Hier sehen Sie alle Datenbankfelder, die Sie beim Einrichten des file cabinet ausgewählt haben. Die wichtigsten Feldeigenschaften werden hier angezeigt: Feldtyp, Länge, Dokumentname und ob das Feld ein Pflichtfeld ist. Die Feldeigenschaften legen fest, welche Begriffe oder Zeichen in ein Feld eingegeben werden können.
Sie wählen und bearbeiten die Datenbankfelder in DocuWare Konfigurationen > Archive > Datenbankfelder.
Mit dem Plus-Symbol legen Sie weitere Felder an, mit dem Minus-Symbol löschen Sie Felder. Die Änderungen werden automatisch auf alle Dialoge des Archivs übertragen.
Klicken Sie auf einen Feldnamen, um dessen Feldeigenschaften zu öffnen.
Dokumentname: Der Eintrag in diesem Feld wird als Dokumentname verwendet, zum Beispiel in einer Liste. Pro Archiv kann nur ein Feld als Dokumentname ausgewählt werden.
Feldtypen
DocuWare bietet die folgenden Feldtypen.
Text
Ein Textfeld nimmt bis zu 2.000 alphanumerische Zeichen auf. Ziffern lassen sich ebenfalls eingeben, sie werden jedoch nicht als Zahlen ausgelesen.
Bemerkung
Ein Bemerkungsfeld ist ein Textfeld, das mindestens 64 KB Text aufnimmt. Die genaue Kapazität hängt von der verwendeten Datenbank ab.
Stichwort
Ein Stichwortfeld speichert unbegrenzt viele Begriffe mit jeweils bis zu 255 Zeichen.
Numerisch und Dezimalzahl
Der Feldtyp „Dezimalzahl“ erlaubt Zahlenwerte mit bis zu 27 Stellen. Der maximale Wert hängt von der Anzahl der Nachkommastellen ab, sodass sich dieser Typ für höhere oder genauere Werte eignet als das numerische Feld. Das numerische Feld ist auf 2.147.483.647 für ganze Zahlen begrenzt beziehungsweise auf 21.474.836,47 für Zahlen mit zwei Nachkommastellen.
Datum
Für die Standardfelder „Datum“ und „Fälligkeitsdatum“ steht in den Ablagedialogen ein Datumswähler zur Verfügung.
Datum/Uhrzeit
Dieses Feld ist zum Beispiel nützlich, um die Mailkorrespondenz zu einem Thema chronologisch zu sortieren.
Indextabelle
Eine Indextabelle besteht aus mehreren Feldern, die im Web Client als Spalten einer Tabelle angezeigt werden. Als Spaltentypen stehen „Text“, „Dezimalzahl“ und „Datum“ zur Verfügung. Sie können bis zu 50 Spalten erstellen und im Web Client bis zu 1.000 Tabellenzeilen eingeben.
Eine Indextabelle wird automatisch in die Ablage- und Indexdialoge eingefügt. In Ergebnislisten und Suchdialogen wird sie nicht angezeigt. Den Inhalt einer Indextabelle durchsuchen Sie mit der Volltextsuche.
Wie bei anderen Index Field-Typen stehen Intelligent Indexing und One Click Indexing zur Verfügung, um bei der Ablage im Web Client eine Spalte einer Indextabelle zu füllen. Weitere Eingabemöglichkeiten wie Feldmasken und Auswahllisten legen Sie für die Tabellen in den Feldeinstellungen auf Dialogebene fest.
Eine Indextabelle eignet sich, um in Splitbuchungs-Workflows Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufzuteilen. Auch als Workflow-Feld bleibt eine Indextabelle mit dem Archivfeld verbunden und wird so verwendet, wie sie im Archiv eingerichtet ist.
Felder für ein Satelliten-Archiv
Für ein Satelliten-Archiv werden zusätzlich zu den Standardfeldern folgende Felder angelegt:
Doc ID des Dokuments im Masterarchiv
Zeitpunkt der letzten Änderung im Masterarchiv
Status der Synchronisation
Satellitenfelder werden in der Liste der Dialoge ausgegraut angezeigt und sind standardmäßig nicht aktiviert. In den Feldeigenschaften eines Satelliten-Archivs lässt sich nur die Beschriftung ändern.
