Ein Suchdialog ist der Ausgangspunkt für das Finden von Dokumenten in einem Archiv. Benutzer geben Begriffe in die Dialogfelder ein, und DocuWare findet die Dokumente, deren Indexeinträge dazu passen. Die Treffer werden in der Ergebnisliste angezeigt, die dem Dialog zugeordnet ist.
Suchdialoge konfigurieren Sie unter DocuWare Konfigurationen > Archive > Archiv x > Dialoge > Suche.
Ein Suchdialog enthält die benutzerdefinierten Datenbankfelder, die Sie für das Archiv aktiviert haben. Er kann außerdem Systemfelder enthalten, die DocuWare automatisch mit Systemdaten füllt, etwa dem Ablagedatum oder dem Benutzer, der das Dokument abgelegt hat. Wenn eine bestimmte Suche weniger Felder benötigt, blenden Sie die übrigen mit dem Augensymbol aus. Das Ausblenden eines Feldes ändert nur, was der Dialog anzeigt. Es schränkt den Zugriff auf die Daten in diesem Feld nicht ein.
Der neue DocuWare Client: Was sich geändert hat
Im neuen DocuWare Client, der mit DocuWare 7.15 eingeführt wurde, entscheiden allein die Archivberechtigungen darüber, welche Dokumente Benutzer sehen. Wenn Sie Felder in einem Suchdialog ausblenden, finden Benutzer mit Zugriff auf ein Dokument dieses weiterhin über seine Indexwerte. Die Suche arbeitet direkt auf dem Archiv und ignoriert Sichtbarkeitseinstellungen in Dialogen. Vertrauliche Informationen werden deshalb über Archiv- und Dokumentberechtigungen geschützt, nicht durch das Ausblenden von Dialogfeldern.
Systemfelder in Suchdialogen
DocuWare Systemfelder lassen sich auch in Suchdialogen, Ergebnislisten und Listen verwenden. Sie sind standardmäßig ausgeblendet, mit Ausnahme des Ablagedatums im Suchdialog. Ein DocuWare Administrator kann sie mit dem Augensymbol in einem Dialog einblenden. Alle Benutzer haben für die Systemfelder die Rechte Lesen und Suchen.
Für Dokumentabfragen stehen die folgenden Systemfelder zur Verfügung:
Dokument-ID
Letzte Änderung am / Letzte Änderung von
Abgelegt am / Abgelegt von
Dateierweiterung
Dokumentgröße
Plattennummer
Mehr Optionen für Suchdialoge
Weitere Einstellungen konfigurieren Sie unter Mehr Optionen.
Ergebnisliste: Die Suchergebnisse werden entsprechend der hier ausgewählten Ergebnisliste angezeigt, zum Beispiel in der dort festgelegten Reihenfolge.
ID für Integrationen: Die ID des Dialogs wird beim Erstellen des Dialogs automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. Mit der ID binden Sie den Suchdialog in eine andere Anwendung ein, zum Beispiel per Programmierung oder URL-Integration.
Feldeigenschaften von Suchdialogen
Klicken Sie auf ein Dialogfeld, um es zu konfigurieren. Für die Felder eines Suchdialogs stehen die folgenden Eigenschaften zur Verfügung.
Feldname im Dialog: Ändern Sie die Beschriftung, wenn eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" lässt sich beispielsweise für verschiedene Abteilungen mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferscheinnummer" beschriften. Bei Systemfeldern sind benutzerdefinierte Beschriftungen nicht möglich.
Pflichtfeld: Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle wichtigen Indexinformationen eingegeben werden. Ablage-, Such- und Indexdialoge können jeweils eigene Pflichtfelder haben. Ein Indexfeld kann daher innerhalb desselben Archivs in einem Dialog ein Pflichtfeld und in einem anderen optional sein. Wenn ein Feld im Dialog ausgeblendet ist, wird die Option Pflichtfeld automatisch deaktiviert.
Wildcard zur Suche hinzufügen: Die Wildcard-Suche (*) findet alle Indexeinträge, die den Suchbegriff enthalten. Eine Suche nach "Peters" findet daher "Peters Engineering" oder "Franziska Peters". Ohne Wildcard wird nur der exakte Indexeintrag "Peters" gefunden. Das betrifft nur die Treffer in der Ergebnisliste, nicht die Auswahlliste.
Feld vorbelegen: Der gewählte Eintrag wird automatisch in dieses Feld eingetragen. Wenn in den Eigenschaften des Datenbankfelds, bereits eine Vorbelegung gesetzt ist, wird die Vorbelegung des Dialogfelds nicht berücksichtigt.
