La actividad del flujo de trabajo Asignar datos puede añadir, modificar o eliminar automáticamente datos de índice de cualquier documento almacenado en DocuWare.
Ejemplo: Una factura se aprueba en un flujo de trabajo. La actividad Asignar datos introduce el número de orden de compra correcto del CRM en un campo de índice. La factura queda así directamente vinculada a su orden de compra para un seguimiento sencillo.
1. Añadir una actividad Asignar datos
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Colaboración > Workflow Designer.
Haga clic en el botón Nuevo flujo de trabajo o en Editar para abrir un flujo de trabajo nuevo o existente en el lienzo.
En la barra lateral izquierda, haga clic en Asignar datos.
No se preocupe por los asteriscos rojos en el cuadro de diálogo de configuración de Asignar datos por ahora. Indican que la configuración no está completa y desaparecerán cuando se hayan ajustado todos los parámetros.
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2. Configurar una asignación de datos
Una asignación de datos se especifica mediante el destino y el origen.
La actividad Asignar datos rellena el destino, que puede ser cualquier campo de índice de cualquier documento en DocuWare.
El origen es la procedencia de los datos que se escribirán en el destino. Un origen puede ser los criterios de índice de un documento archivado o incluso datos externos.
2.1 Especificar el destino
En el cuadro de diálogo Acción, cambie a la pestaña Datos.
Haga clic en el enlace Añadir primera asignación.
Haga clic en el enlace Establecer asignación de datos.
Seleccione un Tipo de destino.
Seleccione una Entrada de destino.
Consulte la lista de tipos de destino a continuación para obtener más información.
Notas:
Los tipos de destino Índice del documento, Variable global y Tabla de índices siempre se refieren a un campo de índice del documento del flujo de trabajo.
El tipo de destino Archivador puede dirigirse tanto al documento del flujo de trabajo como a cualquier otro documento almacenado en DocuWare.
Solo se puede asignar un campo de índice por cada asignación de datos. Para asignar varios campos de índice, añada el mismo número de asignaciones de datos en la pestaña Datos. O utilice la asignación de tablas.
Según la selección del Tipo de destino, las opciones del campo Entrada de destino pueden variar. Consulte las pestañas siguientes para obtener más información:
Descripción general de los tipos de destino
Cuando el tipo de destino se establece como Índice del documento, la actividad Asignar datos modifica o reemplaza los valores de índice del documento actual del flujo de trabajo.
Como Índice del documento > Entrada de destino puede elegir un campo de índice del documento en el flujo de trabajo.
Cuando el tipo de destino se establece como Variable global, la actividad Asignar datos rellena una variable. Los valores introducidos en la variable pueden rellenar después los campos de índice del documento del flujo de trabajo.
Además, la variable puede reutilizarse en múltiples pasos del flujo de trabajo sin necesidad de volver a añadir los datos.
Como Variable global > Entrada de destino puede seleccionar una variable que haya creado en la pestaña Variables.
Cuando el tipo de destino se establece como Tabla de índices, la actividad Asignar datos añade o modifica datos en una tabla de índices del documento del flujo de trabajo. Una tabla de índices es un campo de índice estructurado como una tabla.
Como Tabla de índices > Entrada de destino puede seleccionar las columnas, filas o campos específicos de la tabla de índices elegida para añadir o reemplazar.
Más información sobre asignar datos de tablas de índices.
Cuando el tipo de destino se establece como Archivador, la actividad Asignar datos añade o modifica datos de índice de cualquier documento en cualquier archivador.
Para Archivador no es necesaria una Entrada de destino. Haga clic en el enlace Escribir instrucción SELECT en su lugar.
No se necesitan conocimientos de SQL para crear la consulta. Sus ajustes de filtro se transformarán en SQL automáticamente.
Seleccione el archivador y el campo de índice mediante una lista desplegable.
Defina el documento mediante el filtrado.
Para cubrir casos de uso más complejos, también puede utilizar expresiones para el filtrado. Para ello, active la opción Consulta avanzada.
El tipo de destino Archivador solo puede modificar UN campo de índice por cada asignación de datos.
Cuando el tipo de destino se establece como Área de relleno, la actividad Asignar datos rellena un formulario de fusión con datos de índice.
Como requisito previo, el formulario de fusión debe estar seleccionado en las condiciones del activador del flujo de trabajo.
Como Área de relleno > Tipo de destino, seleccione el formulario de fusión que ha especificado previamente como activador del flujo de trabajo.
Si el área de relleno está vinculada a un campo de formulario, los valores existentes se sobrescribirán.
2.2 Especificar el origen
El Tipo de origen y la Entrada de origen aparecen en gris hasta que introduzca un destino para la asignación.
Introduzca primero un Tipo de destino y una Entrada de destino para poder añadir un origen:
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Notas:
Los tipos de origen Índice del documento, Tabla de índices y Archivador se refieren a datos de índice almacenados en DocuWare.
También puede introducir valores fijos, expresiones o variables para rellenar los campos de índice del destino.
Para integrar orígenes externos a DocuWare, utilice Conexión de base de datos local/Orígenes externos.
Solo se muestran los tipos de entrada adecuados para el destino.
