DocuWare 内ではドキュメント自体に加えられない変更もあります。表計算ファイル内の価格や契約書内の段落は、そのドキュメントを作成したプログラムで変更する必要があります。
DocuWare は、そのようなドキュメントをネイティブアプリケーション、つまり Microsoft 365 for the web またはコンピューターにインストールされたプログラムで開きます。保存すると変更内容は DocuWare に戻り、ドキュメントの作業中は同僚に対してロックされます。
サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 新しいDocuWareクライアントのみ
このページの内容
従来の DocuWare Client をご存じの場合
従来の Client で、リンク 新しい DocuWare を開く から新しい DocuWare Client を開きます。ネイティブアプリケーションでの編集は従来と同じように動作します。設定をやり直す必要はなく、権限も変わりません。Microsoft 365 for the web とコンピューター上のプログラムのどちらを使うかも、引き続き選択できます。変更できないドキュメントに新しく付くラベルは表示のみだけです。
新しい DocuWare Client は、現時点では DocuWare Cloud でのみ利用できます。オンプレミス環境では引き続き従来の Client をご利用ください。
編集のためにドキュメントを開く
ドキュメントを編集するには、ビューアーのヘッダー、または結果リストや文書トレイ内のドキュメントの右クリックメニューから開きます。表示される選択肢はファイルの種類によって異なります。
Microsoft Office ドキュメントの場合、選択できるのはデスクトップアプリで編集と Microsoft for web で編集の 2 つです。
PDF ファイルなど、その他のドキュメントではデスクトップアプリで編集のみが表示されます。
2 つの選択肢は、編集を行う場所が異なります。
Microsoft for web で編集では、対応する Microsoft 365 Web アプリケーションでドキュメントが開きます。コンピューターに何かをインストールする必要はなく、自分専用の Microsoft 365 ライセンスも不要です。
デスクトップアプリで編集では、コンピューターにインストールされているアプリケーションでドキュメントが開きます。Office ドキュメントの場合は Microsoft Office アプリケーション、サポートされているその他のファイル形式の場合は、そのファイル形式に対してコンピューターが既定で使用するプログラムです。
ローカルにインストールされたプログラムで編集するには、デスクトップアプリ Edit & Send がインストールされ、実行されている必要があります。インストールされていない場合や実行されていない場合は、その旨のメッセージが表示され、ドキュメントは開きません。
変更内容を保存する
ネイティブアプリケーションで保存すると、変更内容が DocuWare に反映されます。保存されているドキュメントがどうなるかは、ファイルキャビネットによって異なります。自動バージョン管理が有効な場合は新しいバージョンが作成され、以前のバージョンも保持されます。有効でない場合は、変更後のドキュメントが保存済みのドキュメントを置き換えます。
デスクトップアプリで編集した場合、新しいバージョンはドキュメントを閉じた後にのみ作成されます。ドキュメントを開いたまま保存してもバージョンは作成されないため、作業が終わったらドキュメントを閉じてください。
ドキュメントの編集中、そのドキュメントは最大 48 時間、他のユーザーに対してロックされます。その間、同僚には表示のみと表示されます。
ドキュメントを編集できない場合
変更してはならないドキュメントには、ビューアー内で名前の横に表示のみというラベルが付きます。ラベルにポインターを合わせると、その理由が表示されます。
ドキュメントに署名スタンプが押されている。
現在のバージョンではなく、過去のバージョンを表示している。
他のユーザーが現在そのドキュメントを編集している。
そのファイルキャビネットでドキュメントの内容を編集する権限がない。
管理者向けの注意事項
構成は不要です。従来の Client と同様に、ネイティブアプリケーションでの編集に特別な構成は必要ありません。ユーザーが利用できるかどうかを決めるのはファイルキャビネットの権限、ライセンス、そしてユーザーのコンピューターにインストールされているソフトウェアです。
Edit & Send: このデスクトップアプリは、ローカルにインストールされたプログラムで編集する場合に、ユーザーのコンピューターに必要です。Microsoft Office でも、その他のファイル形式でも同様です。Microsoft 365 for the web での編集には、デスクトップアプリも Microsoft 365 ライセンスも必要ありません。
編集によって新しいバージョンが作成されるか、ドキュメントが上書きされるかは、ファイルキャビネットの自動バージョン管理によって決まります。デスクトップアプリの場合、バージョンが書き込まれるのは、ユーザーが保存したときではなく、ドキュメントを閉じたときです。
開いているドキュメントは、最大 48 時間、他のユーザーに対してロックされます。そのため、ドキュメントを開いたままにしているユーザーは、ロックが解除されるまでチーム全体に対してそのドキュメントをブロックすることになります。