Benutzer können versehentlich gelöschte Dokumente selber in DocuWare wiederherstellen. Dazu werden die Dokumente aus Briefkörben und Archiven in einen virtuellen Papierkorb verschoben.
Dies gilt für Löschvorgänge
aus Ergebnislisten und Aufgabenlisten im Web Client
von Automatisierungs-Jobs wie Löschregeln und Workflows
die über den Platform Service als DocuWare Schnittstelle ausgelöst werden
bei der Archivsynchronisierung
Dokumente, die sich im virtuellen Papierkorb befinden, können entweder wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden. Nach einer festen Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen werden die Dokumente automatisch entfernt.
Ein Wiederherstellungsvorgang bringt das Dokument an seinen ursprünglichen Speicherort zurück. Im Gegensatz zum Speichern eines neuen Dokuments werden bei der Wiederherstellung keine Workflows, Automatisierungen oder Benachrichtigungen ausgelöst.
Der Zugriff auf den Papierkorb erfolgt im Web Client.
Alle Vorgänge im Zusammenhang mit dem Papierkorb werden in der Historie des Dokuments protokolliert: Verschieben in den Papierkorb, Wiederherstellung, (dauerhaftes) Löschen.
Voraussetzungen und Lizenzen
Um den Papierkorb zu verwenden, benötigen die Benutzer keine gesonderten Berechtigung. Jedem Benutzer ist die Papierkorb-Funktion im DocuWare Client zugänglich.
Die Verwendung vom Papierkorb ist bei DocuWare Cloud und bei DocuWare On-Premises gleich. Spezielle Konfigurationen sind nicht erforderlich.
Verwendung des Papierkorbs im Web Client
Jeder Benutzer hat einen persönlichen Papierkorb im Web Client. Mit einem Klick auf Kürzlich gelöscht wird eine Liste der gelöschten Dokumente aus Briefkörben und Archiven angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente manuell, durch eine Löschregel, per Workflow oder mit einem selbst programmierten Workflow entfernt worden sind.
Die Listenspalten in der Übersicht zeigen Systemdaten, die für alle Dokumenten unabhängig von ihrer Quelle vorhanden sind (z.B. Dokumentenname, den löschenden Benutzer).
Die Spalten können sortiert werden.
Die Dokumente im Papierkorb können nach allen verfügbaren Spalten in der Auflistung gefiltert werden (ab DocuWare Version 7.9).
Sowohl das Wiederherstellen als auch das Löschen kann für einzelne, mehrere ausgewählte oder alle Dokumente im Papierkorb durchgeführt werden.
Die verbleibenden Tage bis zur endgültigen Löschung nach 30 Tagen werden in einer eigenen Spalte der Papierkorbliste angezeigt.
Alle standardmäßigen Einstellungen lassen sich sofort nutzen. Es ist keine gesonderte Papierkonfiguration nötig.
Lassen Sie die Ansicht Kürzlich gelöscht geöffnet, bis alle Dokumente wie gewünscht entfernt wurden. Je nach Anzahl der Dokumente kann dies unterschiedlich lange dauern. Wenn Sie vor der Beendigung des Löschvorgangs das Fenster des virtuellen Papierkorbs schließen, wird der Löschvorgang abgebrochen. Wenn Sie häufig zahlreiche Dokumente manuell aus dem Papierkorb entfernen müssen, empfiehlt sich die Nutzung der API.
Berechtigungen
Das Berechtigungssystem von DocuWare greift auch für Dokumente, die sich im virtuellen Papierkorb befinden. Die erste Ebene der Berechtigungen legt fest, welche Dokumente im Papierkorb eines Benutzers aufgelistet werden. Die aufgelisteten Dokumente können dann wiederhergestellt, dauerhaft gelöscht oder angesehen werden.
Die Tabelle zeigt eine Übersicht über die Berechtigungen für Dokumente im Papierkorb:
Dokumentquellen und | Berechtigungen für Dokumente im Bereich Papierkorb | |
|---|---|---|
Benutzer sieht | Benutzer darf | |
Archive | ||
Archiv-Besitzer | Alle gelöschten Dokumente des Archivs | Wiederherstellen, endgültig löschen und im Viewer betrachten |
Archiv-Benutzer (ist einemArchiv-Profil zugeordnet) | Nur die Dokumente, die er selber gelöscht hat | Wiederherstellen und endgültig löschen |
Benutzer hat keine Berechtigung für ein Archiv | ---- | --- |
Briefkörbe | ||
Briefkorb-Benutzer | Alle Dokumente, die aus diesem Briefkorb gelöscht wurden | Wiederherstellen und endgültig löschen |
Benutzer hat keine Berechtigung für den Briefkorb | --- | --- |
Speicherkontingent und Papierkorb
Gelöschte Dokumente werden 30 Tage aufbewahrt und auf das Speicherkontingent angerechnet. Dies ist für Cloud-Kunden relevant, betrifft aber auch On-Premises-Systeme, zum Beispiel, wenn Festplatten eine Größenbeschränkung haben.
Erst nach dem endgültigen Löschen eines Dokuments wird das Kontingent wieder freigegeben. Es kann einige Zeit dauern, bis eine Löschanforderung als tatsächliche Speicherverringerung angezeigt wird.
Wenn eine Organisation viele Dokumente löscht und den Papierkorb anschließend nicht leert, füllt dies ihr Speicherkontingent auf. Wenn benutzerdefinierte Tools für das Löschen von Dokumenten zuständig sind, können diese so angepasst werden, dass sie den Papierkorb über die Schnittstellen als Teil ihrer Verarbeitungslogik bereinigen.
Beschränkungen für Legacy-Dokumente
Bei On-Premises-Systemen ist es möglich, dass Dokumente in älteren DocuWare-Formaten (so genannte Legacy-Dokumente) gelöscht und wiederhergestellt werden. Trotz ihrer veralteten Datenstrukturen gibt es nur zwei Einschränkungen:
keine Änderung der Felder Geändert von / Geändert am beim Löschen und Wiederherstellen
Viewer-Highlighting geht bei der Wiederherstellung verloren