Comment configurer DocuWare E-Invoicing Service

DocuWare E‑Invoicing Service connecte votre entité juridique, telle qu'une entreprise, aux réseaux de facturation électronique et aux administrations fiscales propres à chaque pays, afin d'envoyer et de recevoir des e-factures conformes.

Une fois votre entité juridique enregistrée pour DocuWare E‑Invoicing Service, connectez-la à DocuWare et configurez la manière dont les e-factures sont envoyées et reçues. Effectuez cette configuration séparément pour chaque entité juridique enregistrée.

Les prérequis pour E‑Invoicing Service sont indiqués dans l'article Aperçu : DocuWare E‑Invoicing Service.

Pour configurer les processus de travail pour les e-factures entrantes et sortantes, consultez l'article Comment configurer des processus de travail pour DocuWare E‑Invoicing Service.

1. Créer un nouveau E‑Invoicing Service

1. Accédez à DocuWare Configurations > Intégrations > E‑Invoicing.

2. Sélectionnez Nouveau E‑Invoicing Service.

3. Saisissez un Nom unique pour cette configuration. Choisissez un nom qui identifie clairement l'entité juridique et son objectif, par exemple « DE | Nom de l'entreprise ». Le nom de la configuration est également utilisé comme variable de processus de travail ConfigurationName pour référencer la configuration E‑Invoicing Service dans un processus de travail DocuWare.

4. Renseignez la configuration onglet par onglet comme décrit ci-dessous.

Onglet « Connexion au fournisseur »

Dans l'onglet Connexion au fournisseur, établissez la connexion entre DocuWare et votre entité juridique enregistrée.

Type d'environnement du fournisseur

• Production : à sélectionner pour les configurations productives et en exploitation.

• Préproduction : à sélectionner pour tester la configuration avant la mise en exploitation. Cette option n'apparaît que si un environnement de préproduction a été activé pour votre compte.

Nom de l'entreprise : sélectionnez l'entité juridique pour laquelle vous souhaitez configurer E‑Invoicing Service. La liste déroulante affiche toutes les entités juridiques enregistrées et confirmées. Seules les entreprises pour lesquelles l'enregistrement a été effectué avec succès sont disponibles.

Pays de l'entreprise : rempli automatiquement après l'établissement de la connexion. En lecture seule. Le pays détermine les types de transport et les options spécifiques au pays disponibles dans les onglets suivants.

Utilisateur de service : le compte utilisateur sous lequel s'exécute E‑Invoicing Service. Pour attribuer un autre utilisateur, sélectionnez Modifier l'utilisateur. Cet utilisateur doit disposer de l'autorisation pour exécuter un processus de travail DocuWare avec E‑Invoicing Service. Un compte de service dédié est recommandé afin de faciliter le suivi dans l'historique du processus de travail du document.

Sélectionnez Tester la connexion pour vérifier la connexion. En cas de réussite, le statut Connecté s'affiche et vous êtes guidé vers l'onglet suivant.

Onglet « Configuration Peppol »

L'onglet Configuration Peppol affiche les informations de connexion de votre entité juridique au réseau Peppol. DocuWare E‑Invoicing Service gère cette connexion en votre nom, en tant que prestataire de facturation électronique.

Tous les champs sont en lecture seule et renseignés automatiquement à partir des informations fournies lors de l'enregistrement de l'entreprise pour DocuWare E‑Invoicing Service. Pour modifier l'une de ces informations, contactez le Support DocuWare.

Statut : indique si Peppol est activé ou désactivé pour cette entité juridique.

Nom enregistré : nom sous lequel votre entité juridique est enregistrée dans le réseau Peppol. Il doit correspondre au nom d'entreprise utilisé lors de l'enregistrement.

ID/Identifiant Peppol : identifiant unique de votre entité juridique dans le réseau Peppol. Son format est propre à chaque pays et repose sur les informations d'identification fiscale fournies lors de l'enregistrement. Communiquez cet ID à vos fournisseurs pour qu'ils puissent vous envoyer des e-factures via le réseau Peppol.

Selon le profil pays, certains paramètres peuvent être modifiables tandis que d'autres sont fixes. Par exemple, en Belgique et en France, l'utilisation du réseau Peppol est obligatoire et la configuration Peppol ne peut pas être modifiée.

Activer et désactiver Peppol

La possibilité d'activer ou de désactiver Peppol dépend du pays de votre entité juridique :

• Optionnel (par exemple Allemagne) : utilisez le bouton Activer ou Désactiver pour activer ou désactiver Peppol pour cette entité juridique.

• Obligatoire (par exemple Belgique) : Peppol est requis et ne peut pas être désactivé après activation. Si Peppol n'est pas activé pour un pays où il est obligatoire, la configuration ne peut pas être enregistrée.

