Asignar datos a tablas de índices

La actualización de tablas de índices es un proceso gestionado por la actividad del flujo de trabajo Asignar datos. La actividad puede añadir valores o datos de índice de otros documentos, o incluso de sistemas externos, a la tabla de índices del documento actual del flujo de trabajo, o reemplazar valores que ya existen.

Las tablas de índices son un tipo de campo de índice de DocuWare. Para dirigirse a una entrada específica en una tabla de índices, primero debe identificar la columna y la fila correctas, normalmente aplicando filtros. Más información sobre las tablas de índices.

Los pasos para añadir datos a una tabla de índices varían en función de dos factores:

• Origen de los datos: si los datos provienen de un valor fijo, una tabla de índices o los campos de índice de un documento archivado.

• Número de columnas de destino: cuántas columnas selecciona en la tabla de índices de destino para editar.

Los siguientes ejemplos le guían paso a paso a través del proceso. Este artículo cubre únicamente la asignación de datos a tablas de índices desde DocuWare; no se incluyen orígenes de datos externos.

Seleccionar una tabla de índices como destino

Primero se define una tabla de índices del documento actual del flujo de trabajo como destino para la asignación de datos. Este paso es el mismo en todas las instrucciones siguientes:  

1. Vaya a Configuraciones de DocuWare > Colaboración > Workflow Designer.

2. Haga clic en el botón Nuevo flujo de trabajo o en Editar para abrir un flujo de trabajo existente en el lienzo.

3. En la barra lateral izquierda, haga clic en Asignar datos.

4. Haga clic en los enlaces Asignar datos, Añadir primera asignación y Establecer asignación de datos.

5. Seleccione como Tipo de destino: Tabla de índices.

6. Seleccione como Entrada de destino una tabla de índices del documento actual del flujo de trabajo.  

7. Seleccione una o varias columnas de la tabla de índices especificada:

Añadir datos a una tabla de índices

Puede añadir una o varias filas al final de la tabla de índices del documento actual del flujo de trabajo. En este ejemplo, el origen de los datos es otro documento almacenado en DocuWare.

1. Definir el origen y el tipo de asignación

1. Como destino, seleccione su tabla de índices.

2. Seleccione todas las columnas de la tabla de índices.

3. Seleccione el Tipo de origen:

   • Seleccione Archivador si desea añadir datos de índice de otro documento.

   • Seleccione Tabla de índices si desea dirigirse a una tabla de índices almacenada en DocuWare.

4. Active la opción Añadir al final de la tabla.  

5. Para abrir el asistente de asignación

   • para el tipo de origen Archivador, haga clic en el enlace No se ha seleccionado ningún archivador.

   • para el tipo de origen Tabla de índices, haga clic en el enlace Configurar asignación de tabla.

2. Especificar los datos de índice a añadir

En este paso se especifica el conjunto de registros de datos de índice que desea añadir. El resultado de este paso se añadirá completamente a la tabla de destino.

Los ajustes varían ligeramente en función de si ha seleccionado Archivador o Tabla de índices como tipo de origen:

1. Seleccionar origen

   • Para el tipo de origen Archivador, especifique un archivador.

   • Para el tipo de origen Tabla de índices, especifique un archivador Y un campo de tabla de índices.
     El ejemplo siguiente muestra el diálogo para el tipo de origen Campo de índice:

2. Filtrar origen
   Primero cree una regla que filtre documentos en el archivador seleccionado. El flujo de trabajo recopila los datos de índice de los documentos que cumplen esta regla y los prepara para añadirlos a la tabla de índices de destino.

   • Ejemplo para Archivador como origen: El flujo de trabajo recupera todos los datos de índice —pero sin las tablas de índices— de los documentos del archivador elegido donde el Contacto es "Werner Moser" y la Empresa es "Peter Engineering".

   • Ejemplo para Tabla de índices como origen: El flujo de trabajo recupera solo los datos de la tabla de índices de los documentos del archivador elegido donde el Contacto es "Werner Moser" y la Empresa es "Peter Engineering".

   Como alternativa, puede utilizar una cláusula WHERE, que ofrece referencia a múltiples campos y condiciones anidadas para un filtrado más complejo y flexible que el editor de reglas.

3. Máx. filas devueltas
   Esta opción establece el límite superior de cuántos documentos puede devolver el filtro. Los datos de índice de estos documentos se convierten en los datos de origen.
   El número máximo depende del tipo de origen:

   • Archivador: El número máximo de filas es 1000. El valor predeterminado es 100. En este caso específico, el ajuste también limita cuántas filas se pueden añadir a la tabla de destino.

   • Tabla de índices: El número máximo de filas es 20. El valor predeterminado es 1.

