Les fonctions qu'un utilisateur peut appeler sur un document stocké sont régies par les autorisations d'armoire. Lorsqu'un utilisateur sélectionne un document, DocuWare compose le menu du document à partir des autorisations dont cet utilisateur dispose sur l'armoire, de la licence et, dans certains cas, de paramètres de l'armoire tels que la gestion des versions.
Les autorisations sont attribuées via les profils d'armoire dans DocuWare Configurations > Armoires > Autorisations. Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils. Les autorisations de tous les profils qui accordent le même droit s'additionnent.
En tant qu'administrateur, utilisez les tableaux ci-dessous pour savoir quelle autorisation une fonction requiert, et quelles fonctions sont retirées ensemble lorsque vous révoquez une autorisation.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement
Vous connaissez le Client DocuWare classique ?
Dans le Client classique, une boîte de dialogue de résultats disposait du paramètre Fonctions de liste de résultats. Il répertoriait les fonctions du menu du document sous forme de cases à cocher et ne valait que pour cette liste de résultats. Un même utilisateur pouvait télécharger depuis une liste de résultats et pas depuis une autre, sur la même armoire.
Ce paramètre ne s'applique plus. Le menu du document est composé à partir des autorisations d'armoire : une fonction est donc disponible dans toutes les listes ou dans aucune. Si l'utilisateur disposait des autorisations nécessaires pour utiliser une fonction, il peut désormais l'utiliser partout. Les boîtes de dialogue définissent ce qu'un utilisateur recherche et voit, non ce qu'il est autorisé à faire.
Trois conséquences sont à prendre en compte lorsque vous réexaminez une configuration existante :
Lorsqu'une fonction dispose de sa propre autorisation d'armoire, vous pouvez reproduire le comportement précédent. Fusionner (Attacher) et Supprimer sont les deux cas concernés.
Lorsque plusieurs fonctions partagent une même autorisation, elles ne peuvent être désactivées qu'ensemble. Révoquer Exporter, par exemple, retire l'impression, tous les téléchargements, l'envoi avec pièce jointe, la copie, l'extraction et l'édition.
Lorsqu'aucune autorisation ne régit une fonction, celle-ci est toujours disponible. C'est le cas du partage d'un lien de document et des fonctions de la liste de résultats elle-même.
Une fonction est désormais régie par une autorisation d'armoire qui ne la régissait pas auparavant. Gérer les pages est régie par Afficher les documents et Modifier les documents.
Où s'appliquent les autorisations
Les autorisations s'appliquent à un utilisateur et à une armoire. Elles ne s'appliquent pas à une liste isolée. Le même menu du document apparaît donc partout où un document stocké est affiché :
Liste de résultats d'une recherche
Liste de tâches
Recherche multi-armoires
DocuWare Aura
Aperçu des versions
Visionneuse
Tous les affichages de documents sous forme de liste suivent la même logique. Certaines pages peuvent toutefois ajouter à cette liste des options qui leur sont propres. C'est pourquoi ces listes peuvent encore différer d'un endroit à l'autre du produit. DocuWare Aura n'affiche pas les documents référencés dans une liste et ne propose actuellement aucune fonction de liste.
Deux commandes valables pour toute l'armoire ne sont pas des autorisations :
DocuWare Aura : une armoire n'est interrogée par Aura que si elle a été ajoutée à l'indexation Aura. Cette configuration détermine si l'armoire apparaît à cet endroit.
Recherche dans plusieurs armoires : elle porte sur toutes les armoires pour lesquelles l'utilisateur dispose de l'autorisation Rechercher. Il n'existe pas de désactivation distincte. Pour exclure une armoire de la recherche multi-armoires, retirez l'autorisation Rechercher. L'armoire est alors également retirée des recherches effectuées dans le Client classique.
Autorisations d'armoire
Les fonctions qu'un utilisateur voit dans le menu du document sont déterminées par les seules autorisations d'armoire. Aucun paramètre de boîte de dialogue ou de liste n'ajoute ni ne retire de fonction.
Autorisations générales
Stocker : stocker de nouveaux documents dans l'armoire.
Rechercher : effectuer une recherche dans l'armoire. Également requis pour imprimer, télécharger et envoyer des documents.
