En una configuración de importación de correos electrónicos creada con Correo electrónico general / Connect to Mail, la opción Procesamiento automático de documentos utiliza el procesamiento de documentos y procesamiento inteligente de documentos (IDP) de DocuWare para indexar automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico con mayor precisión que las reglas básicas de importación. Si se habilita, los archivos adjuntos se analizan y emparejan con la configuración de procesamiento adecuada. Los valores extraídos luego se devuelven a Correo electrónico general/Connect to Mail y se escriben en los campos de índice de la configuración de importación antes de archivar el documento.
Así es como esas configuraciones funcionan juntas:
Configuración de importación:
Configurar en Configuraciones de DocuWare > Correo electrónico general. La configuración conecta DocuWare con el buzón de correo, define los campos de índice y establece el archivador de destino y opciones de almacenamiento. Los correos electrónicos con facturas electrónicas adjuntas almacenadas por esta configuración se pasan a la configuración de procesamiento vinculada.
La opción Procesamiento automático de documentos en una configuración de importación de Correo electrónico general solo se aplica a adjuntos de correo electrónico; el cuerpo del correo se archiva junto al adjunto solo si habilita esa opción en la configuración de importación.Configuración de procesamiento:
Creada en Configuraciones de DocuWare > Procesamiento de documentos o en Configuraciones de DocuWare > IDP de DocuWare. El contenido pertinente se extrae como se define en la configuración y se devuelve al trabajo de importación como valores de índice rellenados en los campos del índice. Vincule esta configuración de procesamiento en la configuración de importación Correo electrónico general.
El procesamiento de documentos de DocuWare procesa archivos PDF y facturas electrónicas como archivos XML o archivos PDF con XML incrustado.
En cambio, IDP de DocuWare solo procesa archivos PDF. IDP no admite XML.
Correo electrónico general y Connect to Mail
Connect to Mail es el nombre de licencia que habilita el área de correo electrónico general en DocuWare in situ. Independientemente de la versión de DocuWare, los siguientes términos se refieren a la misma cosa: una configuración para la importación automática de correo electrónico creada en la sección Correo electrónico general de Configuraciones de DocuWare:
Configuración de Connect to Mail
Configuración del correo electrónico general
Configuración de correo electrónico general / Connect to Mail
Configuración de importación de correos electrónicos
Configurar la indexación automática en DocuWare Cloud y 7.13
Siga estos pasos para configurar la indexación automática con el procesamiento de documentos de DocuWare o IDP de DocuWare.
Este artículo explica solo los ajustes específicos para la importación y la indexación del correo electrónico. Para tener una idea mejor sobre cómo crear una configuración de procesamiento, consulte el artículo de la ayuda Procesamiento de documentos.
Vaya a Configuración de DocuWare > Capturar > Correo electrónico general.
Seleccione una configuración existente de importación de correo electrónico o cree una nueva.
En Opciones de importación, haga clic en el enlace Más opciones y marque la casilla Procesamiento automático de documentos (solo para indexación).
Vincule una o más configuraciones de procesamiento seleccionando una opción de configuración disponible en la lista desplegable. Dependiendo de sus necesidades, puede configurar su configuración de Correo electrónico general con una de las siguientes opciones de procesamiento automático:
Configuración específica: Todos los archivos adjuntos se procesan con la configuración seleccionada de procesamiento de documentos .
Selección automática (configuración de procesamiento de documentos): Los adjuntos entrantes se emparejan y procesan automáticamente con la configuración de procesamiento de documentos más adecuada. Tenga en cuenta que para permitir que una configuración de procesamiento de documentos sea seleccionada automáticamente desde otros módulos, la opción de identificación debe estar habilitada a nivel de la configuración de procesamiento de documentos.
Selección automática (configuraciones de IDP): Cada adjunto se analiza y procesa automáticamente usando la configuración más adecuada de IDP de DocuWare.
Selección automática (combinación de todas las configuraciones): Dependiendo del formato de archivo y sus propiedades, se selecciona la mejor coincidencia en las configuraciones de procesamiento de documentos o IDP de DocuWare.
Comparación entre IDP y procesamiento de documentos
Tanto el procesamiento de documentos inteligente (IDP) de DocuWare como el procesamiento de documentos extraen los datos necesarios para la indexación en DocuWare. El procesamiento de documentos se centra en documentos estructurados y semiestructurados, mientras que IDP clasifica automáticamente documentos no estructurados y puede gestionar diseños desordenados y contenido manuscrito. Establezca la configuración de procesamiento con el módulo que satisfaga sus necesidades de procesamiento automatizado de adjuntos de correo electrónico. Vea la tabla de abajo para más información:
Procesamiento de documentos | IDP de DocuWare | |
|---|---|---|
Versiones de DocuWare |
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Más información | ||
Tipos de adjunto procesados |
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Casos de uso principales |
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División de documentos |
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Configurar la indexación automática en DocuWare in situ 7.11 + 7.12
En la versión 7.11 y 7.12 de DocuWare, puede utilizar configuraciones de Procesamiento de documentos para indexar archivos adjuntos de correo electrónico. Incrustar el IDP de DocuWare solo se admite con la versión 7.13 y posterior de DocuWare Cloud.
Establezca una única configuración separada de Correo electrónico general / Connect to Mail por cada configuración de procesamiento y seleccione la configuración de procesamiento manualmente en la configuración de importación:
Vaya a Configuración de DocuWare > Capturar > Correo electrónico general.