Sie können einen eigenen Wert eingeben oder einen dynamischen Eintrag wählen. Dynamische Einträge beziehen sich auf die Protokollfelder des Archivs, zum Beispiel den langen oder kurzen Benutzernamen desjenigen, der das Dokument abgelegt hat, oder die Mailadresse des Benutzers. Welche dynamischen Einträge zur Verfügung stehen, hängt vom Feldtyp ab.
Wenn Sie keine Vorbelegung wählen, kann das Feld bei der Indexierung frei ausgefüllt werden.
Nur lesen: Die Suche in diesem Feld wird immer mit der Vorbelegung ausgeführt.
Feldmaske: Eine Feldmaske erleichtert beispielsweise die Eingabe langer Telefonnummern oder von Datumsformaten. Neue Feldmasken legen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Feldmasken an.
Auswahllisten ... erstellen: Die Auswahllisten Ihrer Organisation können für dieses Feld aktiviert werden. Neue Auswahllisten erstellen Sie über das Plus-Symbol.
Dem Feld Auswahllisten zuordnen
Auswahllisten bieten im Web Client Begriffe für Suchwörter oder Indexeinträge an. Neue Auswahllisten legen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Auswahllisten an.
Auswahllisten werden den Feldern von Suchdialogen, Ablagedialogen und Indexdialogen unter DocuWare Konfigurationen > Archive zugeordnet.
Einspaltige und mehrspaltige Auswahllisten
Eine Auswahlliste ist eine einspaltige oder eine mehrspaltige Tabelle. Der Tabellentyp entscheidet, ob die Auswahlliste gefiltert werden kann.
Einspaltige Auswahllisten können nicht gefiltert werden. Die Standard-Auswahlliste ist eine Ausnahme.
Mehrspaltige Auswahllisten können gefiltert werden. In der Auswahlliste werden dann nur Einträge angezeigt, die zu den Einträgen in anderen Dialogfeldern passen.
Wenn Sie eine mehrspaltige Auswahlliste aktivieren, kann für das Feld nur diese Auswahlliste genutzt werden. Andere Auswahllisten werden automatisch deaktiviert.
Interne, fixe und externe Auswahllisten
Interne Auswahllisten werden vom System erzeugt. Für jedes Feld steht automatisch eine eigene Standard-Auswahlliste zur Verfügung, die alle bisher in dieses Feld eingegebenen Einträge enthält.
Fixe Auswahllisten beruhen auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare, etwa einer Datenbank oder einer Textdatei. Sie werden einmal in DocuWare importiert und gespeichert und lassen sich daher schnell abrufen.
Externe Auswahllisten beruhen ebenfalls auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare. Sie werden bei jeder Eingabe in das Feld neu abgerufen und entsprechen daher immer dem aktuellen Stand der Quelle.
Wählen Sie für Datums- und Nummernfelder immer eine externe Auswahlliste.
Filter konfigurieren
Eine gefilterte Auswahlliste bietet Indexeinträge abhängig von den Einträgen in anderen Feldern an. Für die Standard-Auswahlliste und für eine mehrspaltige Auswahlliste wird der Filter unterschiedlich konfiguriert.
Standard-Auswahlliste: Für den Filter stehen alle anderen Felder des aktuellen Ablagedialogs zur Verfügung. Aktivieren Sie ein oder mehrere Felder, damit die Standard-Auswahlliste auf die Einträge in diesen Feldern abgestimmt wird.
Mehrspaltige Auswahlliste: Eine fixe oder externe Auswahlliste kann nur gefiltert werden, wenn sie als mehrspaltige Tabelle vorliegt. Konfigurieren Sie den Filter so:
Stellen Sie unter Verwendete Spalte ein, welche Spalte der Tabelle als Auswahlliste für das aktuelle Feld genutzt wird.
Wählen Sie rechts ein Feld des aktuellen Ablagedialogs.
Wählen Sie links die Spalte der externen Tabelle, die die Einträge für dieses Dialogfeld enthält.
Ein Beispiel finden Sie unter Mehrspaltige Auswahlliste importieren und filtern.
Der Benutzer kann die Filterung im Web Client ein- und ausschalten: Im Web Client ist die Filterung der Felder von Suchdialogen standardmäßig aktiviert, sodass die Auswahlliste eines Feldes von den Einträgen in anderen Feldern abhängt. Mit dieser Option können Benutzer die Filterung deaktivieren. Für dieses Feld steht dann im Web Client die vollständige Auswahlliste zur Verfügung.