保存されたドキュメントに対してユーザーが実行できる機能は、ファイルキャビネットの権限によって制御されます。ユーザーがドキュメントを選択すると、DocuWare は、そのユーザーがファイルキャビネットに対して保持している権限、ライセンス、および場合によってはバージョン管理などのファイルキャビネット設定に基づいて、ドキュメントメニューを構成します。
権限は、次の場所でファイルキャビネットプロファイルを通じて割り当てます。 DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > 権限。1 人のユーザーが複数のプロファイルを保持できます。同じ権利を付与するすべてのプロファイルの権限は加算されます。
管理者は、以下の表を使用して、機能に必要な権限と、権限を取り消したときにまとめて削除される機能を確認してください。
サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 新しいDocuWareクライアントのみ
従来の DocuWare Client をご存じの場合
従来のクライアントでは、結果ダイアログに次の設定がありました。結果リスト機能。この設定はドキュメントメニューの機能をチェックボックスとして一覧表示し、その 1 つの結果リストに対してのみ有効でした。同じユーザーが、同じファイルキャビネット上で、ある結果リストからはダウンロードでき、別の結果リストからはダウンロードできないということがありました。
この設定は適用されなくなりました。ドキュメントメニューはファイルキャビネットの権限から構成されるため、機能はすべてのリストで使用できるか、どのリストでも使用できないかのいずれかです。ユーザーがある機能を使用する権限を持っていた場合、今後はどこでもその機能を使用できます。ダイアログは、ユーザーが何を検索し何を見るかを構成するものであり、ユーザーに何が許可されるかを構成するものではありません。
既存の構成を見直す際には、次の 3 つの影響が関係します。
機能が独自のファイルキャビネット権限を持つ場合は、以前の動作を再現できます。結合（クリップ）と削除の 2 つがこれに該当します。
複数の機能が 1 つの権限を共有している場合、それらはまとめてのみ無効にできます。たとえば、エクスポートを取り消すと、印刷、すべてのダウンロード、添付ファイル付きの送信、コピー、チェックアウト、編集が削除されます。
機能の背後に権限がない場合、その機能は常に使用できます。これは、ドキュメントリンクの共有と、結果リスト自体の機能に当てはまります。
1 つの機能が、これまで対象外だったファイルキャビネット権限の対象になりました。ページを管理は、ドキュメントの表示とドキュメントの編集によって制御されます。
権限が適用される範囲
権限は、ユーザーとファイルキャビネットに適用されます。個々のリストには適用されません。そのため、保存されたドキュメントが表示される場所ではどこでも、同じドキュメントメニューが表示されます。
検索の結果リスト
タスクリスト
ファイルキャビネット横断検索
DocuWare Aura
バージョンの概要
ビューアー
リスト形式のドキュメント表示はすべて同じロジックに従います。ただし、ページによっては、このリストにページ固有のオプションが追加されることがあります。そのため、これらのリストは製品内の場所によって異なる場合があります。DocuWare Aura は参照先ドキュメントをリストに表示せず、現時点ではリスト機能も提供していません。
ファイルキャビネット全体に関わる 2 つの制御は、権限ではありません。
DocuWare Aura： ファイルキャビネットは、Aura インデックス作成に追加されている場合にのみ Aura の検索対象になります。この構成によって、ファイルキャビネットがそこに表示されるかどうかが決まります。
複数のファイルキャビネットを横断する検索： ユーザーが検索権限を持つすべてのファイルキャビネットが対象になります。個別に除外する設定はありません。ファイルキャビネットをファイルキャビネット横断検索の対象外にするには、検索権限を取り消してください。これにより、従来のクライアントでの検索からもそのファイルキャビネットが除外されます。
ファイルキャビネットの権限
ユーザーがドキュメントメニューで見る機能は、ファイルキャビネットの権限のみによって決まります。ダイアログやリストの設定が機能を追加したり削除したりすることはありません。
一般権限
保存： 新しいドキュメントをファイルキャビネットに保存します。
検索： ファイルキャビネットを検索します。ドキュメントの印刷、ダウンロード、送信にも必要です。
ドキュメントの表示： ビューアーでドキュメントを開きます。これは他のほとんどの機能の前提となります。
