Archivkonfiguration

Archiv konfigurieren

Hier sehen Sie alle Archive, die Sie angelegt haben und/oder für die Ihnen ein Dialog zugewiesen ist. Um die Archiveinstellungen zu bearbeiten, benötigen Sie das Operator-Recht, um auch die Archivberechtigungen zu ändern, zusätzlich das Recht Berechtigungen verwalten.

Löschen kann das Archiv nur, wer zusätzlich zur Operator-Berechtigung über das Profil Besitzer verfügt. Das Profil Archivbesitzer haben Sie automatisch, wenn Sie ein Archiv erstellt haben. Es kann unter Berechtigungen anderen Benutzern und Rollen zugeteilt werden.

Die Einstellungen vorhandener Archive können Sie ändern, indem Sie auf den Archivnamen oder auf das jeweilige Symbol für Datenbankfelder, Dialoge oder Berechtigungen klicken.

Allgemein

Farbe

Zur besseren Unterscheidung wird das Archivsymbol im Web Client in dieser Farbe angezeigt.

Mehr Optionen

Hier finden Sie Einstellungen unter anderem zur Volltextsuche und zur Sicherheit.

Volltextsuche: Überblick

In DocuWare können Sie die Standardsuche und die Volltextsuche verwenden.

Die standardmäßig aktivierte Suche bezieht sich auf die Einträge in den Indexfeldern: Sie findet alle Dokumente, die mit dem eingegebenen Suchbegriff in dem jeweiligen Feld indexiert worden sind.

Zusätzlich können Sie für ein Archiv die Volltextsuche aktivieren. Dann wird dem Suchdialog das Feld "Volltext" hinzugefügt. Die Volltextsuche findet hier eingegebene Begriffe in allen Indexfeldern, in den Dokument-Inhalten, in XML-Tags und – mit DocuWare 7.12 – in Anmerkungen und Stempeln. Eine Volltextsuche nach “SampleTag” und “SampleValue” findet beide Begriffe.

Beispiel : <XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>

Den Umfang der Volltextsuche können Sie konfigurieren.

Mehr Informationen zum Zurücksetzen des Volltextes

Volltextsuche konfigurieren

Dokumente müssen zunächst ausgelesen werden, damit sie von der Volltextsuche gefunden werden können. Dazu extrahiert der Content Server so genannte Textshots, in denen alle Indexbegriffe des Dokuments, die Wörter sowie deren Position im Dokument vermerkt sind.

Der Content Server speichert die Textshots in der Datenbank DWDATA und übergibt sie gleichzeitig an den Volltextserver. Dieser wiederum speichert die Textshots in Katalogdateien und nutzt sie für die Suchanfragen.

Hier konfigurieren Sie, in welchem Umfang die Dokumente ausgelesen werden und wie die Volltextsuche die Treffer ausgibt.

Volltext-Server

Wählen Sie in der Liste die Datenverbindung für einen Volltextserver aus. Pro Archiv kann jeweils eine Volltext-Datenverbindung genutzt werden. Wenn Sie mehrere Archive mit Volltextsuche verwenden, empfiehlt es sich für eine optimale Performance, mehrere Volltextserver zu installieren.

Neue Volltext-Verbindungen werden in der DocuWare Administration im Systembereich unter Datenverbindungen angelegt.

Ausgelesene Seiten pro Datei

Mit dieser Funktion legen Sie fest, in welchem Umfang die Dokumente für die Volltextsuche ausgelesen werden. Angenommen, ein DocuWare-Dokument besteht aus einer Word-Datei und aus einem PDF. Mit Ausgelesene Seiten pro Datei (max.): 100 werden jeweils aus der Word-Datei und aus dem PDF bis zu 100 Seiten für die Volltextsuche indexiert. Danach wird das nächste Dokument ausgelesen.

Wenn viele Seiten ausgelesen werden, dauert es länger, bis die Dokumente für den Volltext zur Verfügung stehen. Die Trefferliste ist dann jedoch präziser.

Anzahl der Treffer

Mit Unbegrenzt werden alle Treffer angezeigt. Weniger Treffer verkürzen jedoch unter Umständen die Suchzeit. Um die Trefferzahl zu begrenzen, geben Sie eine maximale Trefferzahl ein.