Afficher les documents : ouvrir des documents dans la visionneuse. C'est la base de la plupart des autres fonctions.
Modifier les données d'index : modifier les entrées d'index de documents stockés. Les champs qu'un utilisateur peut modifier sont déterminés par l'autorisation de champ index Modifier.
Modifier les documents : modifier le contenu d'un document stocké, par exemple en l'éditant dans une application externe ou en gérant ses pages.
Supprimer les documents : supprimer des documents stockés. Également requis pour retirer une pièce jointe d'un document.
Exporter : sortir un fichier de l'armoire. Cela couvre le téléchargement, l'impression, l'envoi avec pièce jointe, la copie vers un bac à documents ou vers une autre armoire, l'extraction et l'édition.
Ajouter : ajouter d'autres documents à un document stocké.
Extraire : extraire un document et le stocker de nouveau en tant que nouvelle version. Nécessite la gestion des versions sur l'armoire.
Afficher l'historique des documents : afficher l'historique d'un document.
Autorisations de superposition
Ajouter des annotations, Supprimer les annotations, Modifier les annotations : créer, retirer et modifier des annotations dans la visionneuse.
Définir les tampons : apposer des tampons sur un document.
Masquer les éléments graphiques : masquer les annotations et les tampons dans la visionneuse.
Masquer les éléments graphiques n'a aucune incidence sur les options de téléchargement avec ou sans annotations. Un utilisateur disposant de l'autorisation Exporter peut télécharger le document dans son format d'origine, indépendamment de cette autorisation.
Autorisations administratives
Gérer les autorisations : attribuer des profils et des autorisations pour l'armoire.
Opérateur (sans changement d'autorisations) : administrer l'armoire sans attribuer d'autorisations.
Gérer les boîtes de dialogue : créer et modifier des boîtes de dialogue de recherche, de stockage et de résultats.
[Information à suivre : descriptions vérifiées des trois autorisations administratives.]
Autorisations de champ index
Les autorisations de champ index se définissent par champ et se combinent avec les autorisations générales.
Lire : voir la valeur du champ.
Rechercher : utiliser le champ comme critère de recherche.
Écrire : renseigner le champ lors du stockage d'un document.
Modifier : modifier la valeur du champ sur un document stocké.
Autoriser de nouvelles entrées : ajouter de nouvelles entrées à la liste de sélection du champ.
Propriétaire
Propriétaire n'est pas une autorisation isolée. C'est l'un des profils standard, et il accorde toutes les autorisations générales, de superposition et de champ index de l'armoire.
Fonctions de document
Les tableaux indiquent les autorisations d'armoire qu'une fonction requiert. La colonne Conditions supplémentaires répertorie tout ce qui n'est pas une autorisation d'armoire, par exemple une licence ou un paramètre d'armoire.
Affichage
Fonction | Autorisations d'armoire | Conditions supplémentaires |
|---|---|---|
Ouvrir dans la Visionneuse | Afficher les documents | |
Ouvrir dans une nouvelle fenêtre de visionneuse | Afficher les documents | |
Relations de document | Afficher les documents | Les relations de document sont définies pour la liste de résultats |
Aperçu des versions | Afficher les documents pour ouvrir l'aperçu, Extraire pour voir les versions | La gestion des versions est active |
Impression et téléchargement
Fonction | Autorisations d'armoire | Conditions supplémentaires |
|---|---|---|
Imprimer | Afficher les documents, Exporter, Rechercher | |
Télécharger au format d'origine | Afficher les documents, Exporter, Rechercher | |
Télécharger au format PDF sans annotations | Afficher les documents, Exporter, Rechercher | |
Télécharger au format PDF avec annotations | Afficher les documents, Exporter, Rechercher |
Envoi et partage
Fonction | Autorisations d'armoire | Conditions supplémentaires |
|---|---|---|
Envoyer au format d'origine | Afficher les documents, Exporter, Rechercher | La licence autorise l'envoi de documents |
Envoyer au format PDF sans annotations | Afficher les documents, Exporter, Rechercher | La licence autorise l'envoi de documents |
Envoyer au format PDF avec annotations | Afficher les documents, Exporter, Rechercher | La licence autorise l'envoi de documents |
