Le canevas du processus de travail est l'espace de travail principal du Workflow Designer, utilisé pour créer et modifier les configurations de processus de travail.
Pour ouvrir le canevas, accédez à Configurations DocuWare > Collaboration > Workflow Designer.
Cliquez sur les boutons Nouveau processus de travail ou Modifier pour ouvrir le canevas du processus de travail :
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Chaque configuration de processus de travail dispose de son propre canevas.
Utilisez les barres d'outils situées à gauche et en bas pour ajouter des activités et configurer les processus de travail. Chaque outil est brièvement décrit dans la liste ci-dessous.
1. Ajout d'activités, de variables et vérification des erreurs
Activités : Par exemple, Tâche, E-mail et Condition sont des activités (en anglais) que vous pouvez ajouter au processus de travail en cliquant sur leurs icônes dans la barre d'outils de gauche. Vous pouvez ensuite configurer les paramètres de chaque activité dans sa boîte de dialogue.
Liste : Utilisez la vue en liste pour accéder rapidement à un élément spécifique du processus de travail. Cliquez sur une activité dans la liste pour accéder directement à sa position sur le canevas.
Variables : Ajoutez des variables (en anglais) globales telles que Texte, Entier, Décimal, Date, DateHeure et bien d'autres. Les variables sont des espaces réservés pour tout type de données.
Validation : Les astérisques rouges dans le panneau de validation indiquent des paramètres manquants ou invalides. Un processus de travail ne peut être publié que lorsque tous les paramètres sont correctement définis et qu'aucun astérisque rouge n'est affiché.
La validation est effectuée automatiquement pour vous empêcher de publier par erreur des processus de travail défectueux. Cliquez sur un message d'erreur pour corriger directement le problème.
En savoir plus sur comment utiliser le panneau de validation (en anglais)
2. Carte : naviguer dans le canevas
La taille du canevas n'est pas limitée, ce qui vous permet d'ajouter autant d'éléments que nécessaire. Utilisez cette carte pour vous déplacer rapidement, même dans des configurations de processus de travail très volumineuses.
La zone visible est mise en surbrillance en blanc. Cliquez sur la carte, maintenez le bouton enfoncé et faites glisser pour naviguer vers différentes zones de votre processus de travail.
3. Déplacement, annuler/rétablir et listes de tâches
Sélectionner : Cliquez pour sélectionner, mettre en surbrillance ou déplacer une boîte de dialogue d'activité dans le processus de travail.
Pan : Cliquez sur l'icône de main et faites glisser pour vous déplacer dans le canevas.
Liste de tâches : Configurez la liste de tâches du processus de travail dans le Web Client DocuWare. Vous pouvez trier, ajouter et supprimer les colonnes et sélectionner la liste de résultats utilisée pour la liste de tâches.
Le type de tâche est configuré dans l'activité Tâche (en anglais)..png)
Autorisations : Attribuez les autorisations de concepteur et de contrôleur aux utilisateurs ou rôles DocuWare.
Copier en tant qu'image / Enregistrer en tant qu'image : En cliquant sur l'une de ces icônes, une capture d'écran PNG de tous les éléments du processus de travail est automatiquement générée. L'image inclut l'intégralité du processus de travail, quel que soit le niveau de zoom actuel, et exclut les barres d'outils et les fenêtres du navigateur.
Annuler / Rétablir : Chaque étape effectuée pour configurer le processus de travail est répertoriée dans le panneau Annuler / Rétablir. Cliquez sur une étape précédente pour revenir à cet état. Toutes les étapes suivantes seront supprimées. Rétablir annule l'action d'annulation.
Regardez un exemple d'utilisation de la fonction Annuler/Rétablir (en anglais)
Fermer ou quitter le processus de travail
Les étapes du panneau Annuler / Rétablir ne sont suivies que pour la session en cours. Si vous fermez le processus de travail, l'historique de configuration ne sera plus disponible à la prochaine ouverture. Si vous souhaitez reprendre la modification ultérieurement, quittez simplement le canevas en basculant vers un autre processus de travail ou en revenant au tableau de bord.
