens zwei Archive aus. Der Dialog zeigt an, ob jedes Archiv genügend Dokumente für das Training enthält.
Starten Sie das Training. Das Training kann bis zu 24 Stunden dauern. Sie müssen nicht warten, bis das Training abgeschlossen ist, bevor Sie den Workflow erstellen und konfigurieren.
Das Trainieren von Extraktionsmodellen ist über die DocuWare Konfigurationen noch nicht verfügbar.
Sie können DocuWare über eine IDP-Konfiguration. mit diesen KI-Klassifizierungs- und Extraktionsagenten verbinden.
E-Mails und Dokumente mit IDP verarbeiten
Intelligent Document Processing (IDP) kann Dokumente verarbeiten, sobald sie in das DocuWare System gelangen, unabhängig davon, ob sie per E-Mail oder über die Plug-ins DocuWare Desktop Scan oder Import eingehen.
Importieren von E-Mails
Um E-Mails automatisch in DocuWare zu importieren, erstellen Sie eine E-Mail-Import-Konfiguration, in der Sie festlegen, wo die Nachrichten gespeichert werden und wie ihre Anhänge behandelt werden, z. B. ob die Anhänge mit der E-Mail archiviert oder als separate Dokumente gespeichert werden.
Wenn Sie diesem Setup eine IDP-Konfiguration hinzufügen, verwendet DocuWare Intelligent Document Processing, um jede angehängte PDF-Datei zu klassifizieren und die wichtigen Daten zu extrahieren, bevor die Dateien archiviert werden, und bietet so eine KI-gesteuerte Automatisierung für Ihren E-Mail-Workflow.
Lesen Sie mehr über die Konfiguration von IDP für den E-Mail-Import
Importieren von Dokumenten über DocuWare Desktop Apps
Dokumente, die über die DocuWare Desktop-Apps importiert werden – sei es über die Plug-ins "Scannen" oder "Importieren" – können ebenfalls über IDP-Konfigurationen verwendet werden. Wenn Sie DocuWare Scan und Import nutzen, um beispielsweise Rechnungen auf Papier zu digitalisieren oder PDF-Dateien zu importieren, können diese Dokumente nun auch mit DocuWare IDP automatisch gesplittet, indexiert und archiviert werden.
Lesen Sie mehr über die Konfiguration von IDP für DocuWare Desktop Apps