Certaines modifications ne peuvent pas être effectuées sur le document lui-même dans DocuWare. Un prix dans une feuille de calcul ou un paragraphe dans un contrat doit être modifié dans le programme avec lequel le document a été créé.
DocuWare ouvre un tel document dans son application native, soit dans Microsoft 365 for the web, soit dans un programme installé sur votre ordinateur. Vos modifications reviennent dans DocuWare lorsque vous enregistrez, et pendant que vous travaillez sur le document, celui-ci est verrouillé pour vos collègues.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement
Sur cette page
Vous connaissez le Client DocuWare classique ?
Dans le Client classique, ouvrez le nouveau Client DocuWare avec le lien Ouvrir le nouveau DocuWare. La modification dans une application native fonctionne comme dans le Client classique : rien n'a à être reconfiguré, vos autorisations sont les mêmes et vous choisissez toujours entre Microsoft 365 for the web et le programme installé sur votre ordinateur. Seule une étiquette est nouvelle pour les documents que vous ne pouvez pas modifier : Afficher uniquement.
Le nouveau Client DocuWare n'est disponible que dans DocuWare Cloud pour l'instant. Les systèmes sur site (on-premises) continuent de fonctionner avec le Client classique.
En savoir plus sur toutes les limites actuelles du nouveau Client DocuWare
Ouvrir un document pour le modifier
Vous ouvrez un document pour le modifier depuis l'en-tête de la visionneuse, ou depuis le menu contextuel du document dans une liste de résultats ou un bac à documents. L'option que vous voyez dépend du type de fichier.
Documents Microsoft Office : vous avez le choix entre Modifier dans l'application de bureau et Modifier dans Microsoft for web.
Tous les autres documents, par exemple les fichiers PDF : seul Modifier dans l'application de bureau est proposé.
Les deux options diffèrent par l'endroit où la modification a lieu :
Modifier dans Microsoft for web ouvre le document dans l'application web Microsoft 365 correspondante. Rien n'a à être installé sur votre ordinateur, et vous n'avez pas besoin de votre propre licence Microsoft 365.
Modifier dans l'application de bureau ouvre le document dans l'application installée sur votre ordinateur : l'application Microsoft Office pour un document Office, et pour tout autre type de fichier pris en charge, le programme que votre ordinateur utilise par défaut pour ce type de fichier.
Pour la modification dans un programme installé localement, l'application de bureau Edit & Send doit être installée et en cours d'exécution. Si elle est absente ou n'est pas lancée, un message vous en informe et le document n'est pas ouvert.
Enregistrer vos modifications
Vos modifications parviennent à DocuWare lorsque vous enregistrez dans l'application native. Ce qu'il advient du document stocké dépend de l'armoire. Avec la gestion automatique des versions, une nouvelle version est créée et la précédente est conservée. Sans elle, le document modifié remplace celui qui est stocké.
Lorsque vous modifiez dans une application de bureau, la nouvelle version n'est créée qu'après la fermeture du document. Enregistrer pendant que le document reste ouvert ne crée pas de version. Fermez donc le document lorsque vous avez terminé.
Pendant que vous modifiez un document, celui-ci est verrouillé pour les autres utilisateurs, pour une durée maximale de 48 heures. Vos collègues le voient alors comme Afficher uniquement pendant cette période.
Lorsqu'un document ne peut pas être modifié
Un document qui ne doit pas être modifié porte une étiquette Afficher uniquement à côté de son nom dans la visionneuse. Pointez sur l'étiquette pour en connaître la raison :
Un tampon de signature a été apposé sur le document.
Vous consultez une version antérieure du document, et non la version actuelle.
Un autre utilisateur est en train de modifier le document.
Vous n'avez pas l'autorisation de modifier le contenu des documents dans cette armoire.
Remarques pour les administrateurs
Aucune configuration nécessaire : comme dans le Client classique, la modification dans une application native ne requiert aucune configuration particulière. Ce qui détermine si un utilisateur peut l'utiliser, ce sont les autorisations d'armoire, la licence et les logiciels installés sur l'ordinateur de l'utilisateur.
Edit & Send : cette application de bureau est requise sur l'ordinateur de l'utilisateur pour la modification dans un programme installé localement, aussi bien pour Microsoft Office que pour les autres types de fichiers. La modification dans Microsoft 365 for the web ne nécessite ni l'application de bureau ni une licence Microsoft 365 pour l'utilisateur.
Le fait qu'une modification crée une nouvelle version ou écrase le document dépend de la gestion automatique des versions de l'armoire. Avec une application de bureau, la version est écrite lorsque l'utilisateur ferme le document, et non lorsqu'il enregistre.
Un document ouvert est verrouillé pour les autres utilisateurs pendant 48 heures au maximum. Un utilisateur qui laisse un document ouvert le bloque donc pour le reste de l'équipe jusqu'à l'expiration du verrou.