DocuWare Aura est un assistant de chat pour vos documents dans le Client DocuWare. Vous posez une question avec vos propres mots plutôt qu'avec des termes d'index, et DocuWare Aura répond en langage clair à partir du contenu de vos documents.
Vous ouvrez DocuWare Aura avec l'icône Aura, qui apparaît à plusieurs endroits. L'endroit où vous l'ouvrez détermine la source de la réponse : le document que vous lisez, les documents que vous avez sélectionnés dans une liste de résultats, ou des documents que DocuWare Aura trouve lui-même. Chaque réponse nomme les documents sur lesquels elle s'appuie. Vous pouvez ainsi les ouvrir et vérifier le résultat.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement
Sur cette page
Poser une question sur plusieurs documents d'une liste de résultats
Poser une question sans sélectionner vos documents au préalable
Vous connaissez le Client DocuWare classique ?
DocuWare Aura est entièrement nouveau. Le Client DocuWare classique n'a pas de fonction comparable, il n'y a donc pas d'équivalent depuis lequel basculer. Ces points méritent d'être connus avant de commencer :
Les autorisations fonctionnent comme avant : toutes les autorisations d'armoire s'appliquent, et un document que vous n'avez pas le droit de voir n'est jamais utilisé pour une réponse.
Certains documents ne sont pas protégés par des autorisations d'armoire, mais seulement masqués en retirant leurs champs d'index d'une boîte de dialogue de recherche. Ce n'est pas une véritable protection : via DocuWare Aura, ces documents restent accessibles.
En savoir plus sur les autorisations et boîtes de dialogue.
DocuWare Aura n'est pour l'instant disponible que dans DocuWare Cloud et nécessite le nouveau Client DocuWare.
Important : vérifiez les réponses avant d'agir
DocuWare Aura peut se tromper. Chaque réponse nomme ses sources : ouvrez donc les documents et vérifiez tout ce sur quoi vous allez agir.
Poser une question sur un document dans la visionneuse
Ouvrez un document et cliquez sur l'icône Aura pour poser une question sur ce document, par exemple sur les chiffres clés d'une facture ou pour obtenir le résumé d'un contrat :
Poser une question sur plusieurs documents d'une liste de résultats
Sélectionnez jusqu'à 15 documents dans vos résultats de recherche et cliquez sur l'icône Aura pour poser une question les concernant tous. C'est ainsi que vous comparez des documents, par exemple trois offres pour une même commande. Au-dessus de la réponse, vous voyez combien de documents la question couvre :
Poser une question sans sélectionner de documents au préalable
Cliquez sur l'icône Aura dans la barre latérale gauche pour poser une question sans choisir de documents au préalable. DocuWare Aura cherche les documents qui correspondent à votre question et indique ceux sur lesquels la réponse s'appuie. C'est l'endroit où poser une question lorsque vous ne savez pas quel document contient la réponse.
Il effectue sa recherche dans les armoires que votre administrateur a sélectionnées et que DocuWare Aura a indexées. L'icône à gauche du champ de question indique combien d'armoires votre question couvre. Sélectionnez-la pour limiter la question à certaines armoires :
Si vous ne savez pas comment formuler une question, utilisez l'un des exemples proposés sur la page d'accueil et remplacez les parties entre crochets par votre propre document ou sujet.
Chats récents
DocuWare Aura conserve vos 20 derniers chats, avec jusqu'à 50 messages chacun. Un chat conserve sa conversation : vous le reprenez là où vous l'aviez laissé, à l'endroit où vous l'aviez commencé.
Sélectionnez l'icône de chat dans l'en-tête pour voir les plus récents, et Afficher tous les chats pour la liste complète, regroupée en Épinglés et Chats récents. Les trois points à la fin d'un chat proposent Afficher le chat, Épingler le chat ou Détacher le chat, Modifier le nom du chat et Supprimer le chat.
Vos chats sont privés : personne d'autre dans votre organisation ne les voit.
Conseils pour travailler avec DocuWare Aura
Gardez un chat par sujet : chaque chat porte son propre contexte, vous n'avez donc pas à réexpliquer le même arrière-plan deux fois, et vous retrouvez facilement la bonne conversation.
Posez des questions sur des documents contenant du texte : DocuWare Aura fonctionne avec tout document dont le contenu textuel est disponible dans DocuWare, notamment les documents PDF, Word, PowerPoint et Markdown.
Posez vos questions en anglais ou en allemand pour obtenir les réponses les plus précises : DocuWare Aura est testé et optimisé pour ces deux langues et répond dans la langue de votre question. D'autres langues fonctionnent également, à condition que votre question et vos documents soient dans la même langue. Poser une question en français sur des documents rédigés en anglais peut donner une réponse, mais le résultat risque d'être imprécis.
Limites actuelles
Une question posée depuis une liste de résultats couvre jusqu'à 15 documents sélectionnés.
Dans la barre latérale gauche, DocuWare Aura répond à partir de 5 000 documents au maximum dans le cadre du package Freemium. Votre administrateur décide quelles armoires, et quels documents qu'elles contiennent, composent ce nombre.
Dans le package Freemium, votre organisation partage un volume quotidien pour DocuWare Aura. Il est réinitialisé à la fin de la journée, et vous voyez une note lorsque le volume est presque épuisé.
Voir toutes les limites actuelles du nouveau Client DocuWare
Remarques pour les administrateurs
Dans la visionneuse et dans une liste de résultats, c'est l'utilisateur qui sélectionne les documents. Cela ne nécessite aucune configuration et fonctionne pour chaque utilisateur du nouveau Client DocuWare.
L'icône Aura de la barre latérale gauche ouvre une invite sans documents sélectionnés. Pour l'activer, un administrateur accepte les conditions générales dans DocuWare Configurations > Aura et sélectionne les armoires que DocuWare Aura peut utiliser.
Un document est disponible pour DocuWare Aura quelques secondes après son archivage.
Un seul volume quotidien couvre toutes les questions, où qu'elles soient posées. La configuration affiche l'utilisation actuelle, et davantage de capacité peut être ajoutée. Lorsque le volume est épuisé, les utilisateurs voient un message indiquant qu'aucune question n'est possible jusqu'à la réinitialisation. Demandez davantage de volume à votre interlocuteur DocuWare.
La configuration d'Aura ne comporte aucun paramètre qui élargisse l'accès d'un utilisateur. DocuWare Aura n'utilise que les documents qu'un utilisateur est autorisé à voir via ses autorisations d'armoire et ses autorisations de champ d'index. Deux collègues aux autorisations différentes peuvent recevoir des réponses différentes à la même question.
Protection des données : les documents et leur contenu ne quittent jamais les serveurs DocuWare.