Archiv-Synchronisation

Mit dem Modul Archiv-Synchronisation führen Sie Daten von verteilten DocuWare Installationen zusammen. Die Dokumente werden von einem Quell- in ein Zielarchiv gespiegelt oder synchronisiert, wobei sich ein Archiv auch in einem anderen DocuWare System oder in der DocuWare Cloud befinden kann.

Die Archivsynchronisation setzt voraus, dass alle beteiligten Server die gleiche Version von DocuWare verwenden.

Dieses Modul ist ausschließlich für On-Premises-Kunden verfügbar.

Beispiele für die Anwendung:

• Der Datenbestand von mehreren Filialen wird jede Woche mit der Hauptstelle abgeglichen. Es werden jeweils die neusten Dokumente übertragen. Damit liegen allen Filialen die aktualisierten Formulare und Vordrucke aus der Hauptstelle vor. Umgekehrt werden neue Kunden, die in den Filialen erfasst worden sind, dem zentralen Dokumentenpool hinzugefügt.

• Oder Sie übertragen Dokumente von Ihrem On-Premises-System als Backup in die DocuWare Cloud.

Synchronisations-Jobs, die in der DocuWare Konfiguration erstellt worden sind, werden nicht in der DocuWare Administration angezeigt. Umgekehrt unterstützt die DocuWare Konfiguration keine Synchronisations-Workflows, die mit der DocuWare Administration angelegt worden sind.

Hinweise zum Versionsmanagement:

• Archive mit aktiviertem Versionsmangement lassen sich nicht synchronisieren. Um Dokumente mit ihren Versionen zu verschieben, verwenden Sie bitte das Modul Transfer.

• Wenn für zwei Archive eine Synchronisation eingerichtet wurde, lassen sich diese Archive nicht mehr für Versionsmanagement verwenden. Dies gilt auch dann, wenn die Synchronisation gelöscht wird.

Voreinstellungen

Um das Modul Synchronisation zu verwenden, muss der Benutzer über verschiedene Rechte verfügen:

Funktionales Recht "Archivsynchronisation konfigurieren"

Benutzer benötigen das funktionale Recht Archivsynchronisation konfigurieren, um das Modul Synchronisation in der DocuWare Konfiguration zu sehen. Das Recht wird in der DocuWare Konfiguration im Bereich Benutzerverwaltung zugewiesen.

Archivrechte

Für das Anlegen von Synchronisations-Jobs ist der Zugriff auf das Quell- und Zielarchiv erforderlich. Wer einen Synchronisations-Job ausführt, benötigt zudem folgende Archivrechte:

• Dokumente anzeigen

• Ablegen

• Suchen

• Dokumente löschen

sowie die Feldrechte:

• Schreiben

• Neue Einträge möglich

Die Archivrechte und Feldrechte können in der DocuWare Konfiguration zugewiesen werden:

Archivrechte: Archive > Archiv x > Erweitert > Benutzerdefinierte Profile > Profil x > Archiv > Allgemeine Berechtigungen

Feldrechte: Archive > Archiv x > Erweitert > Benutzerdefinierte Profile > Profil x > Indexfelder.

Konfiguration ausführen

Damit die Benutzer einen Synchronisations-Job in der Übersicht sehen, bearbeiten und ausführen können, müssen ihnen im Tab Berechtigungen des Jobassistenten die entsprechenden Rechte zugewiesen sein.

Startseite

Die Einstellungen für die Synchronisation von zwei Archiven werden in einem Synchronisations-Job gespeichert. Sie können beliebig viele Synchronisations-Jobs anlegen.

Sie sehen in dieser Übersicht alle Synchronisations-Jobs, für die Sie als Benutzer berechtigt sind.

Aktivieren Sie einen Synchronisations-Job, damit er ausgeführt werden kann.

Nach der Ausführung erhält der Benutzer die Statusmeldung Erfolgreich. Sollten Probleme bei der Synchronisierung auftreten, werden Sie darüber mit den Meldungen "Warnung" (es wurde nicht alle Dokumente synchronisiert) oder Fehler (kein Dokument wurde synchronisiert) informiert. Klicken Sie auf die Meldung, um die Log-Datei mit mehr Informationen aufzurufen.

Allgemeine Informationen zum Synchronisationsmodul

Allgemein

Name und Beschreibung

Name und Beschreibung des Synchronisations-Jobs sind nur auf der Startseite des Moduls Synchronisation zu sehen.