• France (cas particulier) : Peppol est activé automatiquement lors de l'inscription à l'Annuaire.

Information : réseau Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un ensemble de normes ouvertes et un réseau d'échange de documents d'e-procurement, en particulier d'e-factures, de manière cohérente et interopérable. Au sein du réseau Peppol, le contenu de la facture est toujours un fichier XML structuré, basé sur la norme EN 16931. Le caractère obligatoire de Peppol dépend du pays de l'entreprise et, dans certains cas, du type de transport (B2G ou B2B).

Onglet « Réception d'e-factures »

Dans l'onglet Réception d'e-factures, définissez la manière dont les e-factures et avoirs entrants sont traités dans DocuWare. L'onglet est divisé en deux sections : Factures et Avoirs. Configurez les deux sections séparément, car la structure XML des factures et des avoirs peut varier selon le format.

Information : configuration de traitement des documents

Si votre configuration de traitement des documents n'apparaît pas dans la liste déroulante, vérifiez qu'elle a bien été créée. Voir aussi les prérequis.

Les champs suivants sont disponibles dans les sections Factures et Avoirs :

Configuration de traitement des documents (obligatoire) : sélectionnez la configuration de traitement des documents qui extrait les données de l'e-facture entrante, les associe aux champs index DocuWare et importe le document dans l'armoire cible. Cette configuration doit être créée au préalable. Voir aussi les prérequis.

Format d'e-facture (obligatoire) : sélectionnez le format dans lequel les e-factures entrantes seront transformées pour le traitement interne et stockées dans DocuWare. DocuWare peut transformer des e-factures reçues dans différents formats en un format standardisé unique, ce qui vous permet d'appliquer un processus interne de traitement et d'approbation uniforme, quel que soit le format d'origine de l'expéditeur.

Formats du ou des documents attachés : sélectionnez des représentations supplémentaires du document à joindre à l'e-facture transformée :

• Original : joint l'e-facture dans son format de livraison d'origine, tel que fourni par l'expéditeur, par exemple UBL, CII, XRechnung ou d'autres formats propres au réseau.

• Facture PDF : joint une représentation PDF lisible de l'e-facture à des fins de consultation. Ce PDF n'a pas de valeur juridique.

• Facture PDF (signée) : cette option n'est pas prise en charge actuellement.

Information : conserver l'e-facture originale

La conservation de l'e-facture originale est une obligation légale. Sélectionnez toujours Original sous Formats du ou des documents attachés. Si l'original n'est pas stocké, il ne sera plus accessible et la conformité juridique ne pourra pas être assurée.

Champ ID réseau : sélectionnez le champ index de l'armoire dans lequel l'ID de référence réseau de la facture (par exemple l'ID de transaction Peppol) sera stocké. Cela vous permet de suivre et de référencer la facture entre les systèmes.

Une fois une e-facture reçue via DocuWare E‑Invoicing Service, elle est stockée dans l'armoire configurée et le processus d'approbation interne peut démarrer. Si le réseau applicable et la réglementation locale le permettent, les mises à jour de statut des e-factures reçues sont échangées automatiquement entre l'expéditeur et le réseau.

Onglet « Envoi d'e-factures »

Dans l'onglet Envoi d'e-factures, configurez la manière dont les e-factures sortantes sont traitées. Les paramètres définis ici servent de valeurs par défaut pour le processus de travail DocuWare. Certains paramètres peuvent être ajustés ou remplacés dans le processus de travail, et certaines valeurs peuvent évoluer en fonction du contenu de l'e-facture elle-même.

Pour savoir comment configurer le processus de travail d'envoi d'e-factures, consultez Comment configurer des processus de travail pour DocuWare E‑Invoicing Service (à venir).

Général

Type de transport par défaut : sélectionnez le réseau ou la méthode utilisé par défaut pour envoyer les e-factures. Les types de transport disponibles dépendent du pays de votre entité juridique.

Information : les paramètres par défaut peuvent être remplacés

Les paramètres par défaut de cet onglet peuvent être remplacés par le contenu de l'e-facture ou par la configuration du processus de travail.

Belgique (BE)

En Belgique, l'envoi d'e-factures via le réseau Peppol est obligatoire. Le Type de transport par défaut est défini sur Réseau Peppol. Aucune configuration supplémentaire propre au pays n'est requise dans cet onglet.

Information : envoi d'e-factures aux institutions publiques belges (B2G)

En Belgique, les e-factures adressées aux institutions publiques sont traitées via Mercurius, la plateforme fédérale de réception des e-factures fournisseurs. Les factures sont acheminées automatiquement via le réseau Peppol vers Mercurius à l'aide de l'ID Peppol du destinataire. Aucune configuration supplémentaire n'est requise au-delà de la configuration Peppol standard dans DocuWare E‑Invoicing Service.