インデックスデータの編集： 保存されたドキュメントのインデックスエントリを変更します。ユーザーが変更できるフィールドは、インデックスフィールド権限の修正によって決まります。
ドキュメントの編集： 保存されたドキュメントの内容を変更します。たとえば、外部アプリケーションで編集したり、ページを管理したりします。
ドキュメントの削除： 保存されたドキュメントを削除します。ドキュメントから添付ファイルを解除する場合にも必要です。
エクスポート： ファイルキャビネットからファイルを取り出します。これには、ダウンロード、印刷、添付ファイル付きの送信、文書トレイまたは別のファイルキャビネットへのコピー、チェックアウト、編集が含まれます。
追加：保存されたドキュメントにさらにドキュメントを追加します。
チェックアウト： ドキュメントをチェックアウトし、新しいバージョンとして再び保存します。ファイルキャビネットでバージョン管理が必要です。
ドキュメントの履歴を表示： ドキュメントのドキュメント履歴を表示します。
オーバーレイ権限
注釈の追加、注釈の削除、注釈の変更： ビューアーで注釈を作成、削除、変更します。
スタンプを設定： ドキュメントにスタンプを適用します。
グラフィック要素を非表示： ビューアーで注釈とスタンプを非表示にします。
グラフィック要素を非表示にしても、注釈ありまたは注釈なしのダウンロードオプションには影響しません。エクスポート権限を持つユーザーは、この権限に関係なく、ドキュメントを元の形式でダウンロードできます。
管理権限
権限を管理： ファイルキャビネットのプロファイルと権限を割り当てます。
オペレーター (権限の変更なし)： 権限を割り当てずにファイルキャビネットを管理します。
ダイアログの管理： 検索ダイアログ、保存ダイアログ、結果ダイアログを作成および変更します。
[以下に情報が続きます: 3 つの管理権限の検証済みの説明。]
インデックスフィールド権限
インデックスフィールド権限はフィールドごとに設定され、一般権限と組み合わされます。
読み取り： フィールドの値を表示します。
検索： フィールドを検索条件として使用します。
書き込み： ドキュメントの保存時にフィールドに入力します。
修正： 保存されたドキュメントのフィールドの値を変更します。
新規エントリを許可： フィールドの選択リストに新しいエントリを追加します。
所有者
所有者は単一の権限ではありません。標準プロファイルの 1 つであり、ファイルキャビネットのすべての一般権限、オーバーレイ権限、インデックスフィールド権限を付与します。
ドキュメント機能
表には、機能に必要なファイルキャビネットの権限を示します。その他の条件の列には、ライセンスやファイルキャビネット設定など、ファイルキャビネット権限ではないものをすべて記載しています。
表示
機能 | ファイルキャビネットの権限 | その他の条件 |
|---|---|---|
ビューアーで開く | ドキュメントの表示 | |
新しいビューアーウィンドウで開く | ドキュメントの表示 | |
ドキュメントリレーション | ドキュメントの表示 | ドキュメントリレーションは結果リストに対して定義されます |
バージョンの概要 | 概要を開くにはドキュメントの表示、バージョンを表示するにはチェックアウト | バージョン管理が有効である |
印刷とダウンロード
機能 | ファイルキャビネットの権限 | その他の条件 |
|---|---|---|
印刷 | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 | |
元の形式でダウンロード | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 | |
注釈なしの PDF としてダウンロード | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 | |
注釈付きの PDF としてダウンロード | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 |
送信と共有
機能 | ファイルキャビネットの権限 | その他の条件 |
|---|---|---|
元の形式で送信 | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 | ライセンスがドキュメントの送信を許可している |
注釈なしの PDF として送信 | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 | ライセンスがドキュメントの送信を許可している |
注釈付きの PDF として送信 | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 | ライセンスがドキュメントの送信を許可している |
