Une activité représente une étape dans un processus de travail. Elle peut acheminer automatiquement le document, mettre à jour ses données d'index ou demander une décision à un utilisateur.
Pour concevoir un processus de travail, faites glisser les activités nécessaires sur le canevas et définissez les propriétés dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.
Ensuite, connectez les activités pour définir l'ordre dans lequel le document progresse dans le processus.
Toutes les activités et leurs paramètres sont enregistrés dans une configuration de processus de travail. Publiez la configuration pour mettre le processus de travail en action.
Pour accéder aux activités du processus de travail, accédez à Configurations DocuWare > Collaboration > Workflow Designer, et ouvrez le Canevas. Les activités se trouvent dans la barre d'outils à gauche :
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Consultez la liste suivante pour en savoir plus sur les activités :
Démarrer
L'activité Démarrer apparaît automatiquement lorsque vous créez une configuration de processus de travail dans le canevas. Vous pouvez définir le déclencheur du processus de travail et fournir les identifiants d'un utilisateur du processus de travail. Ces identifiants sont utilisés pour exécuter toutes les opérations automatiques tout au long du processus de travail.
Étapes de configuration : Autorisations - Déclencheur - Sorties
En savoir plus sur le déclencheur d'un processus de travail
Tâche
Une Tâche est toujours attribuée à un utilisateur DocuWare et nécessite son intervention — incluant souvent une décision — pour être accomplie. Configurez des tampons, du texte d'instruction et des champs de saisie pour guider l'utilisateur et recueillir ses données.
Exemple : Approuver ou rejeter une facture.
Étapes de configuration : Méthode - Décision - Comportement
En savoir plus sur la configuration d'une tâche (en anglais)
Cette activité permet de notifier tout utilisateur DocuWare, ainsi que des employés ne disposant pas de compte DocuWare, des mises à jour dans un processus de travail.
Exemple : Le responsable du département est automatiquement notifié lorsqu'un chef d'équipe approuve une facture d'un montant supérieur à 10 000.
Étapes de configuration : Méthode - Erreurs
Tâche parallèle
Cette activité est similaire à la Tâche, mais une tâche parallèle nécessite que des tâches identiques soient effectuées par plusieurs employés avant que le processus de travail puisse se poursuivre.
Exemple : Approuver ou rejeter des montants partiels d'une facture avec différents centres de coûts. La facture ne peut être payée intégralement que lorsque tous les montants partiels ont été approuvés.
Étapes de configuration : Méthode - Décision - Comportement
En savoir plus sur la configuration d'une tâche (en anglais)
Condition
Une condition est une décision automatique basée sur des règles. Elle achemine le document dans le processus de travail en fonction d'un ensemble de conditions défini.
Exemple : Le montant d'une facture est vérifié automatiquement et acheminé en fonction de la somme.
Étapes de configuration : Sorties - Erreurs
En savoir plus sur les conditions (en anglais)
Assigner des données
L'activité Assigner des données permet de modifier automatiquement les données d'index de documents archivés dans DocuWare.
Exemple : Dès qu'une facture est approuvée, le champ d'index Numéro de bon de commande est renseigné avec le numéro de bon de commande correspondant provenant de l'ERP.
Étapes de configuration : Données - Erreurs
En savoir plus sur l'activité Assigner des données (en anglais)
Service Web
Utilisez un service web REST ou SOAP pour échanger des données dans DocuWare avec des plateformes externes telles qu'un ERP ou un CRM.
Exemple : Dès qu'une facture a été approuvée dans DocuWare, son statut est marqué comme « prête à payer » dans le logiciel de comptabilité.
Étapes de configuration : Méthode - Erreurs
Plus d'informations seront disponibles prochainement
Attendre un événement
Cette activité met le processus de travail en attente de documents ou de modifications d'index d'un document archivé dans n'importe quelle armoire DocuWare.
Exemple : Le processus de travail pour les factures entrantes ne passe pas au processus de travail de paiement tant que le bon de livraison correspondant à la facture n'a pas été archivé.
Étape de configuration : Méthode
Temporisation
Définissez un temps d'attente fixe avant l'exécution de la prochaine activité. Les délais garantissent que toutes les conditions préalables sont remplies avant que le document ne passe à l'étape suivante. Dans l'activité Temporisation, vous spécifiez le nombre de jours, d'heures ou de minutes requis, soit à l'aide de la boîte de dialogue, soit à l'aide d'une variable de type date/heure. Le temps d'attente maximum est de 365 jours.
Exemple 1 : Insérez un champ permettant à vos employés de se définir des tâches de processus de travail comme rappels.
Exemple 2 : Si vous exécutez un service web pour une vérification, vous pouvez déclencher sa répétition le lendemain si le résultat est négatif, par exemple.
Exemple 3 : Retardez un processus de travail, par exemple pour attendre une réponse d'un système externe.
Étapes de configuration : Type - Délai d'expiration.