Eine Ergebnisliste zeigt die Dokumente, die eine Suche gefunden hat. Sie steht nie für sich allein: Jede Ergebnisliste ist mit einem Suchdialog verbunden, und jede Ergebnisliste hat ihren eigenen Indexdialog.
Ergebnislisten konfigurieren Sie unter DocuWare Konfigurationen > Archive > Archiv x > Dialoge > Ergebnis.
Die drei Dialoge bauen aufeinander auf. In den Einstellungen eines Suchdialogs wählen Sie die Ergebnisliste aus, in der dessen Treffer angezeigt werden. Für ein Dokument in dieser Ergebnisliste öffnen Benutzer den Indexdialog, der zur Ergebnisliste gehört. Er zeigt die Indexeinträge dieses einen Dokuments, und Benutzer mit der Profilberechtigung Bearbeiten können sie dort ändern.
Im klassischen DocuWare Client hängt der Indexdialog, der sich öffnet, daher vom verwendeten Suchdialog ab. Im neuen DocuWare Client öffnet sich stattdessen der Standard-Indexdialog des Archivs. Benutzer können danach einen anderen Indexdialog auswählen.
Ergebnisliste
Im DocuWare Client ist eine Ergebnisliste wie eine Tabelle aufgebaut. Pro Zeile wird ein Treffer angezeigt, und die Felder bilden die Spalten.
Die Reihenfolge der Felder bestimmt hier die Reihenfolge der Spalten im DocuWare Client. Um eine Spalte nach links zu verschieben, ziehen Sie das Feld eine Position nach oben. Um sie nach rechts zu verschieben, ziehen Sie das Feld weiter nach unten.
Wenn eine Ergebnisliste weniger Felder benötigt, blenden Sie die übrigen mit dem Augensymbol aus.
Klicken Sie auf Sortierung: Ändern, um die Reihenfolge der Treffer festzulegen.
Ändern Sie die Beschriftung, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Beispiel mit dem Feld "Dokumentennummer": Für die Rechnungsabteilung geben Sie als Beschriftung "Rechnungsnummer" ein, für die Warenannahme "Lieferschein".
Die Funktionen der Ergebnisliste stehen im klassischen DocuWare Client zur Verfügung.
Neuer DocuWare Client: Was sich geändert hat
Im neuen DocuWare Client, der mit DocuWare 7.15 eingeführt wurde, werden die Funktionen der Ergebnisliste, die sich in der Konfiguration ein- und ausblenden ließen, nicht mehr ausgewertet. Die Aktionen für ein Dokument im Kontextmenü der Ergebnisliste hängen nur noch von den Berechtigungen ab. Das Ausblenden einer solchen Aktion hat nie eingeschränkt, was ein Benutzer tun konnte, denn jede Funktion hat ihre eigene Berechtigung und lässt sich auch auf anderen Wegen nutzen.
Die Ergebnisliste einer Suche über mehrere Archive besteht aus den Systemfeldern, zum Beispiel Dokumentname, Ablagedatum und Dateityp. Indexfelder eines Archivs können dieser Liste nicht hinzugefügt werden, weil für diese Suche kein bestimmter Ergebnislisten-Dialog die Spalten festlegt. Benutzer können Spalten, die sie nicht brauchen, ausblenden, um die Liste kürzer zu machen.
Indexdialog
Der Indexdialog öffnet sich beispielsweise, wenn ein Benutzer im Kontextmenü eines abgelegten Dokuments Indexeinträge bearbeiten wählt. Um Indexeinträge zu ändern, benötigen Benutzer die Profilberechtigung "Bearbeiten".
Neuer DocuWare Client: Was sich geändert hat
Im neuen DocuWare Client, der mit DocuWare 7.15 eingeführt wurde, öffnet sich der Indexdialog immer im schreibgeschützten Modus. Mit der entsprechenden Berechtigung ändern oder ergänzen Sie Indexeinträge über die Funktion Bearbeiten.
Außerdem richtet sich der Indexdialog nicht mehr nach dem verwendeten Suchdialog. Stattdessen öffnet sich automatisch der Standard-Indexdialog des ausgewählten Archivs. Bei Bedarf können Sie danach zu einem anderen Indexdialog wechseln.
Mehr über Indexdialoge im neuen DocuWare Client
Klicken Sie auf ein Feld, um dessen Eigenschaften im Indexdialog zu ändern.
Validierung
Aktivieren Sie die Validierung, um sicherzustellen, dass Indexeinträge plausibel oder korrekt geschrieben sind. Wählen Sie aus der Liste einen REST-basierten Webservice aus. Um einen neuen Webservice mit DocuWare zu verbinden, wechseln Sie in das Modul Webservices.
Feldeigenschaften im Indexdialog
Die folgenden Feldeigenschaften können in einem Indexdialog konfiguriert werden.