Allemagne (DE)

En Allemagne, l'utilisation du réseau Peppol est optionnelle. Sélectionnez le type de transport préféré sous Type de transport par défaut.

Contrôles techniques et de règles métier : pour les e-factures stockées dans DocuWare, des contrôles techniques et de règles métier peuvent être effectués et un rapport peut être généré à des fins d'audit. Cette fonctionnalité est déclenchée et configurée dans le processus de travail DocuWare. Voir Comment configurer des processus de travail pour DocuWare E‑Invoicing Service (à venir).

Information : envoi d'e-factures aux institutions publiques allemandes (B2G)

En Allemagne, les e-factures adressées aux institutions publiques sont acheminées via OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingang). Lorsqu'une e-facture contient un Leitweg-ID comme identifiant du destinataire, DocuWare E‑Invoicing Service achemine automatiquement la facture vers l'autorité publique compétente via le réseau connecté. Aucune configuration supplémentaire n'est requise pour le routage B2G.

Pologne (PL)

La Pologne nécessite davantage de paramètres de configuration que les autres pays. Les e-factures sont échangées via KSeF (Krajowy System e-Faktur), la plateforme nationale de facturation électronique gérée par l'administration fiscale polonaise.

Type de transport par défaut : défini sur KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Configurez la connexion KSeF avec les champs suivants :

Statut : indique si KSeF est activé pour cette entité juridique. Après activation, vous pouvez mettre à jour les paramètres de connexion existants. La désactivation n'est pas disponible.

Date de début : date à laquelle KSeF a été activé pour la première fois pour cette entité juridique. Ce champ est en lecture seule.

Certificat électronique : téléchargez le certificat électronique délivré pour votre entreprise lors du processus d'enregistrement KSeF auprès du Ministère polonais des Finances (Ministerstwo Finansów). Les formats acceptés sont .pfx et .p12.

Information : obtention de votre certificat KSeF

Pour savoir comment obtenir votre certificat, consultez la documentation officielle KSeF : https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Code PIN du certificat : saisissez le code PIN associé au certificat électronique téléchargé.

Code de l'avoir : sélectionnez le type de correction applicable à vos avoirs :

• Correction prenant effet à la date de comptabilisation de la facture d'origine

• Correction prenant effet à la date d'émission de la facture rectificative

• Correction prenant effet à une autre date, y compris lorsque les dates diffèrent selon les différentes lignes de la facture rectificative

Type d'opération : indique le type de transaction, par exemple Biens et services. Cette valeur peut varier en fonction du contenu de l'e-facture.

Facture légale : une fois une facture envoyée avec succès au réseau KSeF, elle est signée numériquement et reçoit un code QR contenant les données pertinentes de la facture. Activez Conserver le PDF avec code QR pour stocker cette version légalement signée dans DocuWare et sélectionnez son mode de stockage :

• Joindre à la suite : le PDF avec code QR est joint au document e-facture original dans DocuWare.

• Remplacer l'original : le PDF avec code QR remplace le document e-facture original dans DocuWare.

Sélectionnez Activer pour activer la connexion KSeF pour cette entité juridique.

Autorisations

Dans l'onglet Autorisations, attribuez les utilisateurs et rôles autorisés à utiliser et administrer cette configuration E‑Invoicing Service.

• Utiliser : autorise l'utilisateur ou le rôle à utiliser cette configuration pour envoyer et recevoir des e-factures dans un processus de travail DocuWare. Cette autorisation est requise pour l'utilisateur affecté au processus de travail.

• Administrer : autorise l'utilisateur ou le rôle à modifier ou supprimer cette configuration. Les utilisateurs disposant de l'autorisation Administrer doivent également disposer de l'autorisation Utiliser pour exploiter la configuration.

Information : autorisations supplémentaires requises

Les utilisateurs qui envoient et reçoivent des e-factures doivent également disposer des autorisations requises sur l'armoire cible, sur le processus de travail DocuWare associé et sur la configuration de traitement des documents.

2. Enregistrer et activer

Une fois tous les onglets de configuration renseignés, sélectionnez Enregistrer. DocuWare vérifie la configuration et la connexion, puis affiche le résultat :

• Connexion réussie : la configuration a été enregistrée. Sélectionnez Voir l'aperçu du fournisseur pour revenir à l'aperçu E‑Invoicing, ou suivez les liens pour passer à la configuration de Workflow Designer.

• Erreur : un message s'affiche indiquant le paramètre à corriger. Corrigez les champs indiqués et sélectionnez à nouveau Enregistrer.

Après un enregistrement réussi, activez la configuration dans l'aperçu E‑Invoicing en cochant la case Actif pour l'entrée correspondante. E‑Invoicing Service est désormais actif pour cette entité juridique et prêt à envoyer et recevoir des e-factures.