Hinweis für MySQL-Datenbanken
Bei MySQL ist eine Zeile auf 65.535 Zeichen begrenzt. Das begrenzt die Anzahl und die Länge aller Felder im Archiv.
Hinweis für binäre Datenbankfelder
DocuWare zeigt und verarbeitet keine Datenbankfelder vom Typ „binär“. Wenn Sie Daten aus einer externen Datenbank in DocuWare verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Tabelle oder Datenbankansicht keinen binären Typ enthält.
Eigenschaften von Datenbankfeldern
Feldeigenschaften lassen sich sowohl auf Feldebene als auch auf Dialogebene definieren. Manche Eigenschaften können Sie nur hier auf Feldebene festlegen, andere wie Name und Vorbelegung stehen an beiden Stellen zur Verfügung. Grundsätzlich haben die Eigenschaften auf Feldebene Vorrang. Nur die Feldbeschriftung lässt sich im Dialog unabhängig vom Feldnamen festlegen.
Name
Der Feldname wird in den Such- und Ablagedialogen angezeigt, sofern auf Dialogebene kein anderer Name festgelegt ist. Er kann bis zu 50 Zeichen lang sein.
Hinweis für DocuWare Cloud Benutzer: Sie können beim Benennen von Feldern das Präfix „DW“ verwenden, zum Beispiel „DW_Name“. Die Datenbank passt den Namen automatisch an, um Konflikte zu vermeiden. Daran, wie der Name in Ihrer Organisation erscheint, ändert das nichts.
Pflichtfeld
Dieses Feld muss vom Benutzer ausgefüllt werden.
Feld vorbelegen
Ein Dokument wird immer mit dem hier gewählten Eintrag indexiert. Die Einträge können benutzerdefiniert oder dynamisch sein.
Dynamische Einträge beziehen sich auf die Protokollfelder des Archivs, zum Beispiel den langen oder kurzen Benutzernamen der Person, die das Dokument abgelegt hat, oder die E-Mail-Adresse des Benutzers. Welche dynamischen Einträge zur Verfügung stehen, hängt vom Feldtyp ab.
Benutzerdefinierte Einträge müssen explizit angegeben werden.
Wenn Sie keine Vorbelegung wählen, kann das Feld bei der Indexierung oder Suche frei ausgefüllt werden.
Feldtyp, Länge, Datenbankspalte, Datenbanktyp
Diese Feldeigenschaften werden zu Ihrer Information auf Datenbankebene angezeigt. Sie können nicht geändert werden.
Eindeutig
Der Eintrag in diesem Feld darf pro Archiv nur einmal vorkommen. Ist dies zum Beispiel die Rechnungsnummer, kann eine Rechnung mit derselben Nummer nicht versehentlich zweimal abgelegt werden.
Mit der Option Datenbank stellt ein Datenbank-Mechanismus sicher, dass der Eintrag nur einmal vorkommt. Die Abfrage und damit die Ablage kann schneller sein als mit einem DocuWare-Mechanismus.
Die Option DocuWare eignet sich für Sonderfälle, in denen das eindeutige Feld auch ohne Eintrag abgelegt wird. Datenbanken wie Oracle und MSSQL interpretieren ein Feld ohne Eintrag als Feld mit dem Eintrag [leer], sodass ein zweites Dokument ohne Eintrag nicht möglich wäre und das eindeutige Feld faktisch zum Pflichtfeld würde. DocuWare und MySQL können einen leeren Eintrag ignorieren, sodass sich beliebig viele Dokumente mit leeren eindeutigen Feldern ablegen lassen.
Leerzeichen am Anfang entfernen / Nullen am Anfang entfernen
Leerzeichen und Nullen am Anfang haben eine reine Füllfunktion. Sie können beim Import vorindexierter Dokumente auftreten. Diese Optionen löschen sie automatisch, sodass aus „ 7986“ „7986“ wird und aus „0007986“ „7986“.