4. Paramètres et publication
Paramètres : Affichez et masquez les lignes de connexion pour obtenir une meilleure vue d'ensemble des relations entre les éléments du processus de travail. Cela peut être utile dans des configurations très volumineuses, lorsque vous travaillez avec de nombreux éléments. Vous pouvez également développer ou réduire les éléments du processus de travail.
Regardez comment masquer les lignes de connexion (en anglais)
État de la configuration : L'enregistrement est effectué automatiquement. Pour supprimer des étapes de configuration, accédez au panneau Annuler/Rétablir (en anglais).
Le numéro de version fait référence à la version du processus de travail actuellement ouverte sur le canevas. Lorsque vous publiez un processus de travail, la configuration modifiée est automatiquement enregistrée en tant que nouvelle version. Basculez vers le tableau de bord pour sélectionner une autre version du processus de travail.
Publier : La publication d'une configuration active le processus de travail. Cela signifie que dès qu'un document est archivé et qu'il remplit les conditions du déclencheur, la configuration est exécutée. La publication n'est possible que lorsque la validation (en anglais) n'a détecté aucune erreur.
La configuration du processus de travail publiée est enregistrée en tant que version spécifique.
5. Basculer vers un autre processus de travail
Chaque configuration de processus de travail dispose de son propre canevas. Les configurations de processus de travail que vous êtes en train de modifier ou de consulter sont répertoriées sous forme d'onglets.
Cliquez sur un onglet pour basculer vers une autre configuration de processus de travail.
Cliquez sur l'icône de flèche pour revenir au Tableau de bord (en anglais). Il n'est pas nécessaire de fermer la configuration au préalable. Vous pourrez reprendre la modification ultérieurement.
Dès que vous fermez la configuration du processus de travail, les modifications effectuées sont supprimées du panneau Annuler/Rétablir et ne peuvent plus être annulées.
6. Modifier les activités
Chaque activité, comme par exemple Tâche, Condition ou Assigner des données (tous en anglais), possède des paramètres spécifiques. Cliquez sur l'activité pour ouvrir la boîte de dialogue et configurer les paramètres.
FAQ
Où se trouve le bouton Enregistrer ?
L'enregistrement de la configuration du processus de travail est effectué automatiquement. Il n'est plus nécessaire de cliquer sur un bouton. Pour annuler une modification, accédez au panneau Annuler/Rétablir dans la barre latérale gauche et cliquez sur une étape précédente pour supprimer toutes les étapes suivantes.
Regardez comment utiliser le panneau Annuler/Rétablir (en anglais).
Si vous modifiez un processus de travail publié, il sera enregistré en tant que nouvelle version. Sélectionnez une version de la configuration du processus de travail dans le tableau de bord.
Des raccourcis clavier sont-ils disponibles ?
Accélérez la configuration d'un processus de travail en utilisant les raccourcis clavier.
Voici un aperçu :
[Ctrl+C] copie un élément du processus de travail avec tous ses paramètres, mais sans les connecteurs.
[Ctrl+X] coupe un élément du processus de travail.
[Ctrl+V] colle l'élément du processus de travail à l'emplacement du curseur de la souris sur le canevas.
[Ctrl+D] duplique l'élément du processus de travail et l'élément dupliqué apparaît au-dessus des éléments existants.
[Suppr] supprime un élément du processus de travail.
[Échap] annule les commandes nécessitant [Ctrl+V] pour être terminées.
[Échap] efface également la sélection en cours.
Comment trouver une activité spécifique dans une configuration de processus de travail volumineuse ?
Sélectionnez la liste pour afficher toutes les activités de manière ordonnée. Recherchez l'élément dans la liste et cliquez dessus pour accéder à sa position sur le canevas.
Vous pouvez également utiliser la mini-carte pour zoomer et vous déplacer dans le canevas.