ハイパーリンクとして送信 | ドキュメントの表示、エクスポート、検索 | 受信者は自分自身の権限でドキュメントを開きます |
ドキュメントのリンクをコピー、メールまたは Teams で共有 | なし | 受信者は自分自身の権限でドキュメントを開きます |
リクエストを送信 | ドキュメントの表示 | Workflow Manager ライセンス |
ドキュメントとインデックスエントリの編集
機能 | ファイルキャビネットの権限 | その他の条件 |
|---|---|---|
編集 | ドキュメントの編集、ドキュメントの表示、エクスポート | ドキュメントごとに確認されます |
ページを管理 | ドキュメントの表示、ドキュメントの編集 | ドキュメントが PDF である |
ファイルを添付する、クリップ | ドキュメントの表示、追加 | 読み取り専用ライセンスまたは Workflow User ライセンスでは使用できません |
添付ファイルを解除する | ドキュメントの削除 | |
インデックスエントリを編集 | インデックスデータの編集、インデックスフィールド権限の修正 | |
すべてのドキュメントのインデックスエントリを変更 | インデックスデータの編集、インデックスフィールド権限の修正 | ライセンスが複数ドキュメントのインデックスエントリの変更を許可している |
コピー、チェックアウト、削除
機能 | ファイルキャビネットの権限 | その他の条件 |
|---|---|---|
文書トレイにコピー | コピー元ファイルキャビネットでのエクスポート | コピー先の文書トレイに対する権限 |
ファイルキャビネットにコピー | コピー元ファイルキャビネットでのエクスポート、コピー先ファイルキャビネットでの保存 | |
チェックアウト | ドキュメントの表示、エクスポート、チェックアウト | バージョン管理が有効である |
ドキュメントのステータスを変更 | チェックアウト | バージョン管理が有効である |
削除 | ドキュメントの削除 | ライセンスがドキュメントの削除を許可している |
エクスポートと履歴
機能 | ファイルキャビネットの権限 | その他の条件 |
|---|---|---|
DocuWare Request としてエクスポート | エクスポート、パッケージにファイルが含まれる場合 | |
履歴、インスタンス 履歴 | ドキュメントの表示または検索 | Workflow Manager ライセンス |
履歴、ドキュメント履歴 | ドキュメントの履歴を表示 |
履歴を開くと、2 つの部分から成る 1 つのダイアログが開きます。ワークフロー履歴は、ユーザーが Workflow Manager ライセンスと、ドキュメントの表示または検索を持っている場合に表示されます。ドキュメント履歴は、ユーザーがドキュメントの履歴を表示を持っている場合に表示されます。ワークフロー履歴のための個別の権限はありません。
結果リスト全体に対する機能
上記の機能は、選択した 1 つ以上のドキュメントに対して作用します。3 つの機能は結果リスト自体に対して作用します。これらはドキュメントファイルではなくインデックスデータやリンクを渡すものであり、ファイルキャビネットの権限による制御はありません。
機能 | ファイルキャビネットの権限 | その他の条件 |
|---|---|---|
結果リストのリンクをコピー | なし | 受信者は自分自身の権限でリストを開き、表示が許可されているドキュメントのみを参照します |
CSV ファイルにエクスポート | なし |
結果リストを開けるユーザーは誰でも、その内容を渡すことができます。リンク、インデックスエントリの一覧、および同じエントリの CSV ファイルは、いずれもクライアントがすでに表示している情報を含んでいます。従来のクライアントでは、結果リストを送信と CSV ファイルにエクスポートのチェックボックスがこれを制御する唯一の手段であり、1 つの結果リストにのみ適用されました。これらに代わる権限はありません。
結果リストのリンクは、固定されたドキュメントの集合ではなく、検索を指します。受信者が同じドキュメントを参照できるかどうかは、受信者自身の権限とファイルキャビネットの状態によって決まります。
権限が制御しないもの
形式： 元の形式と PDF、または注釈付きの PDF と注釈なしの PDF を区別する権限はありません。エクスポート権限を持つユーザーは、すべてのダウンロード形式と送信形式を使用できます。以前は PDF のみを許可していた場合は、新しいクライアントに移行する前にこれらの構成を確認してください。
リストごとの適用範囲： 権限はファイルキャビネットに適用され、場合によってはそのファイルキャビネット内のドキュメントのサブセットに適用されます。ビューは結果リストごと、またはリスト全般に対して定義されます。