Con una configuración de Connect to Mail creada en Configuración de DocuWare > General Mail, puede importar y procesar facturas electrónicas enviadas por correo electrónico de forma compatible con GoBD. Esta configuración admite formatos de factura electrónica comunes en Alemania y Francia (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X), así como muchos otros, con una sola configuración.
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Configurar la facturación electrónica con Connect to Mail
Para procesar facturas electrónicas con Connect to Mail, configure los dos elementos siguientes en DocuWare, siempre utilizando el mismo archivador:
1. Procesamiento de documentos: crear una configuración
Vaya a Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos.
Cree una configuración utilizando un documento de ejemplo que cumpla con el estándar internacional UBL, como XRechnung o PEPPOL.
Descargue documentos de muestra del PEPPOL documentation website en el área Descargas > archivos de ejemplo.
2. Connect to Mail: configuración de enlace utilizada para el procesamiento de documentos
Vaya a Configuración de DocuWare > Correo electrónico general.
Seleccione la configuración de procesamiento de documentos creada en el paso 1 para la opción Procesamiento automático de documentos.
Si un correo electrónico con una factura electrónica adjunta se almacena de acuerdo con esta configuración, la factura electrónica se procesará según lo definido en la configuración.
Con estas configuraciones, se pueden procesar todas las facturas electrónicas como ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X o Peppol UBL dentro de los correos electrónicos. Para procesar otros estándares de facturas electrónicas, cree una configuración de procesamiento de documentos diferente utilizando el estándar respectivo como documento de muestra y utilícelo para una configuración diferente de Connect to Mail.
Notas:
El procesamiento funciona para una factura electrónica por archivo adjunto de correo electrónico. Si se adjuntan varias facturas a un correo electrónico, deben almacenarse individualmente.
Los correos electrónicos que contienen archivos PDF que no incluyen una factura electrónica basada en XML no se pueden procesar con la configuración creada para la facturación electrónica. Almacene estas facturas como PDF utilizando otra configuración y monitorícelas a través de una segunda carpeta si es necesario.
Detalles técnicos sobre la facturación electrónica con Connect to Mail
Connect to Mail ofrece la capacidad de procesar diferentes estándares de facturación electrónica con una sola configuración. Para ello, los formatos de documentos compatibles se traducen al estándar internacional UBL mediante un servicio de transformación de DocuWare. Esta traducción se realiza únicamente con fines de indexación; Los documentos en sí no se convierten y se almacenan en su formato original.
Límites conocidos:
Connect to Mail: un archivo adjunto de factura electrónica por correo electrónico si los archivos adjuntos no están divididos.
Servicio de procesamiento: El tamaño máximo del documento es de 10 MB; Se aplican límites de complejidad de XML.
Servicio de transformación: El tamaño máximo del documento es de 10 MB.
DocuWare: Los campos de tabla solo pueden almacenar hasta 1000 filas (partidas de factura). Las facturas grandes que superen este límite requieren un tratamiento especial.
Tipos de facturas electrónicas: DocuWare admite todos los campos válidos de la norma EN 16931 tanto en CII como en UBL, con dos excepciones (que se enumeran a continuación). Por lo general, se recomienda no indexar estos tipos de campos particulares en un archivador; sin embargo, incluso si están indexados, la factura electrónica se procesará normalmente, pero esos campos específicos estarán vacíos.
Los tipos de campo no admitidos son los siguientes:
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Preguntas frecuentes:
¿Se pueden almacenar documentos PDF (no XML) y facturas electrónicas en una sola configuración?
No, las configuraciones automatizadas para manejar facturas en PDF y basadas en XML simultáneamente no están disponibles. Recomendamos configurar una carpeta para facturas electrónicas como se describe y procesar los correos electrónicos con documentos PDF en una carpeta separada.
¿Cuáles son las sintaxis CII y UBL?
CII y UBL son estándares/sintaxis oficiales utilizados para las facturas electrónicas. Por ejemplo, ZUGFeRD utiliza CII. XRechnung es compatible tanto con CII como con UBL, aunque UBL es más común. PEPPOL también utiliza la sintaxis UBL.