3. Gérer les configurations

Dans l'aperçu E‑Invoicing sous DocuWare Configurations > Intégrations > E‑Invoicing, vous pouvez modifier, copier et supprimer les configurations existantes.

Pour effectuer les actions suivantes, vous avez besoin :

• de l'autorisation Configurer E‑Invoicing dans Gestion des utilisateurs ;

• de l'autorisation Administrer sur la configuration concernée.

Modifier

Sélectionnez l'icône Modifier pour ouvrir et modifier une configuration existante. Selon le pays et le statut d'activation de la configuration, certains champs peuvent ne plus être modifiables après activation.

Copier

Sélectionnez l'icône Copier pour créer un duplicata d'une configuration existante. La copie inclut tous les paramètres de configuration, tels que les choix de format, les préférences de documents attachés et les autorisations. Le Nom de l'entreprise et la Configuration Peppol ne sont pas copiés, car ils sont propres au compte de l'entité juridique enregistrée.

Après la copie, sélectionnez l'entreprise pour la nouvelle entité juridique et ajustez les autres paramètres au besoin. Cela est utile pour configurer plusieurs entités juridiques avec des configurations similaires.

Supprimer

Sélectionnez l'icône Supprimer pour supprimer une configuration. Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche.

Conséquences de la suppression d'une configuration :

• La configuration DocuWare est supprimée.

• Le compte E‑Invoicing Service sous-jacent reste actif. Les e-factures envoyées à l'ID Peppol associé peuvent toujours être reçues.

• L'historique de la configuration n'est plus accessible dès qu'une nouvelle configuration est créée pour la même entité juridique.

• La suppression d'une configuration ne résilie pas le contrat DocuWare E‑Invoicing Service pour cette entité juridique.

Pour reprendre le traitement des e-factures dans DocuWare, créez une nouvelle configuration pour la même entité juridique en répétant les étapes de la section 1. Créer un nouveau E‑Invoicing Service.

Information : résilier le contrat DocuWare E‑Invoicing Service

La résiliation du contrat pour une entité juridique est différente de la suppression de la configuration et a des conséquences définitives :

• Le compte E‑Invoicing Service est supprimé définitivement.

• Les e-factures ne peuvent plus être reçues pour l'ID Peppol associé.

• La configuration ne peut pas être activée.

• Le processus de travail DocuWare renvoie : « Vous ne disposez pas d'une licence E‑Invoicing valide pour traiter cette demande. »

Pour réutiliser DocuWare E‑Invoicing Service pour cette entité juridique après la résiliation du contrat, une nouvelle commande et un nouvel enregistrement sont requis.

4. Historique

Pour consulter l'historique de traitement des e-factures envoyées et reçues, sélectionnez l'icône Historique dans la colonne Actions de l'aperçu E‑Invoicing. Cela ouvre le Task Viewer pour la configuration sélectionnée.

Task Viewer

Le Task Viewer affiche l'historique de traitement pour la configuration E‑Invoicing de l'entité juridique sélectionnée. Utilisez le filtre de date Depuis pour restreindre les entrées affichées.

Le Task Viewer est divisé en deux sections :

• Factures reçues : liste toutes les e-factures reçues via E‑Invoicing Service.

• Factures envoyées : liste toutes les e-factures envoyées via E‑Invoicing Service.

Chaque entrée affiche les informations suivantes :

Sélectionnez une entrée pour ouvrir la vue Détails de la facture, qui présente :

• ID de la facture : identifiant interne de la facture

• ID du document : référence du document DocuWare

• ID de l'armoire : armoire dans laquelle la facture est stockée

• ID réseau : ID de référence de la transaction sur le réseau

• Historique des statuts : journal détaillé de toutes les étapes de traitement avec horodatage, mises à jour de statut et éventuels messages d'erreur

Après une transaction réussie, DocuWare stocke automatiquement l'ID réseau dans le document correspondant, ce qui vous permet de tracer la facture entre les systèmes.

Information : archivage à long terme des e-factures

• Les e-factures sont transportées via des réseaux tels que Peppol ou KSeF, mais ne sont pas conservées à long terme dans ces réseaux. L'obligation légale d'archivage des e-factures incombe à l'entreprise qui les émet ou les reçoit. Les durées de conservation varient selon les pays, par exemple 10 ans en Allemagne selon les GoBD. DocuWare sert d'archive à long terme pour vos e-factures, garantissant que les documents restent accessibles et inviolables pendant la durée de conservation requise.

• Important : assurez-vous toujours que l'e-facture originale est conservée, car il s'agit du document juridiquement contraignant à des fins fiscales et d'audit.

Versions prises en charge : DocuWare Cloud