Der Ablagedialog öffnet sich im Web Client, wenn ein Dokument im Archiv gespeichert werden soll. Der Anwender trägt die Indexbegriffe in die Dialogfelder ein. Wenn für eine bestimmte Ablage weniger Felder benötigt werden, können Sie diese mit einem Klick auf das Augensymbol verbergen.
Ändern Sie die Beschriftung, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" kann dann mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferschein-Nummer" beschriftet werden.
Klicken Sie auf ein Dialogfeld, um die Feldeinstellungen zu ändern.
Da eine Indextabelle ihrerseits aus mehreren Feldern (Spalten) besteht, werden hier in der Feldübersicht zunächst keine Optionen angezeigt, Klicken Sie auf die Indextabelle, um die dazugehörigen Indexfelder zu konfigurieren. Zum Beispiel legen Sie dort fest, ob für eine Indextabellenspalte die Summe angezeigt wird. Eine Summe bietet sich zum Beispiel bei Beträgen an, ist jedoch weniger sinnvoll, wenn das Feld Artikelnummern enthält.
Validierung
Aktivieren Sie die Validierung, um die Plausibilität oder die korrekte Schreibweise von Indexeinträgen sicherzustellen. Wählen Sie aus der Liste einen Webservice, der auf REST beruht, aus. Um einen neuen Webservice mit DocuWare zu verbinden, wechseln Sie in in das Modul Webservices.
ID für Integrationen
Die Identifikationsnummer wird beim Erstellen des Dialogs automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. Mit der ID lässt sich der Ablagedialog beispielsweise per Programmierung oder URL-Integration in eine andere Anwendung integrieren (Mehr Informationen).
Dialogfelder für Intelligent Indexing konfigurieren
Damit Sie mit dem Intelligent Indexing Service im Web Client ablegen können, müssen Sie die Option für mindestens einen Ihrer Briefkörbe in der Briefkorb-Konfiguration aktivieren und einen Ablagedialog auswählen, die Sie in der Archivadministration für den Intelligent Indexing konfiguriert haben.
Alle Dokumente, die in diesen Briefkorb gelangen, werden automatisch vom Intelligent Indexing Service indexiert. Wenn Sie die Dokumente dann aus dem Briefkorb archivieren, öffnet sich der Ablagedialog. Dort sind die von Intelligent Indexing vorgeschlagenen Indexbegriffe bereits eingetragen.
Tipps:
Weisen Sie nur dann eine Intelligent Indexing Kategorie einem DocuWare-Feld zu, wenn der entsprechende Inhalt auch im Dokument vorkommt.
Die Kategorien von Intelligent Indexing sollten den Feldtypen von DocuWare entsprechen: Datumsangaben verknüpfen Sie zum Beispiel mit Datumsfeldern von DocuWare oder Kategorien für Zahlenangaben mit numerischen Feldern. Dies erhöht die Treffsicherheit von Intelligent Indexing.
Bei den Spalten von Indextabellen ist kein Mapping erforderlich. Anhand von ein paar Rechnungen lernen Sie Intelligent Indexing an. Anschließend werden die verschiedenen Rechnungspositionen automatisch als einzelne Einträge in das Tabellenfeld übernommen.
Intelligent Indexing für Felder von Indextabellen ist nur bei Intelligent Indexing als Cloud Service verfügbar, also für alle DocuWare Cloud Kunden sowie für Kunden mit On-Premises-System und Intelligent Indexing als zusätzlichem webbasierten Service. Nicht verfügbar ist die Funktion bei Intelligent Indexing als lokal installiertem Dienst.
Feldeigenschaften Ablagedialog
Folgende Eigenschaften von Feldern in einem Ablagedialog können konfiguriert werden:
Feldname im Dialog
Ändern Sie den Namen, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" beispielsweise lässt sich mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferschein-Nummer" beschriften. Bei Feldern für Tabellenspalten steht hier "Spaltenname im Dialog".
Pflichtfeld
Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle wichtigen Indexinformationen zu einem Dokument eingegeben werden. Ablage-, Such- und Indexdialoge können jeweils eigene, unterschiedliche Pflichtfelder haben. Ein Indexfeld kann also innerhalb eines Archivs sowohl Pflichtfeld als auch optional sein.