   El ajuste Máx. filas devueltas tiene prioridad sobre el filtrado: Si las reglas de filtrado devuelven los datos de índice o los datos de la tabla de índices de, por ejemplo, 10 documentos y Máx. filas devueltas está configurado como "1", solo se añadirán los datos de índice o los datos de la tabla de índices del primer documento.

3. Ordenar los datos de índice de origen filtrados

En este paso se ordenan los datos de índice de origen proporcionados en el paso anterior. Los datos de índice se añadirán en este orden de clasificación.

Añada tantos criterios de ordenación como necesite.  

4. Añadir datos a las columnas de destino

Especifique qué valores de origen se añaden a cada columna de destino.

1. Seleccione una columna de origen para cada columna de destino.
   Solo se pueden asignar campos que sean compatibles entre sí. Por ejemplo, un campo de texto puede asignarse a otro campo de texto, pero no a un campo de fecha.

2. Haga clic en el botón Hecho.

Reemplazar datos en una tabla de índices

Cuando se reemplazan valores específicos en una tabla de índices, es necesario identificar las celdas de destino por columna y fila.

• Seleccione las columnas al definir el destino.

• Para especificar las filas en la tabla de destino, el asistente ofrece dos filtros adicionales, Filas coincidentes y Filtrar filas; estos no son necesarios cuando se añaden datos.

Los Tipos de origen y los pasos de asignación adicionales disponibles varían según el número de columnas.

• Si ha elegido solo una columna para el reemplazo, los tipos de origen Índice del documento y Valor fijo están disponibles adicionalmente para introducir datos específicos (véase más abajo).

• Si ha elegido más de una columna para el reemplazo, especifique los datos de origen mediante

  • el tipo de origen Archivador para recopilar datos de índice de cualquier documento almacenado en DocuWare (sin tablas de índices) o

  • el tipo de origen Tabla de índices para recopilar los datos de la tabla de índices de cualquier documento almacenado en DocuWare.

El tipo de origen Conexión de base de datos local está disponible para cualquiera de estos ajustes, pero como se dirige a datos externos, no es objeto de este artículo.

• Más información sobre los tipos de origen en el artículo sobre la asignación general de datos en flujos de trabajo.

Reemplazar valores específicos en la tabla de índices

Reemplace un valor específico en la tabla de índices por otro valor de índice del documento actual del flujo de trabajo.  

1. Definir el origen y el tipo de asignación

1. Como destino, seleccione su tabla de índices.

2. Active una columna de la tabla de índices.  

3. Seleccione Tipo de origen > Índice del documento.

4. Seleccione un campo de índice del documento actual del flujo de trabajo. Solo se pueden asignar campos que sean compatibles entre sí. Por ejemplo, un campo decimal puede asignarse a otro campo decimal, pero no a un campo de texto.

5. Active la opción Configurar filtro de filas.  

2. Filtrar filas de la tabla de índices

En este paso se filtra la tabla de destino según los valores que ya existen dentro de la propia tabla.

1. Haga clic en el enlace Añadir filtro.
   Ejemplo: Los valores en la columna de destino solo se reemplazan si en la misma fila el valor del campo de la tabla de índices Empresa contiene el nombre "Flying Tom".

2. Haga clic en el botón Listo para guardar la asignación y salir del asistente.

Reemplazar celdas en múltiples columnas o filas completas en una tabla de índices

Reemplace celdas en múltiples columnas o filas completas en la tabla de índices del documento actual del flujo de trabajo. El origen es la tabla de índices de otro documento almacenado en DocuWare.

1. Definir el origen y el tipo de asignación

1. Como destino, seleccione su tabla de índices.

2. Seleccione las columnas con las celdas que desea reemplazar o simplemente Columnas de la tabla de índices > Seleccionar todo si desea reemplazar la fila completa.
   Nota: En el paso final Asignar datos debe asignar cada columna que haya seleccionado aquí, así que asegúrese de haber seleccionado solo las columnas necesarias para el reemplazo.

3. Seleccione Tipo de origen > Tabla de índices para utilizar datos de otra tabla de índices para el reemplazo.

4. Active la opción Reemplazar datos de tabla existentes.  

5. Haga clic en el enlace Configurar asignación de tabla para abrir el asistente Asignar desde datos de tabla.

2. Especificar los datos de origen utilizados para el reemplazo

En este paso se especifican los datos que desea utilizar para reemplazar los datos de la tabla de índices de destino.

1. Seleccionar origen
   Especifique un archivador y una tabla de índices.  

2. Filtrar origen

   Cree una regla que filtre documentos en el archivador seleccionado. El flujo de trabajo recopila los datos de la tabla de índices de los documentos que cumplen esta regla. Utilizará estos datos de la tabla de índices para reemplazar las filas en la tabla de índices de destino.

