Das Modul Transfer verschiebt oder kopiert große Dokumentmengen von einem On-Premises-System in ein anderes Archiv. Das Zielarchiv kann sich in einer anderen Organisation oder in einem anderen DocuWare-System befinden.
Transfer ersetzt Export-Workflow
Das Modul Transfer ersetzt ab DocuWare Version 7 den Export-Workflow aus der DocuWare Administration. Anders als im Export-Workflow lassen sich mit Transfer alle Dokumentversionen übertragen - vorausgesetzt, das Versionsmanagement ist für Quell- und Zielarchiv aktiviert.
Zudem sind in einem Transfer außer den Indexeinträgen nun auch die Systemeinträge zu einem Dokument sowie die Volltextinformationen mit eingeschlossen.
Vergleich Transfer und Synchronisation
Mit Transfer und Synchronisation stehen Ihnen zwei Module zur Verfügung, mit denen sich Dokumente und Indexdaten von einem in ein anderes Archiv verschieben und kopieren lassen. Der Anwendungsfall unterscheidet sich jedoch:
Mit Synchronisation halten Sie zwei Archive auf dem gleichen Stand. Ein Synchronisationsjob wird regelmäßig oder zu festen Zeitpunkten ausgeführt. Die Dokumente und Indexdaten können in beide Richtungen ausgetauscht werden: von der Quelle in ein Zielarchiv und umgekehrt.
Transfer überträgt Dokumente einmalig in ein anderes Archiv. Ein Anwendungsfall ist zum Beispiel ein Massenexport von Dokumenten aus einem On-Premises-System in ein Cloud-Archiv. Im Gegensatz zur Synchronisation kann ein Transfer auch die Versionen von einem Dokument übertragen - vorausgesetzt, Versionsmanagement ist für Quell- und Zielarchiv aktiviert. Zudem ermöglicht die Filterabfrage die präzise Auswahl von bestimmten Dokumenten für den Transfer.
Informationen zur Konfiguration von Transfer-Jobs erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons.
Voreinstellungen
Das Modul Transfer ist in der DocuWare Konfiguration für die Benutzer sichtbar, die über das funktionale Recht Transfer verfügen.
Für das Anlegen von Transfer-Konfigurationen wird der Zugriff auf das Quell- und Zielarchiv benötigt.
Damit die Benutzer eine Transfer-Konfiguration in der Übersicht sehen, bearbeiten und ausführen können, müssen ihnen im Tab Berechtigungen des Assistenten die entsprechende Rechte zugewiesen sein.
Funktionales Recht Transfer
Das funktionale Recht Dokumenttransfer konfigurieren wird in der Benutzerverwaltung der DocuWare Konfiguration zugewiesen.
Archivrechte
Wer einen Transfer-Job ausführt, benötigt folgende Archivrechte:
Quellarchiv | Zielarchiv |
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sowie die Feldrechte
Quellarchiv | Zielarchiv |
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Die Archivrechte und Feldrechte können in der DocuWare Konfiguration zugewiesen werden:
Archivrechte: Archive > Archiv x > Erweitert > Benutzerdefinierte Profile > Profil x > Archiv > Allgemeine Berechtigungen
Feldrechte: Archive > Archiv x > Erweitert > Benutzerdefinierte Profile > Profil x > Indexfelder.
Weitere Informationen und Hinweise
Informationen zur Konfiguration von Transfer-Jobs erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons.
Weitere Hinweise zur Verwendung von Transfer:
Die Dokument-ID wird im Zielarchiv neu erstellt.
Vorhandene Export-Workflows werden in das Modul Transfer übernommen. Gegebenfalls ist es erforderlich, die Zeitsteuerung neu einzustellen.
Mindestens ein Feld vom Quellarchiv muss mit einem Feld im Zielarchiv verknüpft sein, damit die Konfiguration gespeichert werden kann.
Tabellenfelder werden automatisch zugewiesen. Dabei müssen die Namen und der Typ der Spalten identisch sein.
Eine Konfiguration zeigt den Zeitpunkt für die Job-Ausführung immer in derjenigen Zeitzone an, in der die Konfiguration erstellt wurde. Wenn Ihre unter Windows gewählte Zeitzone davon abweicht, wird eine Liste eingeblendet. aus der Sie Ihre Zeitzone wählen können. Damit wird die Anpassung der Jobausführung einfacher, da Sie nicht die Zeitverschiebung berechnen müssen. Der Ausführungszeitpunkt wird jedoch nicht automatisch verschoben.
Transfer überträgt keine Dokumente, die sich im Papierkorb befinden. Wenn bei der Konfiguration des Transfer-Jobs die Option Dokumente nach dem Transfer aus dem Quell-Archiv löschen gewählt wird, werden die Dokumente nach dem Transfer ins Ziel-Archiv im Quell-Archiv gelöscht und damit in den Papierkorb verschoben.