Hinweis: Wenn ein Feld im Dialog verborgen wird, deaktiviert sich die Pflichtfeld-Option automatisch.
Feld vorbelegen
Ein Feld wird mit dem hier gewählten Eintrag automatisch ausgefüllt. Wenn das Feld bereits in den Eigenschaften des Datenbankfelds vorbelegt wurde, wird hier die Belegung für das Dialogfeld nicht berücksichtigt.
Wenn Sie keine Vorbelegung wählen, kann das Feld bei der Indexierung beliebig ausgefüllt werden.
Folgende Vorbelegungen sind möglich:
Benutzerdefiniert: Einen festen Eintrag geben Sie explizit vor.
Dynamischer Eintrag: Die dynamischen Einträge beziehen sich auf die Protokollfelder des Archivs. Beispiele sind der lange oder kurze Benutzername desjenigen, der das Dokument abgelegt hat oder die Mailadresse des Benutzers. Je nach Feldtyp stehen unterschiedliche dynamische Vorbelegungen zur Auswahl.
Automatische Nummerierung: Dokumente können beim Ablegen ins Archiv automatisch eine eindeutige Nummer als Indexwert erhalten. Unabhängig vom Benutzer und vom verwendeten DocuWare Client wird diese Nummer während des Ablagevorgangs bzw. beim Vorindexieren dem Dokument zugewiesen. Der Wert wird sowohl im Ablagedialog als auch im Indexdialog angezeigt und kann für eine weitere Verwendung von dort kopiert werden.
Im Fenster unten können Sie einen Nummernkreis auswählen oder neu erstellen. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, die erste zu verwendende Zahl zu bestimmen. Für die weiteren automatisch vergebenen Nummern wird diese Zahl immer um eins hochgezählt. Nächster Wert zeigt an, welche Nummer für das nächste Dokument vergeben wird. So haben Sie immer im Blick, wie viele Nummern noch verfügbar sind.
Ein Nummernkreis steht archivweit für Text-, Nummern- und Dezimalzahlenfelder zur Verfügung. Pro Dialog können Sie ein Feld mit einem Nummernkreis belegen.
Nur lesen
Mit dieser Option kann der Benutzer keinen neuen Indexbegriff eingeben. Das Dokument wird mit dem oben gewählten Begriff indexiert.
Feldmaske
Eine Feldmaske erleichtert die Eingabe von beispielsweise langen Telefonnummern oder Datumsformaten. Eine neue Feldmaske legen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Indexierungshilfen an.
Auswahllisten ... erstellen
Die Auswahllisten Ihrer Organisation können für dieses Feld aktiviert werden. Neue Auswahllisten erstellen Sie über das Plus-Symbol.
Dem Feld Auswahllisten zuordnen
Auswahllisten bieten dem Benutzer Begriffe für Suchwörter oder Indexeinträge im Web Client an. Neue Auswahllisten erstellen Sie im Bereich DocuWare Konfiguration > Indexierungshilfen > Auswahllisten.
Die Auswahllisten werden im Modul Archive der DocuWare Konfiguration den Feldern von Such- und Ablagedialogen sowie Indexdialogen zugeordnet:
Auswahllisten-Typ
Eine Auswahlliste kann als einspaltiger oder als mehrspaltiger Tabellentyp vorliegen. Der Tabellentyp entscheidet, ob eine Auswahlliste gefiltert werden kann oder nicht.
Einspaltige Auswahllisten können nicht gefiltert werden, eine Ausnahme bildet die Standard-Auswahlliste.
Mehrspaltige Auswahllisten können gefiltert werden, Das heißt, die Auswahlliste zeigt nur Einträge an, die zu den Einträgen anderer Dialogfelder passen.
Wenn Sie eine mehrspaltige Auswahlliste aktivieren, kann für das Feld nur diese Auswahlliste genutzt werden. Andere Auswahllisten werden automatisch deaktiviert.
Auswahllisten-Art
Es gibt drei Arten von Auswahllisten: intern, fix und extern.
Interne Auswahllisten werden systemseitig erzeugt. Für jedes Feld steht automatisch eine eigene Standard-Auswahlliste zur Verfügung. Sie enthält alle Einträge, die in dieses Feld bisher eingegeben worden sind.
Fixe und externe Auswahllisten beruhen auf Daten von Quellen außerhalb von DocuWare. Die Quellen können Datenbanken oder auch einfache Textdateien sein.
