Si usa la configuración de Correo electrónico general / Connect to Mail, puede importar y procesar facturas electrónicas enviadas como archivos adjuntos de correo electrónico de manera que permita el cumplimiento legal y reglamentario (en en inglés). Para configurar esto, necesita dos componentes:
Configuración de procesamiento:
Creada en Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos. La configuración lee el XML incrustado en la factura electrónica y devuelve los valores extraídos al trabajo de importación para rellenar los campos de índice. Vincule esta configuración de procesamiento con la importación de Correo electrónico general.Configuración de importación:
Configurar en Configuraciones de DocuWare > Correo electrónico general. La configuración conecta DocuWare con el buzón de correo, define los campos de índice y establece el archivador de destino y opciones de almacenamiento. Los correos electrónicos con facturas electrónicas adjuntas almacenadas por esta configuración se pasan a la configuración de procesamiento vinculada.
En DocuWare Cloud y DocuWare in situ 7. 3 y posterior, una única configuración de importación de Correo electrónico general / Connect to Mail puede estar vinculada a varias configuraciones de procesamiento de documentos usando la función Importar opciones > Procesamiento automático de documentos > Selección automática. Una única configuración de importación es suficiente, incluso si tiene varias configuraciones de procesamiento de documentos para gestionar facturas de distintos proveedores.
En DocuWare in situ 7.12 y 7.11, necesita crear una configuración de Correo electrónico general / Connect to Mail por cada configuración de procesamiento y seleccionar la configuración de procesamiento manualmente en la configuración de importación.
Correo electrónico general y Connect to Mail
Connect to Mail es el nombre de licencia que habilita el área de correo electrónico general en DocuWare in situ. Independientemente de la versión de DocuWare, los siguientes términos se refieren a la misma cosa: una configuración para la importación automática de correo electrónico creada en la sección Correo electrónico general de Configuraciones de DocuWare:
Configuración de Connect to Mail
Configuración del correo electrónico general
Configuración de correo electrónico general / Connect to Mail
Configuración de importación de correos electrónicos
Formatos de XML compatibles
Este artículo se centra en las facturas electrónicas basadas en XML legibles por máquina, incluyendo formatos solo de XML y archivos PDF con XML incrustado. No cubre facturas enviadas como archivos adjuntos ordinarios de correo electrónico (por ejemplo, archivos PDF o JPEG independientes).
Las configuraciones combinadas de Procesamiento de documentos y Correo electrónico general / Connect to Mail admiten varios formatos comunes de factura electrónica, por ejemplo:
ZUGFeRD: PDF/A-3 con XML incrustado (CII), usado principalmente en Alemania
Factur-X: PDF/A-3 con XML incrustado (CII y UBL), usado principalmente en Francia
XRechnung: XML (CII y UBL)
Facturas electrónicas estructuradas con PEPPOL: XML (UBL)
¿Qué son CII y UBL?
Cross Industry Invoice (CII) y Universal Business Language (UBL) son estándares oficiales utilizados para las facturas electrónicas. Por ejemplo, ZUGFeRD utiliza CII. XRechnung admite tanto CII como UBL, aunque UBL es más común. La red PEPPOL también utiliza la sintaxis de UBL.
Servicio de transformación de facturas electrónicas de DocuWare
El Servicio de transformación convierte las facturas entrantes de su respectivo formato XML regional al Universal Business Language (UBL). El Servicio de transformación es un servicio Java que se muestra en el panel Control de Servicio de DocuWare (puerto 5050).
La alineación del formato XML simplifica la extracción de los datos de índice en DocuWare, ya que distintos formatos de factura electrónica pueden procesarse en una sola configuración. Sin embargo, puede que necesite varias configuraciones de procesamiento para cubrir al emisor de sus facturas.
DocuWare Cloud: configuración de la importación e indexación de facturas
1. Crear la configuración de procesamiento
Este artículo solo explica la configuración específica de la facturación electrónica. Para tener una idea mejor sobre cómo crear una configuración de procesamiento, consulte el artículo de la ayuda Procesamiento de documentos.
Vaya a Configuración de DocuWare > Capturar > Procesamiento de documentos.
Cree una configuración usando una factura electrónica de muestra.
