Dans une configuration d'importation d'e-mails créée avec E-mail général/Connect to Mail, l'option Traitement automatique des documents utilise l'option DocuWare Traitement de documents et Intelligent Document Processing (IDP) pour indexer automatiquement les pièces jointes d'e-mails avec une plus grande précision que les règles d’importation de base. Lorsque cette option est activée, les pièces jointes sont analysées et adaptées à la configuration de traitement appropriée. Les valeurs extraites sont ensuite renvoyées à E-mail général/Connect to Mail et écrites dans les champs d'index de la configuration d'importation avant que le document ne soit stocké.
Voici comment ces configurations fonctionnent ensemble :
Importer la configuration :
Configurez-la dans Configuration DocuWare > E-mail général. La configuration connecte DocuWare à la boîte de réception, définit les champs d'index et définit l'armoire cible et les options de stockage. Les e-mails avec des factures électroniques jointes stockés dans cette configuration sont passés à la configuration de traitement liée.
L'option Traitement automatique de documents dans une configuration d'importation E-mail Général s'applique uniquement aux pièces jointes par e-mail ; le corps de l'e-mail n'est stocké à côté de la pièce jointe que si vous activez cette option dans la configuration d'importation.Configuration du traitement :
créée dans Configurations DocuWare > Traitement des documents ou dans Configurations DocuWare > DocuWare IDP. Le contenu pertinent est extrait comme défini dans la configuration et renvoyé à la tâche d'importation en tant que valeurs d'index remplies dans les champs d'index. Liez cette configuration de traitement à la configuration d'importation E-mail général.
DocuWare Document Processing traite les fichiers PDF et les factures électroniques comme les fichiers XML ou PDF avec XML intégré.
DocuWare IDP cependant ne traite que les PDF. XML n'est pas pris en charge par IDP.
E-mail général et Connect to Mail
Connect to Mail est le nom de licence qui permet la zone E-mail général dans DocuWare sur site. Indépendamment de la version de DocuWare, les termes suivants font tous référence à la même chose : une configuration pour l'importation automatique d'e-mails créée dans la section E-mail général de Configurations DocuWare :
Configuration de Connect to Mail
Configuration E-mail général
Configuration E-mail général / Connect to Mail
Configuration d'importation des e-mails
Configuration de l'indexation automatique dans DocuWare Cloud et 7.13
Suivez ces étapes pour configurer l'indexation automatique avec DocuWare Document Processing ou DocuWare IDP.
Cet article ne couvre que les paramètres spécifiques à l'importation et à l'indexation des e-mails. Pour obtenir des conseils sur la création d'une configuration de traitement, consultez l'aide du Traitement de documents.
Allez dans Configurations DocuWare > Capture > E-mail général.
Sélectionnez une configuration existante d'importation d'e-mails ou créez-en une nouvelle.
Dans Options d'importation, cliquez sur le lien Plus d'options et cochez la case Traitement automatique des documents (pour indexation uniquement).
Liez une ou plusieurs configurations de traitement en sélectionnant une option de configuration disponible dans la liste déroulante. Selon vos besoins, vous pouvez configurer votre configuration E-mail général avec l'une des options de traitement automatique suivantes :
Configuration spécifique : toutes les pièces jointes sont traitées avec la configuration Traitement des documents sélectionnée.
Sélection automatique (configurations de traitement des documents) : les pièces jointes entrantes sont automatiquement associées et traitées avec la configuration de traitement de documents appropriée. Gardez à l'esprit que pour permettre la sélection automatique d'une configuration de traitement de documents à partir d'autres modules, l'option d'identification doit être activée au niveau de configuration de traitement de documents .
Sélection automatique (configurations IDP) : chaque pièce jointe est analysée et traitée automatiquement en utilisant la configuration DocuWare IDP la plus appropriée.
Sélection automatique (combinaison de toutes les configurations) : en fonction du format du fichier et de ses propriétés, la meilleure correspondance est sélectionnée dans les configurations Traitement des documents ou DocuWare IDP.