Por ejemplo, para un campo numérico solo se proporcionan campos de índice numéricos como importe o ID del documento.
Consulte la lista a continuación para obtener información detallada sobre los tipos de origen:
Descripción general de los tipos de origen
Cuando el tipo de origen se establece como Variable global, la actividad Asignar datos añade un valor de una variable global al destino.
Como Variable global > Entrada de origen, elija una variable que haya creado en la pestaña Variables.
La variable global como tipo de origen NO está disponible para el tipo de destino Tabla de índices.
Cuando el tipo de origen se establece como Tabla de índices, la actividad Asignar datos escribe datos de cualquier tabla de índices de DocuWare en la tabla de índices del documento actual del flujo de trabajo.
El tipo de origen Tabla de índices solo está disponible para el tipo de destino Tabla de índices.
Como Tabla de índices > Entrada de origen, seleccione una tabla de índices y elija si desea añadir datos o reemplazar datos en el destino.
A continuación, especifique los datos de la tabla de origen.
Más información sobre asignar datos de tablas de índices.
Más información sobre comparar variables en condiciones.
Cuando el tipo de origen se establece como Archivador, la actividad Asignar datos añade datos de índice de cualquier archivador a los datos de índice de cualquier documento almacenado en DocuWare.
Para Archivador no es necesaria una Entrada de origen. Haga clic en el enlace Escribir instrucción SELECT en su lugar.
No se necesitan conocimientos de SQL para crear la consulta. Sus ajustes de filtro se transformarán en SQL automáticamente.
Seleccione el archivador y el campo de índice mediante una lista desplegable.
Defina el documento mediante el filtrado.
Para cubrir casos de uso más complejos, también puede utilizar expresiones para el filtrado. Para ello, active la opción Consulta avanzada.
Cuando el tipo de origen se establece como Valor fijo, la actividad Asignar datos introduce un valor fijo en el destino.
Para Valor fijo > Entrada de origen, introduzca los valores. Utilice valores adecuados para el destino.
Por ejemplo, si se ha definido un campo de fecha como destino, solo son posibles fechas como origen, no texto ni números.
Cuando el tipo de origen se establece como Variable del sistema, la actividad Asignar datos añade el valor de una variable del sistema al destino.
Como Variable del sistema > Entrada de origen, seleccione una variable del sistema, por ejemplo, el último decisor.
Notas:
Las variables del sistema están definidas por DocuWare y no pueden modificarse.
Variable del sistema como tipo de origen no está disponible para el tipo de destino Tabla de índices.
Cuando el tipo de origen se establece como Expresión, la actividad Asignar datos introduce un valor específico del usuario en el destino, por ejemplo, una combinación de diferentes variables.
Para Expresión no es necesaria una Entrada de origen. Haga clic en el enlace Escribir expresión para introducir una expresión.
Más información sobre cómo utilizar expresiones.
Lea el manual del analizador de expresiones del flujo de trabajo
Cuando el tipo de origen se establece como Conexión de base de datos local, la actividad Asignar datos añade un valor de un origen externo a DocuWare al destino.
El tipo de origen se denomina en DocuWare Cloud: Conexión de base de datos local
El tipo de origen se denomina en DocuWare in situ: Origen externo
Para Conexión de base de datos local no es necesaria una Entrada de origen. Haga clic en el enlace Escribir instrucción SELECT para introducir una expresión.
No se necesitan conocimientos de SQL para crear la consulta. Sus ajustes de filtro se transformarán en SQL automáticamente.
Seleccione la base de datos y el nombre de la columna mediante una lista desplegable.
Defina el documento utilizando el generador de consultas 8en inglés).
Para cubrir casos de uso más complejos, también puede utilizar expresiones para el filtrado. Para ello, active la opción Consulta avanzada.
Notas:
Su filtrado se transformará en SQL automáticamente.
Para habilitar la sincronización rápida de datos entre sistemas en la nube e in situ, instale el Conector de datos local en su sistema en la nube. Esto es posible si las aplicaciones de escritorio de DocuWare se instalaron desde una organización en la nube.
En los sistemas in situ, el Conector no está disponible. En el cuadro de diálogo de Datos externos, el Conector de datos local le permite seleccionar una conexión de base de datos local.
3. Gestión de errores
Si la asignación automática de datos falla porque, por ejemplo, el CRM no está disponible, puede configurar el flujo de trabajo para dirigir el documento a otra actividad automatizada, como enviar una notificación por correo electrónico para solicitar la introducción manual de la información que falta.
Especifique la gestión de errores para evitar bucles:
Vaya a Asignar datos > Acción, a la pestaña Errores.
Elija una de las siguientes opciones:
Sin gestión de errores: Esta opción está activada de forma predeterminada.
Reiniciar flujo de trabajo: El documento se enruta automáticamente a través de los pasos del flujo de trabajo desde el principio.
Finalizar flujo de trabajo: El documento se enruta automáticamente al final del flujo de trabajo. Todos los cambios realizados hasta ese momento se conservarán.
Ir al paso: Esta opción añade una salida de Error a la actividad Asignar datos. Conéctela con otra actividad para enrutar manualmente el documento del flujo de trabajo:
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