2. Vincular las configuraciones de procesamiento e importación
Este artículo explica la configuración específica de la facturación electrónica. Para tener una idea general sobre cómo crear un Correo electrónico general / Connect to Mail, lea el artículo sobre importación de correos electrónicos.
Vaya a Configuración de DocuWare > > Capturar > Correo electrónico general.
Seleccione una configuración existente de importación de correo electrónico o cree una nueva.
Haga clic en el enlace Más opciones, luego marque la casilla Procesamiento automático de documentos (solo para indexación).
Vincule una o más configuraciones de procesamiento de documentos eligiendo una opción en la lista desplegable (ver a continuación). Cuando esta importación guarda los correos electrónicos con adjuntos de factura electrónica, los adjuntos se procesan de acuerdo con la configuración de procesamiento vinculada. Si no hubiera ninguna configuración de procesamiento disponible, la IU le instaría a crear una.
Seleccione una de estas opciones:Configuración específica: Todos los archivos adjuntos se procesan con la configuración seleccionada.
Selección automática (configuración de procesamiento de documentos): Los adjuntos entrantes se emparejan y procesan automáticamente con la configuración de procesamiento de documentos más adecuada. Tenga en cuenta que para permitir que una configuración de procesamiento de documentos sea seleccionada automáticamente desde otros módulos, la opción de identificación debe estar habilitada a nivel de la configuración de procesamiento de documentos.
Selección automática (combinación de todas las configuraciones): Se evalúan todas las configuraciones disponibles de procesamiento de documentos y de IDP; se selecciona la mejor coincidencia para cada adjunto.
DocuWare in situ: configuración de la importación e indexación de facturas
1. Crear la configuración de procesamiento
Este artículo explica la configuración específica de la facturación electrónica. Para tener una idea mejor sobre cómo crear una configuración de procesamiento, consulte el artículo de la ayuda Procesamiento de documentos.
Vaya a Configuración de DocuWare > Capturar > Procesamiento de documentos.
Cree una configuración usando una factura electrónica de muestra.
2. Vincular las configuraciones de procesamiento e importación
Este artículo explica la configuración específica de la facturación electrónica. Para tener una idea general sobre cómo crear una configuración de Correo electrónico general / Connect to Mail, lea el artículo sobre importación de correos electrónicos.
Vaya a Configuración de DocuWare > > Capturar > Correo electrónico general.
Seleccione una configuración existente de importación de correo electrónico o cree una nueva.
Haga clic en el enlace Más opciones. Las opciones disponibles difieren según su versión de DocuWare:
DocuWare in situ 7.11+7. 2:
Marque la casilla de verificación Procesamiento automático de documentos y seleccione la configuración de procesamiento de documentos creada en el paso 1.
Los adjuntos entrantes se emparejan y procesan con esta configuración.DocuWare in situ 7.13 y posterior:
Marque la casilla Procesamiento automático de documentos (solo para indexación). Los archivos adjuntos entrantes se emparejan y procesan con la configuración más adecuada para el procesamiento de documentos.
Configuración específica: Todos los archivos adjuntos se procesan con la configuración seleccionada.
Selección automática (configuración de procesamiento de documentos): Los adjuntos entrantes se emparejan y procesan automáticamente con la configuración de procesamiento de documentos más adecuada. Tenga en cuenta que para permitir que una configuración de procesamiento de documentos sea seleccionada automáticamente desde otros módulos, la opción de identificación debe estar habilitada a nivel de la configuración de procesamiento de documentos.
DocuWare Cloud + in situ: solución de problemas
Importar correos electrónicos con varias facturas adjuntas
Correo electrónico general / Connect to Mail solo puede procesar un adjunto de factura a la vez. Si un correo electrónico incluye varios archivos adjuntos, el comportamiento de almacenamiento dependerá de la opción seleccionada en la sección Separación:
Archivar correo electrónico y todos los archivos adjuntos poniéndoles un clip para agruparlos en un solo documento: Con esta opción, los archivos adjuntos se archivan automáticamente en la bandeja de documentos predeterminada para su indexación manual.
Archivar mensaje de correo electrónico y documentos de manera individual: Con esta opción, cada archivo adjunto se envía individualmente a la configuración de procesamiento. Los valores de índice extraídos se devuelven a la configuración de importación de Correo electrónico general / Connect to Mail, y cada archivo adjunto se archiva como un documento separado en el archivador o bandeja de documentos seleccionado.