Envoyer en tant qu'hyperlien | Afficher les documents, Exporter, Rechercher | Le destinataire ouvre le document avec ses propres autorisations |
Copier le lien du document, partager par e-mail ou dans Teams | Aucune | Le destinataire ouvre le document avec ses propres autorisations |
Envoyer la requête | Afficher les documents | Licence Workflow Manager |
Modification des documents et des entrées d'index
Fonction | Autorisations d'armoire | Conditions supplémentaires |
|---|---|---|
Modifier | Modifier les documents, Afficher les documents, Exporter | Vérifié document par document |
Gérer les pages | Afficher les documents, Modifier les documents | Le document est un PDF |
Joindre des fichiers, Attacher | Afficher les documents, Ajouter | Non disponible avec une licence en lecture seule ou Workflow User |
Retirer une pièce jointe | Supprimer les documents | |
Modifier les entrées d'index | Modifier les données d'index, autorisation de champ index Modifier | |
Modifier les entrées d'index de tous les documents | Modifier les données d'index, autorisation de champ index Modifier | La licence autorise la modification des entrées d'index de plusieurs documents |
Copie, extraction et suppression
Fonction | Autorisations d'armoire | Conditions supplémentaires |
|---|---|---|
Copier vers un bac à documents | Exporter sur l'armoire source | Autorisations sur le bac à documents cible |
Copier vers une armoire | Exporter sur l'armoire source, Stocker sur l'armoire cible | |
Extraire pour réviser | Afficher les documents, Exporter, Extraire | La gestion des versions est active |
Modifier l'état du document | Extraire | La gestion des versions est active |
Supprimer | Supprimer les documents | La licence autorise la suppression de documents |
Exportation et historique
Fonction | Autorisations d'armoire | Conditions supplémentaires |
|---|---|---|
Exporter au format DocuWare Request | Exporter, si le paquet contient des fichiers | |
Historique, historique d'instance | Afficher les documents ou Rechercher | Licence Workflow Manager |
Historique, historique du document | Afficher l'historique des documents |
Historique ouvre une seule boîte de dialogue comportant deux parties. L'historique du processus de travail s'affiche si l'utilisateur dispose d'une licence Workflow Manager et de Afficher les documents ou Rechercher. L'historique du document s'affiche si l'utilisateur dispose de Afficher l'historique des documents. Il n'existe pas d'autorisation distincte pour l'historique du processus de travail.
Fonctions portant sur l'ensemble de la liste de résultats
Les fonctions ci-dessus agissent sur un ou plusieurs documents sélectionnés. Trois fonctions agissent sur la liste de résultats elle-même. Elles transmettent des données d'index ou un lien, non des fichiers de documents, et aucune autorisation d'armoire ne les régit.
Fonction | Autorisations d'armoire | Conditions supplémentaires |
|---|---|---|
Copier le lien de la liste des résultats | Aucune | Le destinataire ouvre la liste avec ses propres autorisations et ne voit que les documents qu'il est autorisé à voir |
Exporter vers un fichier CSV | Aucune |
Tout utilisateur pouvant ouvrir une liste de résultats peut en transmettre le contenu. Un lien, une liste d'entrées d'index et un fichier CSV de ces mêmes entrées contiennent tous des informations que le client affiche déjà. Dans le Client classique, les cases à cocher Envoyer la liste de résultats et Exporter vers un fichier CSV constituaient le seul contrôle en la matière, et elles ne valaient que pour une liste de résultats donnée. Aucune autorisation ne les remplace.
Un lien de liste de résultats pointe vers une recherche, non vers un ensemble figé de documents. Que le destinataire voie ou non les mêmes documents dépend de ses propres autorisations et de l'état de l'armoire.
Ce que les autorisations ne régissent pas
Format : aucune autorisation ne distingue le format d'origine du PDF, ni le PDF avec annotations du PDF sans annotations. Un utilisateur disposant de Exporter peut utiliser tous les formats de téléchargement et d'envoi. Si vous n'autorisiez auparavant que le PDF, vérifiez ces configurations avant de passer au nouveau client.
Portée par liste : une autorisation porte sur une armoire, et éventuellement sur un sous-ensemble de documents au sein de cette armoire. Les vues sont définies par liste de résultats, ou pour les listes en général.