Optionen

Archive auswählen

Dem Benutzer stehen alle Archive zur Verfügung, zu denen ihm ein Archivprofil direkt oder über eine Rolle zugewiesen ist.

Hinweise zum Versionsmanagement:

• Archive mit aktiviertem Versionsmangement werden für die Synchronisation generell nicht angezeigt.

• Wenn für zwei Archive eine Synchronisation eingerichtet wurde, lassen sich diese Archive nicht mehr für Versionsmanagement verwenden. Dies gilt auch dann, wenn die Synchronisation gelöscht wird.

Alle angezeigten Archive können Sie als Quelle oder Ziel verwenden, Anders als beim Synchronisations-Workflow müssen die Archive nicht als Satellit oder Master ausgewiesen werden.

Für die Synchronisierung stehen Archive von On-Premises-Organisationen als Quelle und Ziel sowie Cloud-Organisationen als Ziel zur Verfügung. Es ist jedoch nicht möglich, zwei Archive von einem anderen System als dem, auf dem Sie angemeldet sind, zu synchronisieren.

Dokumente übertragen

Bei einer Synchronisierung können neue Dokumente sowie Änderungen und Löschungen von Dokumenten und Indexdaten übertragen werden.

Um die Synchronisierung auf bestimmte Dokumente zu beschränken, steht ein Filter zur Verfügung. Grenzen Sie die Dokumente zeitlich ein oder wählen Sie Dokumente nach einem bestimmten Feldeintrag aus.

Dazu werden im Filterfeld links alle Archivfelder angezeigt. Rechts geben Sie den Eintrag ein, den ein Dokument in diesem Indexfeld haben muss, damit das Dokument übertragen wird.

Hinweise zur Synchronisierung von gelöschten Dokumenten, bzw. Dokumenten, die sich im virtuellen Papierkorb befinden (ab DocuWare version 7.8):

Felder zuweisen

Nur, wenn ein Feld in "Archiv x" einem Feld in "Archiv y" zugewiesen ist, wird der Eintrag vom Indexfeld übertragen. Einträge von nicht zugewiesenen Feldern werden nicht synchronisiert.

Tabellenspalten werden automatisch zugewiesen. Dafür müssen die Namen der Spalten sowie der Typ der Spalten identisch sein.

Zeitplan

Wenn Sie einen Job manuell ausführen möchten, wählen Sie in diesem Dialog die Einstellung Ausführung: Nie und starten den Job auf der Übersichtsseite des Moduls mit Einmal ausführen.

Oder Sie legen den Zeitpunkt für eine automatisch Jobausführung fest. Für eine optimale Performance ist als kleinstes Zeitintervall für die Synchronisierung zehn Minuten festgelegt.

Eine Konfiguration zeigt den Zeitpunkt für die Job-Ausführung immer in derjenigen Zeitzone an, in der die Konfiguration erstellt wurde. Wenn Ihre unter Windows gewählte Zeitzone davon abweicht, wird eine Liste eingeblendet. aus der Sie Ihre Zeitzone wählen können. Damit wird die Anpassung der Jobausführung einfacher, da Sie nicht die Zeitverschiebung berechnen müssen. Der Zeitpunkt der Ausführung wird jedoch nicht automatisch verschoben.

Anmeldedaten für die automatische Jobausführung

Die Kennung des im System angemeldeten Benutzers wird automatisch für die Ausführung übernommen. Eine Eingabe von Anmeldedaten bei der Konfiguration ist nur dann erforderlich, wenn der Job mit der Kennung eines anderen Benutzers ausgeführt werden soll.

Für die automatische Jobausführung müssen die Anmeldedaten hier gespeichert werden. Wenn Sie die Anmeldedaten eines anderen Benutzers eingeben, achten Sie darauf, dass dieser auf die gewünschten Archive zugreifen kann und zudem über die Berechtigung verfügt, die Synchronisierung auszuführen.

Die Konfigurationen laufen auch nach Passwortänderung für den Systembenutzer weiter. Die Daten müssen innerhalb der entsprechenden Konfigurationen nicht neu eingegeben werden.

Berechtigungen

Benutzer können nur dann einen Synchronisations-Job bearbeiten oder ausführen, wenn der Job ihnen oder ihrer Rolle in diesem Dialog zugewiesen ist.

Zusätzlich benötigen die Benutzer das Zugriffsrecht auf die Archive sowie mehrere Archivrechte. Ohne diese Rechte können die Benutzer den Job auf der Startseite des Moduls sehen, aber nicht ausführen oder bearbeiten.