Positivliste / Negativliste

Sie können einer Positivliste und einer Negativliste Listen mit Dateitypen hinzufügen. Neue Listen werden in der DocuWare Konfiguration unter Organisationseinstellungen > Sicherheit > Andere angelegt.

Verwenden Sie eine Positivliste, um die Volltextsuche auf bestimmte Dateitypen zu beschränken. Andere Dateitypen als die in der Positivliste angegebenen werden nicht durchsucht.

Mit einer Negativliste können Sie Dateitypen für die Indexierung durch den Volltext sperren. Dies ist beispielsweise bei Audio- oder Videodateien sinnvoll.

Eine Negativ- und eine Positivliste lassen sich nicht gleichzeitig verwenden.

Hinweis: Die Optionen für den Reset und die Neuerstellung des Volltextkatalogs finden Sie in der DocuWare Konfiguration im Archivbereich unter Archiv x > Allgemein > Volltext-Optionen.

Volltext zurücksetzen

Treten beim Arbeiten mit dem Volltextkatalog Probleme auf, so bietet DocuWare Ihnen hier die Möglichkeit, den Volltextkatalog zurückzusetzen.Es gibt verschiedene Arten eines Resets, die weiter unten beschrieben werden. Zusätzlich können Sie auswählen, auf welche Dokumente im Archiv sich der Reset beziehen soll.

Probieren Sie das Zurücksetzen erst mit einem oder wenigen Dokument aus und prüfen Sie, ob die Probleme behoben werden. Das Zurücksetzen der Volltextdaten kann viel Zeit und Serverressourcen in Anspruch nehmen, daher sollten Sie sicher sein, dass dies der richtige Schritt ist, bevor Sie ihn auf zahlreiche Dokumente anwenden.

Während des Zurücksetzens der Volltextdaten steht die Volltextsuchfunktion nicht zur Verfügung.

Betroffene Dokumente

Wählen Sie aus, für welche Dokumente die Volltextdaten zurückgesetzt werden sollen.

Alle Dokumente in diesem Archiv
Bei großen Archiven empfiehlt es sich, die Dokumente genauer zu filtern. Aktivieren Sie dazu die Option darunter
Benutzerdefinierter Filter: Nur der Volltext der gefilterten Dokumente wird zurückgesetzt. Dies ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie wissen, wann der Volltextserver nicht mehr funktioniert, so dass Sie den Volltextindex nur für Dokumente nach einem bestimmten Datum neu erstellen können.

Ziel vom Volltext-Reset

Es gibt verschiedene Arten, den Volltextindex zurückzusetzen.Wenn Sie unter Betroffene Dokumente einen Filter gesetzt haben, werden nur die Volltextdaten für diese Dokumente zurückgesetzt..

Nicht bearbeitete Dokumente und fehlgeschlagene Volltextextrahierung re-indexieren
Verwenden Sie diese Option, wenn die Textextraktion fehlgeschlagen ist oder fehlerhaft arbeitet. Je nach Anzahl der ausgewählten Dokumente kann dieser Reset die Performance Ihrer Datenbank erheblich beeinträchtigen.
Technischer Hintergrund: Diese Option sucht nach fehlgeschlagenen und/oder unbearbeiteten Dokumenten in Ihrer Auswahl, extrahiert den Dokumentinhalt erneut und baut die Volltextdaten neu auf.
Nur Daten, die in der Volltextdatenbank gespeichert sind, löschen und re-indexieren
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie falsche Suchergebnisse erhalten oder das Highlighten im Viewer nicht funktioniert. Dieser Reset ist am schnellsten durchgeführt.
Technischer Hintergrund: Dieser Reset erstellt die Volltextdaten für die ausgewählten Dokumente anhand der in der Datenbank gespeicherten Textaufnahmen neu. Diese Option löscht nur die Katalogdateien von der Volltextsuche, nicht aber die in der Datenbank gespeicherten Textshots. Damit lassen sich die Katalogdateien nach einem Upgrade oder nach einer Neukonfiguration des Volltextservers schneller neu anlegen, als wenn die Dokumente komplett neu indexiert werden müssen.
Löschen und Neuindizieren aller in der Volltextdatenbank gespeicherten Daten sowie der direkt mit den Dokumenten gespeicherten Volltextdateien
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Konfigurationen von Textextraktionswerkzeugen oder OCR-Vorlagen aktualisiert oder geändert haben. Je nach Anzahl der ausgewählten Dokumente kann diese Aktion erhebliche Ressourcen Ihres Servers beanspruchen.
Der Text wird immer mit der aktuell ausgewählten OCR- und Textextraktions-Methode extrahiert. Wenn diese Methoden seit der letzten Erstellung von Textshots geändert wurden, kann sich der neu extrahierte Text vom vorherigen unterscheiden und andere Suchergebnisse liefern.
Technischer Hintergrund: Dieser Reset erstellt die Textextraktionen für die ausgewählten Dokumente neu und baut anschließend die Volltextdaten neu auf.

