Tras definir el origen y el destino de los documentos, el proceso continúa con la configuración de la fase Procesamiento . En este punto, configurará las acciones que permiten a DocuWare extraer automáticamente la información de los documentos, almacenarla en la ubicación correcta y aplicar los flujos de trabajo necesarios.
Indexación
La indexación consiste en extraer o asignar a los documentos información clave (metadatos), como la fecha, el nombre del cliente o el número de factura. DocuWare ofrece varias opciones para definir con mayor precisión cómo se obtiene y asigna esta información.
Campos de índice
Los textos que se leen del documento y se introducen en un pueden definirse con mayor precisión mediante la función Editar 
. A partir de la versión 7.7 de DocuWare también puede editar entradas dinámicas de este modo.
Campo de texto
Definir texto
Especifique una subzona del texto extraído que se utilizará para la indexación. Determine si se utilizará únicamente el texto situado después, antes o entre una cadena concreta. También puede indicar la posición exacta, por ejemplo, para un código de barras, o definir un delimitador de campo seleccionando una entrada determinada. Si un código de barras contiene varias líneas, solo puede seleccionar la línea o las líneas que se escribirán en el campo de índice. De este modo, el contenido de una factura puede transferirse íntegramente desde los códigos de barras y distribuirse entre los distintos campos.Corregir texto
Puede sustituir caracteres individuales para corregir errores de lectura. Por ejemplo, si durante el escaneo el dígito «1» se lee por error como una «I» mayúscula, o el «0» se lee como una «O» mayúscula, puede corregir estos errores.Sustituir texto
Puede reemplazar todo el texto extraído de una zona designada por un texto alternativo. Por ejemplo, el término «invoice» leído en un documento puede sustituirse por «invoice - salida» para la indexación. Cree una lista de las entradas que se deben sustituir y elija si desea reemplazar todos los valores o únicamente los enumerados.
Si deben sustituirse todos los valores: en caso de que falte un valor leído, puede elegir si se acepta el valor predeterminado o si se genera un error y se interrumpe el proceso.
Opciones adicionales para el campo de fecha y el campo numérico
En el campo de fecha también puede especificar en qué formatos aparecen únicamente la fecha o la fecha y la hora en la zona de lectura correspondiente. De forma predeterminada se utilizan los formatos que corresponden a la configuración regional de su equipo. Indicar los formatos es importante para que la fecha leída se interprete correctamente.
En el campo numérico también puede especificar el formato en el que se define el número en la zona de lectura asociada. De forma predeterminada se utiliza el formato numérico que corresponde a la configuración regional de su equipo. Indicar el formato es importante para que el número leído pueda interpretarse correctamente.
Identificación
La identificación es un proceso de DocuWare en el que el sistema determina qué configuración utilizar para un tipo concreto de documento que desea almacenar o imprimir. Este paso es necesario cuando se han creado varias configuraciones de procesamiento de documentos para distintos tipos de documentos, orígenes o flujos de trabajo. La selección automática se controla en Procesamiento > Identificación.
Al escanear, importar desde un o imprimir, no se requiere ninguna intervención adicional para que los documentos se procesen con la configuración adecuada. Por ejemplo, para las facturas entrantes siempre se selecciona la configuración creada exclusivamente para estos documentos.
Para que una configuración se seleccione automáticamente, primero debe activar la siguiente función en Origen > Seleccionar configuración automáticamente, tal como se define en «Procesamiento». A continuación, en Procesamiento aparecerá la sección Identificación en la barra lateral.
Si utiliza DocuWare Printer como origen, también puede hacer que la aplicación de origen, por ejemplo MS Word, de la que proceden sus documentos identifique la configuración correcta. No obstante, esta opción solo funciona si ha imprimido el documento de muestra con DocuWare Printer. De este modo, el documento de muestra contiene los metadatos necesarios (nombre de archivo, etc.) que aparecen en Aplicación.
División
La división consiste en dividir un único documento en varios documentos independientes dentro de DocuWare. Esta función resulta útil cuando se escanea o importa un lote de documentos como un solo archivo, pero cada elemento debe tratarse de forma individual: por ejemplo, dividir un archivo de varias páginas con varias facturas en documentos de factura independientes.
Puede especificar si un documento debe dividirse y de qué manera. Para ello hay tres criterios disponibles:
División tras un número fijo de páginas
Si imprime con frecuencia cartas modelo de dos páginas desde aplicaciones como MS Word, puede configurar el sistema para que el documento se divida cada dos páginas. De este modo, cada carta modelo aparecerá en DocuWare como un documento independiente de dos páginas.División según criterios de texto
Imprime con frecuencia facturas cuyas últimas páginas contienen sus condiciones generales. Seleccione «Total» como criterio de texto para dividir siempre el documento después del final de la factura y antes del inicio de las condiciones generales, ya que estas figuran al final de cada factura.División tras un cambio de código de barras
Escanea por lotes documentos en papel, cada uno con su propio código de barras. Cada vez que se detecta un código de barras con un valor distinto, DocuWare crea automáticamente un nuevo documento.
Para dividir un documento según criterios de texto necesita un documento de muestra. Sin un documento de muestra, solo puede efectuar una división por número de páginas.
Membrete
Puede añadir un membrete o un logotipo a sus documentos, que se mostrará en el documento. Puede añadir un membrete únicamente para la primera página o también para todas las demás páginas. Esto resulta útil, por ejemplo, cuando desea colocar un membrete en la primera página de un documento, pero solo un logotipo en el resto de las páginas. El membrete se posiciona automáticamente alineado a la izquierda en la parte superior. Por ello, los membretes o logotipos demasiado grandes pueden quedar cortados. Para que su membrete ocupe la zona deseada de la página, debe preparar el PDF correspondiente como documento de muestra.
Para imprimir documentos con un fondo de imagen o color, active en Procesamiento > Membrete la función Membrete siempre en primer plano. De lo contrario, su membrete podría quedar tapado. Si utiliza esta función junto con la función Electronic Signature, no se puede crear ningún PDF/A. En su lugar se generará un PDF.
Los documentos XML y los PDF que contienen un archivo XML como adjunto no admiten la función Membrete.