Seleccione una configuración existente de importación de correo electrónico o cree una nueva.
En Opciones de importación, haga clic en el enlace Más opciones y marque la casilla Procesamiento automático de documentos (solo para indexación).
Vincule la configuración de procesamiento de documentos eligiendo una opción en la lista desplegable (ver a continuación).
Crear una importación por cada configuración de procesamiento
En DocuWare in situ 7.11 o 7.12, cree una configuración separada de Correo electrónico general por cada configuración de Procesamiento de documentos que aplique a un buzón de correo.
Configuración del procesamiento de varios archivos adjuntos
Cuando un correo electrónico contiene varios archivos adjuntos y desea indexarlos con el procesamiento automático de documentos, tiene dos opciones:
1. Archivar el correo electrónico y los adjuntos de manera individual
Activar la opción Archivar mensaje de correo electrónico y documentos de manera individual en la configuración de importación de correo electrónico general. Con esto, DocuWare indexa y archiva cada archivo adjunto como un documento separado. Se recomienda esta opción.
2. Archivar correo electrónico y todos los archivos adjuntos como un documento agrupado
De forma alternativa, puede activar la opción Archivar el correo electrónico y todos los adjuntos como un documento agrupado en la configuración de importación de correo electrónico general. En este caso, DocuWare indexa y archiva el correo electrónico y todos los archivos adjuntos como un documento agrupado. El resultado dependerá de los formatos del archivo adjunto:
Se procesan varios archivos PDF o facturas electrónicas (PDF o XML):
El correo electrónico contiene más de un archivo procesable. «Procesable» significa un PDF o una factura electrónica (PDF o XML). DocuWare no puede ejecutar la configuración de procesamiento seleccionada en varios candidatos al archivar como un documento agrupado. En tal caso, se aplica el comportamiento alternativo, por el que el documento agrupado se archiva con los ajustes de la configuración de correo electrónico general o se envía a la bandeja predeterminada, como se describe a continuación.
Solo se procesa un archivo PDF o factura electrónica (PDF o XML):
DocuWare ejecuta la configuración de procesamiento seleccionada en el archivo adjunto procesable (archivo PDF o XML) y archiva e indexa el correo electrónico y todos los archivos adjuntos como un documento agrupado. DocuWare rellena estos campos por prioridad de fuente, como se describe a continuación. Si el procesamiento con una de las configuraciones disponibles no fuera posible, se aplicaría el comportamiento alternativo, como se describe a continuación.
Todos los demás tipos de archivos adjuntos (que no sean archivos PDF ni facturas electrónicas):
El correo electrónico no contiene ningún archivo procesable. El documento agrupado se archiva con los ajustes de configuración de Correo electrónico general.
Prioridad de la fuente
Los valores extraídos se devuelven al Correo electrónico general / Connect to Mail y se aplican a los campos de índice. Si una fuente rellena previamente un campo, ese valor anula las fuentes de prioridad inferior. DocuWare rellena estos campos por prioridad de la fuente:
Indexación de valores predefinidos por la ubicación de almacenamiento (solo lectura), por ejemplo por el diálogo de almacenamiento del archivador
Indexación de valores leídos por procesamiento de documentos / IDP
Indexación de valores definidos en la configuración de Correo electrónico general / Connect to Mail
Comportamiento alternativo
Un archivo adjunto de factura electrónica no se procesa cuando ninguna configuración de procesamiento de documentos coincide con el documento o cuando varias configuraciones coinciden. Lo que suceda después dependerá del ajuste Cuando no sea posible el procesamiento automático, aplicar la configuración de indexación de Correo electrónico general:
Si se marca: La factura electrónica se almacena en el archivador definido por la configuración de Correo electrónico general, y se aplican esos valores de índice.
Si no se marca: La factura electrónica se enrutará a la bandeja de documentos predeterminada.
En ambos casos, se escribe un mensaje de estado en el documento (por ejemplo, «Sin configuración coincidente…» o «Varias configuraciones coincidentes…»).
Limitaciones actuales & solución de problemas
DocuWare Cloud y DocuWare in situ 7.11-7.13
Hay algunas limitaciones para el procesamiento de archivos adjuntos a través de Correo electrónico general + IDP de DocuWare / Procesamiento de documentos:
Servicio de procesamiento: El tamaño máximo del documento es de 10 MB; se aplican límites de complejidad de XML.
Tablas de índice: Los campos de tabla solo pueden almacenar hasta 1000 filas (partidas de la factura). Las grandes facturas que superan este límite requieren una gestión especial.
Varios archivos adjuntos de correo electrónico: Correo electrónico general / Connect to Mail solo puede procesar un archivo adjunto a la vez. Si un correo electrónico contiene varios archivos adjuntos, habilite la opción Archivar mensaje de correo electrónico y documentos de manera individual en la configuración. Esto permite que cada archivo adjunto se archive y procese por separado.
Formato de almacenamiento: Si planea indexar archivos adjuntos de correo electrónico con Procesamiento de documentos o IDP, almacene el cuerpo del correo electrónico en su formato original (.eml). Esto asegura que el archivo adjunto siga siendo el objeto del procesamiento y evita que el cuerpo o texto del PDF lo sustituya.
Indexación: No es posible combinar el procesamiento automático de documentos y la indexación del correo electrónico general en el mismo documento, por ejemplo, campos a través de procesamiento y cuerpo del correo a través de correo electrónico general.