Eine fixe Auswahlliste wird einmal in DocuWare importiert und gespeichert. Sie lässt sich schnell abrufen.
Externe Auswahllisten werden bei jeder Eingabe in das Feld neu abgerufen. Der Vorteil ist, dass die externe Auswahlliste immer auf dem gleichen Stand wie die Quelle ist.
Wählen Sie für ein Datums- und ein Nummernfeld bitte immer eine externe Auswahlliste.
Nur aus Auswahlliste
Aktivieren Sie diese Option, wenn das Feld nur mit Einträgen aus der Auswahlliste gefüllt werden soll. Dadurch lassen sich doppelte Schreibweisen und Tippfehler vermeiden.
Filter konfigurieren
Eine gefilterte Auswahlliste kann Indexeinträge abhängig von Einträgen in anderen Feldern anbieten. Je nachdem, ob Sie die Standard-Auswahlliste oder eine mehrspaltige Auswahlliste filtern, wird die Filterung unterschiedlich konfiguriert:
Standard-Auswahlliste
Um den Filter für die Standard-Auswahlliste zu konfigurieren, stehen alle anderen Felder des aktuellen Ablagedialogs zur Verfügung. Aktivieren Sie ein oder mehrere Felder, damit die Standard-Auswahlliste auf die Einträge in diesen Feldern abgestimmt wird.
Mehrspaltige Auswahlliste
Damit eine fixe oder externe Auswahlliste gefiltert werden kann, muss sie als mehrspaltige Tabelle vorliegen.
Zunächst stellen Sie oben unter Verwendete Spalte ein, welche Spalte der Tabelle als Auswahlliste für das aktuelle Feld genutzt werden soll.
Dann legen Sie die Bedingungen für die Filterung fest.
Rechts können Sie alle Felder des aktuellen Ablagedialogs wählen. Legen Sie eines fest.
Dann wählen Sie links die Spalte der externen Tabelle mit den Einträgen für dieses Dialogfeld aus.
Hier finden Sie ein Beispiel für die Filterung von mehrspaltigen Auswahllisten.
Filter konfigurieren
Mit einem Filter werden in einem Indexfeld nur diejenigen Einträge der Auswahlliste angezeigt, die zu dem Eintrag in einem anderen Feld passen. Zum Beispiel kann das Feld "Unternehmen" der Filter für das Feld "Kontakt" sein. Die Auswahlliste vom Kontakt-Feld zeigt dann nur die Kontakte von dem vorausgewählten Unternehmen an.
Solche gefilterten Auswahllisten sind auch für Tabellenfelder möglich. Filtern Sie die Einträge von Tabellenfeldern wahlweise mit Indexfeldern oder anderen Tabellenfeldern. Umgekehrt lassen sich die Einträge von Auswahllisten von Indexfeldern auch mit Inhalten von Tabellenfeldern abstimmen. Sie wählen dazu das Tabellenfeld und die jeweilige Tabellenspalte aus, deren Auswahlliste gefiltert werden soll. Die Zuordnung der mehrspaltigen Auswahlliste erfolgt wie bei bei jedem anderen Indexfeld (siehe oben).
Benutzer kann Filter im Web Client aktivieren und deaktivieren
Standardmäßig ist im Web Client die Filterung für Felder von Speicherdialogen deaktiviert. Das heißt, für die Felder stehen die kompletten Auswahllisten zur Verfügung. Mit dieser Option kann der Benutzer die Filterung aktivieren. Dann ist die Auswahlliste dieses Feldes abhängig von den Einträgen in anderen Feldern.
Hinweis für Tabellenfelder
Tabellenfelder bestehen aus Indexfeldern, die als Tabelle angeordnet sind. Für die einzelnen Tabellenfelder stehen die gleichen Einstellungen wie für die anderen Indexfelder zur Verfügung. Zusätzlich werden die Tabellenspalten folgendermaßen sortiert. Die oberste Zeile steht für die Spalte, die im Web Client ganz links in der Tabelle angezeigt wird. Die zweite Zeile ist die Spalte rechts daneben etc. Ziehen Sie die Einträge von oben nach unten und umgekehrt, um die Spalten neu zu gruppieren. Über das Augensymbol rechts blenden Sie eine Tabellenspalte ein oder aus.