Un déclencheur est une activité qui détermine le moment où un processus de travail doit démarrer.
Pour configurer le déclencheur d'un processus de travail, accédez à Configurations DocuWare > Collaboration > Workflow Designer. Cliquez sur le bouton Nouveau processus de travail ou Modifier un processus de travail existant pour ouvrir le canevas du processus de travail.
Un déclencheur est ajouté automatiquement pour un nouveau processus de travail : .png)
Configuration d'un déclencheur
Il existe deux types de déclencheurs :
Événement de document : Le processus de travail démarre lorsqu'un nouveau document est archivé dans une armoire, ou lorsque les données d'index d'un document déjà archivé sont modifiées.
Planification : Un nouveau document est archivé, ou des valeurs d'index spécifiques du document déclencheur sont modifiées. De plus, le processus de travail est exécuté selon une planification.
1. Déclencheur par événement de document
Trois types sont disponibles pour le déclencheur Événement de document :
Événement de document > Nouveau document
Exemple : Une nouvelle facture est archivée dans une armoire, ce qui déclenche un processus de travail.
Événement de document > Modification d’index
Exemple : La valeur d'index correspondant au statut d'une facture archivée passe de « Nouveau » à « Approuvé ».
Vous pouvez également définir des critères spécifiques pour le document avant la modification de l'index.
Exemple : Seules les factures de fournisseurs connus sont signalées pour un traitement immédiat. Si la facture provient d'un nouveau fournisseur, elle déclenche un processus de travail pour des vérifications supplémentaires.
Événement de document > Nouveau document ou modification d’index
Exemple : Un document déclenche un processus de travail s'il s'agit d'une nouvelle facture ou d'une facture existante dont le statut est passé de « Nouveau » à « Approuvé ».
En savoir plus sur comment filtrer les documents avec des critères d'index (en anglais)
De plus, vous pouvez lier le déclencheur par événement de document à la condition que le document du processus de travail ait été créé à l'aide d'un formulaire de fusion. Consultez l'encadré ci-dessous pour en savoir plus sur l'utilisation d'un formulaire des fusion comme déclencheur :
Formulaire des fusion comme déclencheur
Pour utiliser un modèle de formulaire comme déclencheur, les conditions suivantes doivent être remplies :
L'un des déclencheurs précédents est rempli, comme l'ajout d'un document ou la modification des données d'index.
Le formulaire est un modèle de formulaire avec des surfaces de remplissage et est archivé en tant que PDF remplissable dans une armoire.
En activant cette option, vous permettez l'affichage des surfaces de remplissage lors d'une action Assigner des données.
Seules les surfaces de remplissage vides peuvent être renseignées.
Exemple : Après la signature du contrat, un nouvel employé saisit ses données personnelles dans un modèle de formulaire et le soumet. L'adresse e-mail est configurée ultérieurement lors de l'intégration et est automatiquement inscrite dans le formulaire via un processus de travail.
Remarque : Lorsque vous créez un processus de travail utilisant un modèle de formulaire, vous devez disposer de l'autorisation Utiliser pour la configuration du modèle de formulaire. Sinon, la configuration du modèle de formulaire ne sera pas visible dans le Workflow Designer.
Attribuez l'autorisation Utilisation dans Configurations DocuWare > Capture > Formulaires.
2. Déclencheur programmé
Pour un déclencheur programmé, les mêmes règles que pour l'événement de document s'appliquent. Toutefois, au lieu de se déclencher immédiatement lorsqu'un nouveau document est archivé ou que les données d'index sont modifiées, le processus de travail ne démarre que lorsque des conditions temporelles supplémentaires sont remplies.
Il existe trois options temporelles pour un déclencheur planifié :
Quotidien ou certains jours spécifiques
Hebdomadaire ou certaines semaines spécifiques
Mensuel ou certains mois spécifiques
Sorties
Dans la section Sorties d'un déclencheur, vous pouvez acheminer les documents vers différentes activités au sein d'un processus de travail et lier l'acheminement à une condition.
Par exemple, vous pouvez souhaiter qu'une facture d'un montant supérieur à 10 000 soit approuvée par le responsable du département, tandis que les autres factures sont approuvées par le chef d'équipe.
En savoir plus sur la configuration des conditions (en anglais)