Benutzer öffnen im Web Client einen Ablagedialog, um ein Dokument im Archiv abzulegen. In die Dialogfelder tragen sie die Indexeinträge ein, die das Dokument beschreiben und später auffindbar machen.
Ablagedialoge konfigurieren Sie unter DocuWare Konfigurationen > Archive > Archiv x > Dialoge > Ablage.
Ein Ablagedialog wird auf zwei Ebenen konfiguriert. Die Dialogeinstellungen gelten für den gesamten Dialog: die Validierung von Indexeinträgen über einen Webservice und die ID für Integrationen. Ein Ablagedialog lässt sich außerdem für Intelligent Indexing vorbereiten, sodass er mit bereits eingetragenen Indexvorschlägen geöffnet wird.
Die Feldeinstellungen des Ablagedialogs helfen Benutzern, vollständige und korrekte Indexdaten einzugeben. Pflichtfelder sorgen dafür, dass wichtige Informationen nicht fehlen. Vorbelegte Einträge, Auswahllisten und Feldmasken verringern Tipp- und Schreibfehler, und die Validierung prüft die Einträge auf Plausibilität. Mit Intelligent Indexing öffnet sich der Ablagedialog mit bereits eingetragenen Indexvorschlägen.
Wenn für eine bestimmte Ablage weniger Felder benötigt werden, blenden Sie die übrigen mit dem Augensymbol aus. Klicken Sie auf ein Dialogfeld, um dessen Feldeinstellungen zu ändern.
Einstellungen des Ablagedialogs
Diese Einstellungen gelten für den Ablagedialog insgesamt.
Dialogfelder für Intelligent Indexing konfigurieren
Um Dokumente im Web Client mit dem Intelligent Indexing Service abzulegen, aktivieren Sie die Option für mindestens einen Briefkorb in der Briefkorb-Konfiguration. Wählen Sie dann einen Ablagedialog aus, den Sie in der Archivadministration für Intelligent Indexing konfiguriert haben.
Alle Dokumente, die in den Briefkorb gelangen, werden vom Intelligent Indexing Service automatisch indexiert. Wenn Benutzer Dokumente aus dem Briefkorb ablegen, öffnet sich der Ablagedialog mit den von Intelligent Indexing vorgeschlagenen Indexeinträgen.
Tipps:
Weisen Sie einem DocuWare-Feld nur dann eine Intelligent Indexing Kategorie zu, wenn der entsprechende Inhalt auch im Dokument vorkommt.
Stimmen Sie die Intelligent Indexing Kategorien auf die DocuWare Feldtypen ab, zum Beispiel Datumsangaben auf Datumsfelder von DocuWare oder numerische Kategorien auf numerische Felder. Das erhöht die Treffsicherheit von Intelligent Indexing.
Bei Spalten von Indextabellen ist kein Mapping erforderlich. Sie lernen Intelligent Indexing anhand einiger Rechnungen an. Die Rechnungspositionen werden anschließend automatisch als einzelne Einträge in das Tabellenfeld übernommen.
Intelligent Indexing für Felder von Indextabellen ist nur als Cloud Service verfügbar: für alle DocuWare Cloud Kunden und für On-Premises-Kunden, die Intelligent Indexing als zusätzlichen webbasierten Service nutzen. Als lokal installierter Dienst steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Eine Indextabelle besteht aus mehreren Feldern (Spalten), daher werden für sie in der Feldübersicht zunächst keine Optionen angezeigt. Klicken Sie auf die Indextabelle, um deren Indexfelder zu konfigurieren. Dort legen Sie zum Beispiel fest, ob für eine Indextabellenspalte eine Summe angezeigt wird. Eine Summe bietet sich bei Beträgen an, ist aber weniger sinnvoll, wenn die Spalte Artikelnummern enthält.
Validierung
Aktivieren Sie die Validierung, um sicherzustellen, dass Indexeinträge plausibel oder korrekt geschrieben sind. Wählen Sie aus der Liste einen REST-basierten Webservice aus. Um einen neuen Webservice mit DocuWare zu verbinden, wechseln Sie in das Modul Webservices.
ID für Integrationen
Die ID wird beim Erstellen des Dialogs automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. Mit der ID binden Sie den Ablagedialog in eine andere Anwendung ein, zum Beispiel per Programmierung oder URL-Integration.
