Das Modul Transfer verschiebt oder kopiert Dokumente samt Indexdaten zwischen Archiven – innerhalb von DocuWare Cloud ebenso wie zwischen Cloud- und lokal installierten Systemen. Nutzen Sie es für einmalige Migrationen, Archivierungsprojekte oder um Dokumente systemübergreifend neu zu organisieren.
Sie finden dieses Modul unter DocuWare Konfigurationen > Transfer.
Quelle und Ziel können DocuWare Cloud oder DocuWare on-premises sein. Ein Transfer ist innerhalb derselben Organisation oder zwischen verschiedenen Systemen möglich.
DocuWare Cloud → DocuWare Cloud
DocuWare Cloud → DocuWare on-premises
DocuWare on-premises → DocuWare Cloud
DocuWare on-premises → DocuWare on-premises
Transfer und Archivsynchronisation im Vergleich
Transfer und Archivsynchronisation verschieben oder kopieren beide Dokumente und Indexdaten zwischen Archiven. Sie unterscheiden sich im Anwendungsfall:
Die Archivsynchronisation hält zwei Archive auf demselben Stand. Ein Synchronisationsauftrag läuft regelmäßig oder zu festgelegten Zeitpunkten. Dokumente und Indexdaten lassen sich in beide Richtungen austauschen.
Ein Transfer ist ein einmaliger Vorgang, der Dokumente in ein anderes Archiv verschiebt oder kopiert – zum Beispiel, um eine große Anzahl von Dokumenten aus einem lokalen System in ein Cloud-Archiv zu migrieren. Anders als die Synchronisation kann ein Transfer auch Dokumentversionen einschließen, sofern die Versionsverwaltung sowohl für das Quell- als auch für das Zielarchiv aktiviert ist. Über die Filterabfrage legen Sie genau fest, welche Dokumente übertragen werden sollen.
Erforderliche Berechtigungen
Das Modul DocuWare Konfigurationen > Transfer ist für Benutzer mit dem Funktionsrecht Dokumententransfer konfigurieren sichtbar. Dieses Recht lässt sich unter DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung zuweisen.
Zum Erstellen von Transferkonfigurationen benötigen Sie Zugriff auf das Quell- und das Zielarchiv. Außerdem müssen Benutzern im Wizard auf der Registerkarte Berechtigungen die passenden Rechte zugewiesen werden, damit sie eine Transferkonfiguration sehen, bearbeiten und ausführen können.
Zum Ausführen eines Transferauftrags sind die folgenden Archivrechte erforderlich:
Quellarchiv | Zielarchiv |
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Zusätzlich sind die folgenden Feldrechte erforderlich:
Quellarchiv | Zielarchiv |
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Archivrechte und Feldrechte werden unter DocuWare Konfigurationen > Archive > Archiv x > Erweitert > Benutzerdefinierte Profile > Profil x > Archiv > Allgemeine Berechtigungen zugewiesen.
Hinweise zur Konfiguration
Beachten Sie beim Einrichten eines Dokumententransfers die folgenden Punkte:
Dokument-IDs werden im Zielarchiv neu vergeben.
Um eine Konfiguration zu speichern, müssen Sie mindestens ein Feld aus dem Quellarchiv einem Feld im Zielarchiv zuordnen.
Tabellenfelder werden automatisch zugeordnet, wenn Spaltennamen und -typen identisch sind.
Die Konfiguration zeigt die geplante Ausführungszeit in der Zeitzone an, die beim Erstellen der Konfiguration aktiv war. Weicht Ihre Windows-Zeitzone davon ab, können Sie Ihre Zeitzone aus einer Liste auswählen, um die Planung zu vereinfachen. Die Ausführungszeit wird dadurch nicht automatisch angepasst.
Dokumente im Papierkorb werden nicht übertragen.
Wenn Sie Dokumente nach dem Transfer aus dem Quellarchiv löschen auswählen, werden die Dokumente nach dem Transfer aus der Quelle entfernt und in den Papierkorb verschoben.