Comparaison d'IDP et traitement des documents
DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) et Traitement des documents extraient les données nécessaires à l'indexation dans DocuWare. Traitement des documents se concentre sur les documents structurés et semi-structurés, tandis qu'IDP classe automatiquement les documents non structurés et peut gérer les mises en page encombrées et le contenu manuscrit. Configurez la configuration de traitement avec le module qui s'aligne sur vos besoins de traitement automatisé des pièces jointes. Consultez le tableau ci-dessous pour plus de détails :
Traitement des documents | DocuWare IDP | |
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Versions de DocuWare |
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Plus d'informations | ||
Types de pièces jointes traités |
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Cas d'utilisation principaux |
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Division de documents |
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Configuration de l'indexation automatique dans DocuWare sur site 7.11 + 7.12
Dans DocuWare version 7.11 et 7.12, vous pouvez utiliser les configurations Traitement des documents pour indexer les pièces jointes par e-mail. L'intégration de Docuware IDP n'est prise en charge qu'avec Docuware version 7.13 et ultérieure et DocuWare Cloud.
Configurez une seule configuration E-Mail général / Connect to Mail par configuration de traitement et sélectionner la configuration de traitement manuellement dans la configuration d'importation :
Allez dans Configurations DocuWare > Capture > E-mail général.
Sélectionnez une configuration existante d'importation d'e-mails ou créez-en une nouvelle.
Dans Options d'importation, cliquez sur le lien Plus d'options et cochez la case Traitement automatique des documents (pour indexation uniquement).
Lier la configuration de traitement de documents en choisissant une option dans la liste déroulante - voir ci-dessous.
Créer une importation pour chaque configuration de traitement
Dans DocuWare sur site 7.11 ou 7.12, créez une configuration E-mail général séparée pour chaque configuration de traitement des documents que vous appliquez à une boîte de réception.
Limites actuelles et dépannage
DocuWare Cloud et DocuWare sur site 7.11-7.13
Il y a certaines limitations pour le traitement des pièces jointes par e-mail général + DocuWare IDP / Traitement des documents :
Service de traitement : la taille maximale d'un document est de 10 Mo ; les limites de complexité XML s'appliquent.
Tableaux d'index : les champs de tableau ne peuvent stocker que jusqu'à 1 000 lignes (lignes de facture). Les grandes factures dépassant cette limite requièrent une gestion spéciale.
Plusieurs pièces jointes aux e-mails : E-mail général / Connect to Mail ne peuvent traiter qu'une seule pièce jointe à la fois. Si un e-mail contient plusieurs pièces jointes, activez l'option Stocker les e-mails et les pièces jointes individuellement dans la configuration. Cela permet à chaque pièce jointe d'être stockée et traitée séparément.
Format de stockage : si vous prévoyez d'indexer les pièces jointes avec le traitement de documents ou IDP, stockez le corps de l'e-mail dans son format original (.eml). Cela garantit que la pièce jointe reste la cible du traitement et empêche le fichier PDF du corps de le remplacer.
Indexation : il n'est pas possible de combiner le traitement automatique des documents et l'indexation e-mail général sur le même document, par exemple, les champs via le traitement et le corps de l'e-mail via E-mail général.
Priorité de la source : les valeurs extraites sont retournées à E-mail général / Connect to Mail et appliquées aux champs d'index. Si un champ est prérempli par une source, cette valeur remplace les sources de priorité inférieure. Ordre :
Valeurs de l'emplacement de stockage (lecture seule)
Valeurs de traitement des documents / IDP
Valeurs de configuration E-mail général / Connect to Mail
Alternative : une facture électronique jointe n'est pas traitée lorsque aucune configuration de traitement de documents ne correspond au document ou lorsque plusieurs configurations correspondent (ambiguë). Ce qui se passe ensuite dépend du paramètre Lorsque le traitement automatique n'est pas possible, appliquer les paramètres généraux d'indexation des e-mails :
Si activé : la facture électronique est stockée dans l'armoire définie par la configuration E-mail général, et ces valeurs d'index sont appliquées.
Si cette option est désactivée : la facture électronique est acheminée vers le bac par défaut.
Dans les deux cas, un message d'état est écrit dans le document (par exemple, « Aucune configuration correspondante… » ou « Plusieurs configurations correspondantes… »).