Feldname im Dialog
Ändern Sie die Beschriftung, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" lässt sich beispielsweise für verschiedene Abteilungen mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferschein-Nummer" beschriften. Bei Spalten von Tabellenfeldern heißt diese Eigenschaft Spaltenname im Dialog.
Pflichtfeld
Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle wichtigen Indexinformationen eingegeben werden. Ablage-, Such- und Indexdialoge können jeweils eigene Pflichtfelder haben. Ein Indexfeld kann daher innerhalb desselben Archivs in einem Dialog Pflichtfeld und in einem anderen optional sein. Wenn ein Feld im Dialog verborgen ist, wird die Option Pflichtfeld automatisch deaktiviert.
Feldmaske
Eine Feldmaske erleichtert die Eingabe langer Telefonnummern oder von Datumsformaten. Neue Feldmasken legen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Feldmasken an.
Auswahllisten ... erstellen
Die Auswahllisten Ihrer Organisation können für dieses Feld aktiviert werden. Neue Auswahllisten erstellen Sie über das Plus-Symbol.
Einem Feld Auswahllisten zuordnen
Auswahllisten bieten im DocuWare Client Begriffe für Suchwörter oder Indexeinträge an. Neue Auswahllisten legen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Auswahllisten an.
Auswahllisten werden den Feldern von Suchdialogen, Ablagedialogen und Indexdialogen unter DocuWare Konfigurationen > Archive zugeordnet.
Einspaltige und mehrspaltige Auswahllisten
Eine Auswahlliste ist eine einspaltige oder eine mehrspaltige Tabelle. Der Tabellentyp entscheidet, ob die Auswahlliste gefiltert werden kann.
Einspaltige Auswahllisten können nicht gefiltert werden. Die Standard-Auswahlliste ist eine Ausnahme.
Mehrspaltige Auswahllisten können gefiltert werden. In der Auswahlliste werden dann nur Einträge angezeigt, die zu den Einträgen in anderen Dialogfeldern passen.
Wenn Sie eine mehrspaltige Auswahlliste aktivieren, kann für das Feld nur diese Auswahlliste genutzt werden. Andere Auswahllisten werden automatisch deaktiviert.
Interne, fixe und externe Auswahllisten
Interne Auswahllisten werden vom System erzeugt. Für jedes Feld steht automatisch eine eigene Standard-Auswahlliste zur Verfügung, die alle bisher in dieses Feld eingegebenen Einträge enthält.
Fixe Auswahllisten beruhen auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare, etwa einer Datenbank oder einer Textdatei. Sie werden einmal in DocuWare importiert und gespeichert und lassen sich daher schnell abrufen.
Externe Auswahllisten beruhen ebenfalls auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare. Sie werden bei jeder Eingabe in das Feld neu abgerufen und entsprechen daher immer dem aktuellen Stand der Quelle.
Wählen Sie für Datums- und Nummernfelder immer eine externe Auswahlliste.
Nur aus Auswahlliste
Aktivieren Sie Nur aus Auswahlliste, wenn das Feld nur mit Einträgen aus der Auswahlliste gefüllt werden darf. Dadurch werden unterschiedliche Schreibweisen und Tippfehler vermieden.
Filter konfigurieren
Eine gefilterte Auswahlliste bietet Indexeinträge abhängig von den Einträgen in anderen Feldern an. Für die Standard-Auswahlliste und für eine mehrspaltige Auswahlliste wird der Filter unterschiedlich konfiguriert.
Standard-Auswahlliste: Für den Filter stehen alle anderen Felder des aktuellen Ablagedialogs zur Verfügung. Aktivieren Sie ein oder mehrere Felder, damit die Standard-Auswahlliste auf die Einträge in diesen Feldern abgestimmt wird.
Mehrspaltige Auswahlliste: Eine fixe oder externe Auswahlliste kann nur gefiltert werden, wenn sie als mehrspaltige Tabelle vorliegt. Konfigurieren Sie den Filter so:
Stellen Sie unter Verwendete Spalte ein, welche Spalte der Tabelle als Auswahlliste für das aktuelle Feld genutzt wird.
Wählen Sie rechts ein Feld des aktuellen Ablagedialogs.
Wählen Sie links die Spalte der externen Tabelle, die die Einträge für dieses Dialogfeld enthält.
Ein Beispiel finden Sie unter Mehrspaltige Auswahlliste importieren und filtern.
Der Benutzer kann die Filterung im DocuWare Client aktivieren und deaktivieren
Im DocuWare Client ist die Filterung der Felder von Indexdialogen standardmäßig deaktiviert, sodass für die Felder die vollständigen Auswahllisten zur Verfügung stehen. Mit dieser Option können Benutzer die Filterung aktivieren. Die Auswahlliste des Feldes hängt dann von den Einträgen in anderen Feldern ab.