Importar archivos PDF sin XML incrustado
Los archivos PDF que no incluyen una factura electrónica basada en XML no pueden procesarse con una configuración de procesamiento de documentos creada para la facturación electrónica. Hay dos opciones para gestionar esos correos electrónicos:
Crear otra configuración de procesamiento de documentos para archivar archivos PDF que no incluyan XML.
Para DocuWare Cloud o DocuWare in situ 7. 3 puede seleccionar la opción Procesamiento automático de documentos > Selección automática (todas las configuraciones de procesamiento de documentos) en la configuración de Correo electrónico general. La configuración apropiada se selecciona automáticamente.
Para DocuWare in situ 7.11 + 7. 2: Configurar una configuración de Correo electrónico general para el PDF sin XML y vincularle la configuración de procesamiento.
En la configuración de Correo electrónico general / Connect to Mail, marque la casilla Cuando no sea posible el procesamiento automático, aplicar la configuración general de indexación de correo electrónico. En este caso, la configuración de indexación predeterminada de la configuración de importación de correo electrónico se aplicará automáticamente al PDF, la ubicación del archivador y la configuración del índice. El PDF adjunto no se envía a la configuración de procesamiento.
Los archivos adjuntos que no pueden procesarse con ninguna opción se archivarán en la bandeja de documentos predeterminada.
Cuando el procesamiento de documentos no puede procesar un archivo adjunto
El procesamiento de documentos no puede detectar una configuración para una factura electrónica, si
ninguna configuración de procesamiento de documentos coincide con la factura electrónica
ovarias configuraciones coinciden con la factura electrónica
Lo que suceda después dependerá de la opción Cuando no sea posible el procesamiento automático, aplicar la configuración general de indexación de correo electrónico en la configuración de importación Connect to Mail:
Si se marca: La factura electrónica se archiva en el archivador o bandeja de documentos definido por la configuración de Correo electrónico general, y los valores de índice de la configuración se aplican en lugar de la configuración de procesamiento de documentos.
Si no se marca: La factura electrónica se enrutará a la bandeja de documentos predeterminada.
En ambos casos, se escribe un mensaje en el campo Estado del documento indicando la razón, como: «Error al recuperar los campos de indexación: error de identificación. No se ha encontrado ninguna configuración coincidente» o «Error al recuperar los campos de indexación: error de identificación. Se han encontrado varias configuraciones coincidentes».
Limitaciones actuales
Hay algunas limitaciones a la hora de importar y procesar archivos adjuntos de facturas a través de las configuraciones de Correo electrónico general.
Importación de correos electrónicos:
El procesamiento funciona para una factura electrónica por correo electrónico. Si se adjuntan varias facturas a un correo electrónico, estas deben almacenarse individualmente.
No es posible aplicar tanto el procesamiento automático de documentos como una configuración de correo electrónico general a un documento, lo que significa que no puede indexar, por ejemplo, una parte de los campos de índice de un documento con procesamiento automático de documentos y la otra parte (como el cuerpo del correo) con la configuración de correo electrónico general.
Las configuraciones de Correo electrónico general / Connect to Mail siempre tienen en cuenta la siguiente prioridad al gestionar los valores del índice:
Entradas de índice de solo lectura predefinidas de la ubicación de almacenamiento.
Valores de índice devueltos de la configuración de Procesamiento de documentos.
Valores de índice tal y como se definen en la configuración de Correo electrónico general.
Servicio de procesamiento: El tamaño máximo del documento es de 10 MB; se aplican límites de complejidad de XML.
Servicio de transformación: El tamaño máximo del documento es de 10 MB.
DocuWare: Los campos de tabla solo pueden almacenar hasta 1000 filas (partidas de la factura). Las grandes facturas que superan este límite requieren una gestión especial.
Tipos de campos de facturas electrónicas: DocuWare admite todos los campos EN 16931 válidos en CII y UBL, con dos excepciones en el formato CII:
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Se recomienda por lo general no indexar estos tipos de campos en particular en un archivador. Incluso si se indexan, la factura electrónica se procesaría normalmente, pero esos campos específicos estarían vacíos.
Propiedades XML: Al procesar facturas electrónicas, las siguientes propiedades XML tienen los valores máximos especificados:
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100 000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20 000 000