Feldeigenschaften von Ablagedialogen
Klicken Sie in der Liste der Felder auf ein Feld, um dessen Einstellungen zu öffnen. Ein Indextabellenfeld besteht aus mehreren Feldern (Spalten), daher werden für es in der Feldübersicht zunächst keine Optionen angezeigt. Klicken Sie auf die Indextabelle, um deren Indexfelder zu konfigurieren.
Die folgenden Feldeigenschaften können in einem Ablagedialog konfiguriert werden.
Feldname im Dialog
Ändern Sie die Beschriftung, wenn eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" lässt sich beispielsweise mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferschein-Nummer" beschriften. Bei Tabellenspalten heißt diese Eigenschaft Spaltenname im Dialog.
Pflichtfeld
Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle wichtigen Indexinformationen eingegeben werden. Ablage-, Such- und Indexdialoge können jeweils eigene Pflichtfelder haben. Ein Indexfeld kann daher innerhalb desselben Archivs in einem Dialog Pflichtfeld und in einem anderen optional sein. Wenn ein Feld im Dialog verborgen ist, wird die Pflichtfeld-Option automatisch deaktiviert.
Feld vorbelegen
Der gewählte Eintrag wird automatisch in dieses Feld eingetragen. Wenn in den Eigenschaften des Datenbankfelds bereits eine Vorbelegung gesetzt ist, wird die Vorbelegung des Dialogfelds nicht berücksichtigt. Wenn Sie keine Vorbelegung wählen, kann das Feld bei der Indexierung frei ausgefüllt werden.
Folgende Vorbelegungen stehen zur Verfügung:
Benutzerdefiniert: Sie geben einen festen Eintrag explizit vor.
Dynamischer Eintrag: Dynamische Einträge beziehen sich auf die Protokollfelder des Archivs, zum Beispiel den langen oder kurzen Benutzernamen desjenigen, der das Dokument abgelegt hat, oder die Mailadresse des Benutzers. Welche dynamischen Einträge zur Verfügung stehen, hängt vom Feldtyp ab.
Automatische Nummerierung: Dokumente erhalten beim Ablegen ins Archiv automatisch eine eindeutige Nummer als Indexwert. Die Nummer wird während der Ablage oder beim Vorindexieren vergeben, unabhängig vom Benutzer und vom verwendeten DocuWare Client. Der Wert wird im Ablagedialog und im Indexdialog angezeigt und kann von dort für eine weitere Verwendung kopiert werden.
Wählen Sie im Fenster unten einen Nummernkreis aus oder erstellen Sie einen neuen. Sie können auch die erste zu verwendende Zahl festlegen. Jede weitere Nummer wird um eins hochgezählt. Nächster Wert zeigt, welche Nummer das nächste Dokument erhält, sodass Sie immer wissen, wie viele Nummern noch verfügbar sind.
Ein Nummernkreis steht archivweit für Text-, Nummern- und Dezimalzahlenfelder zur Verfügung. Pro Dialog kann ein Feld einen Nummernkreis haben.
Nur lesen
Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer keinen eigenen Indexeintrag eingeben. Das Dokument wird mit der Vorbelegung indexiert.
Feldmaske
Eine Feldmaske erleichtert beispielsweise die Eingabe langer Telefonnummern oder von Datumsformaten. Neue Feldmasken legen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Feldmasken an.
Auswahllisten ... erstellen
Die Auswahllisten Ihrer Organisation können für dieses Feld aktiviert werden. Neue Auswahllisten erstellen Sie über das Plus-Symbol.
Dem Feld Auswahllisten zuordnen
Auswahllisten bieten im Web Client Begriffe für Suchwörter oder Indexeinträge an. Neue Auswahllisten legen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Auswahllisten an.
Auswahllisten werden den Feldern von Suchdialogen, Ablagedialogen und Indexdialogen unter DocuWare Konfigurationen > Archive zugeordnet.
Einspaltige und mehrspaltige Auswahllisten
Eine Auswahlliste ist eine einspaltige oder eine mehrspaltige Tabelle. Der Tabellentyp entscheidet, ob die Auswahlliste gefiltert werden kann.
Einspaltige Auswahllisten können nicht gefiltert werden. Die Standard-Auswahlliste ist eine Ausnahme.
Mehrspaltige Auswahllisten können gefiltert werden. In der Auswahlliste werden dann nur Einträge angezeigt, die zu den Einträgen in anderen Dialogfeldern passen.