   • Ejemplo (véase también la captura de pantalla anterior): el flujo de trabajo recupera todos los datos de la tabla de índices de los documentos de un archivador (aquí: Document Pool test) donde la Empresa es "Peter Engineering" y el Importe es mayor que 9.999.

   Como alternativa, puede utilizar una cláusula WHERE, que ofrece referencia a múltiples campos y condiciones anidadas para un filtrado más complejo y flexible que el editor de reglas.

3. Máx. filas devueltas
   Esta opción establece el límite superior de cuántos documentos puede devolver el filtro. Los datos de la tabla de índices de estos documentos se convierten en los datos de origen.
   Para el tipo de origen seleccionado Tabla de índices, el número máximo de filas es 20; el valor predeterminado es 1.
   Con el tipo de origen Archivador, el número máximo de filas es 1000; el valor predeterminado es 100.
   El ajuste Máx. filas devueltas tiene prioridad sobre el filtrado: Si las reglas de filtrado devuelven los datos de la tabla de índices de, por ejemplo, 10 documentos y Máx. filas devueltas está configurado como "1", solo se tendrá en cuenta la tabla de índices del primer documento para los datos de reemplazo.  

3. Filtrar destino por filas coincidentes

En este paso se limitan las filas del destino haciendo coincidir las filas de la tabla de destino y la de origen.  

Una fila en la tabla de índices de destino se considera coincidente si las columnas que ha especificado para la comparación contienen los mismos valores que las columnas correspondientes del registro de origen. Solo estas filas coincidentes se actualizan o reemplazan; todas las demás filas permanecen sin cambios.

Nota: No está reemplazando los valores al definir la coincidencia. En este paso solo define para qué filas se ejecutará el reemplazo.

1. Elija si desea utilizar las filas coincidentes para limitar la tabla de índices de destino.

   • Con No, se reemplazarán TODAS las filas de la tabla de destino.

   • Con Sí, SOLO se reemplazarán las filas de la tabla de destino que coincidan.

   En este ejemplo, active Sí y haga clic en Añadir una condición para definir al menos una coincidencia. En el ejemplo siguiente, la regla de coincidencia establece:
   "Las filas de la tabla de índices de destino solo se reemplazarán si el campo de la tabla de destino Empresa coincide con la entrada del campo de índice Empresa del documento de origen."  

2. Puede añadir múltiples condiciones aquí. Cada condición adicional limitará aún más las filas a reemplazar.

Comportamiento para múltiples coincidencias en una condición: En caso de que haya múltiples filas coincidentes, se describe a continuación el comportamiento o la acción deseada para las coincidencias

• Procesar solo la primera fila coincidente: Este ajuste está seleccionado de forma predeterminada. Puede ordenar los documentos de origen para que sus registros de datos de índice asociados aparezcan primero. Se selecciona la primera fila coincidente como resultado para la asignación.

• Procesar hasta 10 filas coincidentes: Los primeros 10 resultados se utilizarán para la asignación.

4. Ordenar los datos de índice de origen filtrados para el reemplazo

En este paso se ordenan los datos filtrados de la tabla de índices de origen.

El orden de clasificación determina además qué datos se utilizan para el reemplazo. Para entender esto, piense en los datos de índice de origen como una tabla. Durante el paso de asignación de datos, el flujo de trabajo procesa esta tabla de arriba a abajo, lo que significa que solo las filas superiores se añaden a la tabla de destino. Ordene los datos de origen de forma que los registros necesarios aparezcan primero.

• Consulte la sección Tablas de índices para obtener más información sobre el filtrado de tablas.

1. Ordene los datos de origen por los campos de índice del archivador.

2. Añada tantos criterios de ordenación como necesite.

5. Filtrar destino por columnas de la tabla

Además del filtro Filas coincidentes, puede aplicar opcionalmente Filtrar filas para limitar aún más la tabla de destino.

Filas coincidentes filtra la tabla de destino comparándola con los datos de origen externos mediante el código de coincidencia que especifique.

Filtrar filas, en cambio, filtra la tabla según los valores que ya existen dentro de la propia tabla.

1. Haga clic en el enlace Añadir filtro.
   Ejemplo: Las filas del destino solo se reemplazan si el valor en el campo de la tabla de índices Empresa contiene el nombre "Flying Tom".
   

6. Reemplazar datos en las filas de destino

Especifique qué datos de índice de origen reemplazan los valores en las celdas de la tabla asignando las columnas de origen a las de destino.

1. Seleccione una columna de origen para cada columna de destino.
   Solo se pueden asignar campos que sean compatibles entre sí. Por ejemplo, un campo de texto puede asignarse a otro campo de texto, pero no a un campo de fecha.

2. Haga clic en el botón Listo.

Preguntas frecuentes sobre tablas de índices