Bei Archiven mit zahlreichen Dokumenten kann ein Volltext-Reset eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Um einzuschätzen, wann die Volltextsuche wieder zur Verfügung steht, wird der Status in zwei Stufen eingeblendet, nämlich das Aktualisieren des Dokumentstatus und die Anzahl der bereits re-indexierten Dokumente. Die Statusanzeige aktualisiert sich alle zehn Sekunden in Blöcken von 50 bearbeiteten Dokumenten (0 / 50 / 100 / 150 ...). Wenn das Browserfenster mit der Archivkonfiguration eine Zeitlang inaktiv ist oder das Fenster geschlossen wird, aktualisiert sich die Anzeige beim erneuten Öffnen des Fensters.

OCR-Vorlage

Anhand einer OCR-Vorlage kann die Volltextsuche die Schriftzeichen einer bestimmten Sprache oder Zahlen noch schneller und genauer erkennen.

OCR-Vorlagen werden in der DocuWare Konfiguration im Bereich Allgemein > Texterkennung eingerichtet. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe der Texterkennung.

Versionsmanagement

Geänderte Dokumente können in DocuWare als neue Versionen gespeichert werden. Im Archiv befinden sich dann neben der aktuellen auch ältere Versionen. So lassen sich alle Änderungen an einem Dokument präzise nachverfolgen.

Das in Bearbeitung befindliche Dokument ist gesperrt. Andere Benutzer können das Dokument nur ansehen, aber nicht selber bearbeiten.

Versionsmanagement

Wenn „Versionsmanagement" für ein Archiv aktiviert ist, können die Benutzer einzelne oder mehrere Dokumente auschecken und im Briefkorb oder im Dateisystem bearbeiten. Dazu steht im Kontextmenü eines Dokumentes in der Ergebnisliste die Funktion Checkout zur Verfügung. Beim Einchecken kann der Benutzer eine Versionsnummer wählen, sie muss nur höher als die vorherige Nummer sein. Zusätzlich lässt sich ein Kommentar zur neuen Version eingeben.

Neue Versionen automatisch erstellen

Diese Funktion wirkt sich auf alle Dokumente in einem Archiv aus: Jedes Dokument wird automatisch ausgecheckt, sobald es zur Bearbeitung geöffnet wird. Beim Speichern wird das Dokument automatisch mit einer neuen Versionsnummer wieder eingecheckt.

Sie können, wenn diese Option aktiviert ist, Dokumente manuell auschecken. Jedoch steht danach für diese Dokumente die Bearbeiten-Funktion von DocuWare nicht mehr zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Versionsmanagement

Versions-Historie anzeigen

Ältere Versionen bleiben wie das Original im Archiv und können in der Versions-Historie betrachtet werden. Diese lässt sich im Web Client und im Windows Explorer Client beispielsweise über das Kontextmenü eines Dokuments aufrufen. Die Versions-Historie zeigt unter anderem die Versionsnummern, den Status, das Speicherdatum, eventuelle Kommentare sowie den Nutzer an, der das Dokument gespeichert hat.

In den Spalten Geändert am und Geändert durch werden Änderungen immer sowohl für Dokumentdateien als auch für Indexdaten verfolgt. Um nur Änderungen an der Datei zu verfolgen, markieren Sie die Spalten Geänderter Inhalt am und Inhalt geändert durch.

Dokumentenstatus ändern

Der Status eines Dokuments macht kenntlich, um welche Dokumentenversion es sich handelt. Dieser kann Aktuell für das neueste Dokument sein, In Bearbeitung für ein ausgechecktes Dokument sowie Veraltet für eine Version, die nicht mehr aktuell ist.