Wenn Sie eine mehrspaltige Auswahlliste aktivieren, kann für das Feld nur diese Auswahlliste genutzt werden. Andere Auswahllisten werden automatisch deaktiviert.
Interne, fixe und externe Auswahllisten
Interne Auswahllisten werden vom System erzeugt. Für jedes Feld steht automatisch eine eigene Standard-Auswahlliste zur Verfügung, die alle bisher in dieses Feld eingegebenen Einträge enthält.
Fixe Auswahllisten beruhen auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare, etwa einer Datenbank oder einer Textdatei. Sie werden einmal in DocuWare importiert und gespeichert und lassen sich daher schnell abrufen.
Externe Auswahllisten beruhen ebenfalls auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare. Sie werden bei jeder Eingabe in das Feld neu abgerufen und entsprechen daher immer dem aktuellen Stand der Quelle.
Wählen Sie für Datums- und Nummernfelder immer eine externe Auswahlliste.
Nur aus Auswahlliste
Aktivieren Sie Nur aus Auswahlliste, wenn das Feld nur mit Einträgen aus der Auswahlliste gefüllt werden darf. Dadurch werden unterschiedliche Schreibweisen und Tippfehler vermieden.
Filter konfigurieren
Eine gefilterte Auswahlliste bietet Indexeinträge abhängig von den Einträgen in anderen Feldern an. Für die Standard-Auswahlliste und für eine mehrspaltige Auswahlliste wird der Filter unterschiedlich konfiguriert.
Standard-Auswahlliste: Für den Filter stehen alle anderen Felder des aktuellen Ablagedialogs zur Verfügung. Aktivieren Sie ein oder mehrere Felder, damit die Standard-Auswahlliste auf die Einträge in diesen Feldern abgestimmt wird.
Mehrspaltige Auswahlliste: Eine fixe oder externe Auswahlliste kann nur gefiltert werden, wenn sie als mehrspaltige Tabelle vorliegt. Konfigurieren Sie den Filter so:
Stellen Sie unter Verwendete Spalte ein, welche Spalte der Tabelle als Auswahlliste für das aktuelle Feld genutzt wird.
Wählen Sie rechts ein Feld des aktuellen Ablagedialogs.
Wählen Sie links die Spalte der externen Tabelle, die die Einträge für dieses Dialogfeld enthält.
Ein Beispiel finden Sie unter Mehrspaltige Auswahlliste importieren und filtern.
Filter konfigurieren
Mit einem Filter werden in einem Indexfeld nur die Auswahllisteneinträge angezeigt, die zum Eintrag in einem anderen Feld passen. Zum Beispiel kann das Feld "Unternehmen" der Filter für das Feld "Kontakt" sein. Die Auswahlliste des Feldes "Kontakt" zeigt dann nur die Kontakte des gewählten Unternehmens an.
Gefilterte Auswahllisten sind auch für Tabellenfelder möglich. Sie können die Einträge von Tabellenfeldern mit Indexfeldern oder mit anderen Tabellenfeldern filtern. Umgekehrt können die Auswahllisten von Indexfeldern von den Inhalten von Tabellenfeldern abhängen. Wählen Sie dazu das Tabellenfeld und die Tabellenspalte aus, nach der die Auswahlliste gefiltert wird. Die mehrspaltige Auswahlliste wird wie bei jedem anderen Indexfeld zugeordnet.
Der Benutzer kann die Filterung im Web Client ein- und ausschalten
Im Web Client ist die Filterung der Felder von Ablagedialogen standardmäßig deaktiviert, sodass für die Felder die vollständigen Auswahllisten zur Verfügung stehen. Mit dieser Option können Benutzer die Filterung aktivieren. Die Auswahlliste des Feldes hängt dann von den Einträgen in anderen Feldern ab.
Tabellenfelder
Tabellenfelder bestehen aus Indexfeldern, die als Tabelle angeordnet sind. Für die einzelnen Tabellenfelder gelten dieselben Einstellungen wie für andere Indexfelder. Zusätzlich legen Sie die Reihenfolge der Tabellenspalten fest: Die oberste Zeile ist die Spalte, die im Web Client ganz links in der Tabelle angezeigt wird, die zweite Zeile ist die Spalte rechts daneben und so weiter. Ziehen Sie die Einträge nach oben oder unten, um die Spalten neu anzuordnen. Über das Augensymbol rechts blenden Sie eine Tabellenspalte ein oder aus.