Der Status ändert sich automatisch, wenn ein Dokument aus einem Archiv mit aktiviertem Versionsmanagement im Originalprogramm geöffnet oder ausgecheckt wird. Folgende Nutzer können bei manuellem Versionsmanagement den Status einer Version von Veraltet oder In Bearbeitung in Aktuell umwandeln:

der Archivoperator
der Benutzer, der das Dokument aktuell ausgecheckt hat
der Benutzer, der das Dokument zuvor aus- und wieder eingecheckt hat

Dies ist beispielsweise dann nötig, wenn ein ausgechecktes Dokument aus Versehen gelöscht worden ist. Es kann jedoch nur eine Version den Status Aktuell haben. Sie ändern den Status eines Dokuments, indem Sie in der Versionsübersicht aus dem Kontextmenü der gewünschten Version den Punkt Checkout rückgängig machen oder Als aktuelle Version festlegen anklicken.

Hinweis: Die Suche in einem Archiv listet nur die Version mit dem Status Aktuell oder In Bearbeitung auf. Um sich alle Versionen anzeigen zu lassen, laden Sie die Versions-Historie (siehe oben).

Versionsnummer und Indexkriterien

Wenn Sie eine neue Version speichern oder ein Dokument ins Archiv einchecken, wird eine neue Versionsnummer vergeben. Beim manuellen Einchecken können Sie selber eine Haupt- und eine Unternummer wählen, Mit automatischem Versionsmanagement vergibt das System eine Nummer.

Die Indexkriterien ändern sich nicht, wenn eine neue Version erstellt wird, so dass die Versionen zunächst die gleichen Indexkriterien haben. Sie können die Indexkriterien bei der aktuellen Dokumentversion ändern, diese werden jedoch nicht auf die alten Versionen übertragen.

Die Dokumenten-ID ist für alle Dokumentversionen identisch.

Versionsmanagement konfigurieren

Um Versionsmanagement zu nutzen, ist für den Anwender das Archivrecht Checkout erforderlich. Zusätzlich aktivieren Sie das Versionsmanagement und eventuell das automatische Versionsmanagement für jedes Archiv einzeln.

Aktivieren Sie in der Ergebnislisten-Konfiguration die Optionen Versions-Historie öffnen, Alte Versionen anzeigen sowie Checkin/Checkout. Die entsprechenden Funktionen im Windows Explorer Client werden mit der Option Versionsmanagement automatisch aktiviert.

Damit die für das Versionsmanagement erforderlichen Daten gespeichert werden können, sind für jedes Archiv neue Datenbankfelder erforderlich. Die neuen Datenbankfelder erstellt DocuWare, sobald das Versionsmanagement in den jeweiligen Archiveinstellungen aktiviert wird. Bitte beachten Sie: Versionsmanagement lässt sich nicht mehr deaktivieren.

Sind für ein Feld nur eindeutige Einträge erlaubt, kann Versionsmanagement nicht genutzt werden.

Anmerkungen:

Beim Transfer von Dokumenten werden alle Dokumentversionen übertragen – vorausgesetzt, dass Quelle und Ziel Versionsmanagement unterstützen.
Synchronisation lässt sich mit Archiven mit aktiviertem Versionsmanagement nicht nutzen.
Beim Checkin vom Briefkorb wird das Dokument aus dem Briefkorb gelöscht. Im Dateisystem bleibt die Datei auch nach dem Checkin erhalten, kann aber natürlich nicht erneut eingecheckt werden.
Der Benutzer kann das aktuelle Dokument samt sämtlichen Versionen löschen. Voraussetzung ist, dass der Benutzer generell das Recht hat, Dokumente aus dem Archiv zu löschen. Einzelne veraltete Versionen lassen sich nicht entfernen.
Auch wenn das ausgecheckte Dokument nicht geändert wurde, legt DocuWare automatisch eine neue Version beim Einchecken an. Wenn der Nutzer dies nicht möchte, checkt er die ausgecheckte Version nicht wieder ein, sondern setzt im Archiv die Version mit dem Status "In Bearbeitung" auf "Aktuell".

Sicherheit

Für das Archiv sind folgende Sicherheitsoptionen verfügbar:

Dokumente verschlüsseln

In DocuWare Cloud sind die Dokumente immer verschlüsselt abgelegt.

Für On Premises: Die Dokumente werden mit dieser Option verschlüsselt abgelegt, so dass in keinem Fall ein direkter Zugriff über das Dateisystem möglich ist. Wenn Sie die Option Indexdaten im Speicherort aktiviert haben, bleiben die Indexdaten auch mit dieser Option unverschlüsselt.

Dokumente, die bereits vor der Aktivierung dieser Option abgelegt wurden, können nachträglich nicht mehr verschlüsselt werden.

Im Listenfeld definieren Sie die Länge des symmetrischen Schlüssels.Je länger der Schlüssel, desto sicherer ist das Verfahren, aber desto mehr Zeit benötigen Ver- und Entschlüsselung und damit Ablage und Suche.

Diese Option ist nur in einer ENTERPRISE-Version verfügbar.

Benutzer aus interner Anwendung vertrauen

Auch ein Benutzer ohne DocuWare-Konto kann Dokumente ablegen, wenn er beispielsweise von einem DocuWare MFP-Modul auf das Archiv zugreift.

Integrität vom Dokument mit Checksumme prüfen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird für alle Dokumente beim Ablegen ins Archiv eine Checksumme gebildet. Damit können Sie feststellen, ob ein Dokument auf Dateiebene geändert wurde. Öffnen Sie dazu das Dokument im Viewer des Web Client und klicken auf den Button Prüfen, ob Dokument bearbeitet wurde. Für diese Funktion wird der Algorithmus SHA-256 verwendet.

Sicherheitsstufe "Hoch" für dieses Archiv aktivieren

Damit sich diese Option verwenden lässt, muss erstens in DocuWare auf Systemebene die Sicherheitsstufe "Hoch" für die Organisation aktiviert sein. In DocuWare Cloud ist dies standardmäßig der Fall. Zweitens muss der jeweilige Archivbesitzer ein Benutzer mit der Sicherheitsstufe "Hoch" sein.

Die Sicherheitsstufe "Hoch" kann unter DocuWare Administration > Benutzerverwaltung für einen Benutzer aktiviert werden. Dafür ist das Funktionsrecht Benutzerverwaltung erforderlich.

Auf Hochsicherheits-Archive können nur Benutzer mit der Sicherheitsstufe "Hoch" zugreifen. Weisen Sie unter Berechtigungen dem Archiv die Hochsicherheits-Benutzer zu. Im White Paper Security ist beschrieben, welche weiteren Optionen die Hochsicherheitsstufe bietet.

Einmal aktiviert, kann die Änderung der Sicherheitsstufe nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Infos für Administratoren

GUID

Die GUID ist die Identifikationsnummer des Archivs. Sie wird beim Erstsellen des Archivs automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. Mit Hilfe der GUID lässt sich das Archiv beispielsweise per Programmierung oder per URL in eine andere Anwendung integrieren (Mehr Informationen).

Name der Datenbanktabelle

DocuWare vergibt den Namen für die Datenbanktabelle des Archivs automatisch. Er kann nicht geändert werden. Die SQL-Datenbank verwendet diesen Namen intern.

Datenbankverbindung und Speicherort

Die Datenbankverbindung und den Speicherort wählen Sie beim Anlegen eines Archivs.

Archivtabellen erstellen

Mit diesem Befehl richten Sie in der Datenbank neue, leere Archivtabellen ein. Das wird beispielsweise dann benötigt, wenn nach einem Hardware-Schaden DocuWare neu installiert werden muss. Nachdem die neuen Tabellen angelegt wurden, können Sie die Indexeinträge mit Hilfe der gespeicherten Dokumente-Header wiederherstellen. Dokument-Header sind XML-Dateien, die neben anderen Informationen sämtliche Indexdaten eines Dokuments enthalten.

Indexdaten-Backup im Speicherort

Metadaten wie Index- und Systemeinträge, Anmerkungen und Stempel werden ab DocuWare Version 7 komplett in der Datenbank gespeichert und können zum Beispiel nach einem Hardwareschaden über das Datenbankbackup wieder eingespielt werden.