ワークフローアクティビティ「データの割り当て」を使用すると、DocuWareに保管されている任意のドキュメントのインデックスデータを自動的に追加、変更、または削除できます。
例：ワークフローで請求書が承認されます。データの割り当てアクティビティが、CRMから正しい発注番号をインデックスフィールドに入力します。これにより、請求書が発注書に直接リンクされ、簡単に追跡できるようになります。
1. データの割り当てアクティビティの追加
DocuWare設定 > コラボレーション > Workflow Designer に移動します。
新規ワークフローボタンまたは編集ボタンをクリックして、新規または既存のワークフローをキャンバスで開きます。
左側のサイドバーでデータの割り当てをクリックします。
データの割り当て設定ダイアログに赤いアスタリスクが表示されていても、現時点では気にする必要はありません。設定が完了していないことを示すもので、すべての設定が調整されると消えます。
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2. データの割り当ての設定
データの割り当ては、送信先とソースで指定します。
データの割り当てアクティビティは、送信先にデータを入力します。送信先は、DocuWare内の任意のドキュメントの任意のインデックスフィールドです。
ソースは、送信先に書き込まれるデータの取得元です。ソースには、アーカイブ済みドキュメントのインデックス条件や外部データを指定できます。
2.1 送信先の指定
アクションダイアログでデータタブに切り替えます。
最初の割り当てを追加リンクをクリックします。
データの割り当てを設定リンクをクリックします。
送信先の種類を選択します。
送信先エントリを選択します。
詳細については、以下の送信先の種類の一覧をご覧ください。
注意：
送信先の種類「ドキュメントインデックス」、「グローバル変数」、「インデックステーブル」は、常にワークフロードキュメントのインデックスフィールドを対象とします。
送信先の種類「ファイルキャビネット」は、ワークフロードキュメントとDocuWareに保管されているその他のドキュメントの両方を対象にできます。
1つのデータの割り当てで対象にできるインデックスフィールドは1つだけです。複数のインデックスフィールドを対象にするには、データタブで同じ数のデータの割り当てを追加してください。または、テーブル割り当てを使用してください。
送信先の種類の選択内容に応じて、送信先エントリフィールドのオプションが異なります。詳細については、以下のタブをご覧ください。
送信先の種類の概要
送信先の種類にドキュメントインデックスを設定すると、データの割り当てアクティビティは現在のワークフロードキュメントのインデックス値を変更または置換します。
ドキュメントインデックス > 送信先エントリとして、ワークフロー内のドキュメントのインデックスフィールドを選択できます。
送信先の種類にグローバル変数を設定すると、データの割り当てアクティビティは変数にデータを入力します。変数に入力された値は、ワークフロードキュメントのインデックスフィールドに書き込むことができます。
さらに、変数は複数のワークフローステップで再利用できるため、データを再度追加する必要がありません。
グローバル変数 > 送信先エントリとして、変数タブで作成した変数を選択できます。
送信先の種類にインデックステーブルを設定すると、データの割り当てアクティビティはワークフロードキュメントのインデックステーブルにデータを追加または変更します。インデックステーブルとは、テーブル構造を持つインデックスフィールドです。
インデックステーブル > 送信先エントリとして、選択したインデックステーブルの列、行、または特定のフィールドを追加または置換の対象として選択できます。
インデックステーブルデータの割り当ての詳細をご覧ください。
送信先の種類にファイルキャビネットを設定すると、データの割り当てアクティビティは任意のファイルキャビネット内の任意のドキュメントにインデックスデータを追加または変更します。
ファイルキャビネットでは、送信先エントリの指定は不要です。代わりにSELECTステートメントの作成リンクをクリックしてください。
クエリの作成にSQLの知識は必要ありません。フィルター設定は自動的にSQLに変換されます。
ドロップダウンリストからファイルキャビネットとインデックスフィールドを選択します。
フィルタリングによってドキュメントを特定します。
より複雑なユースケースに対応するには、フィルタリングに式を使用することもできます。その場合は、高度なクエリオプションを有効にしてください。
送信先の種類「ファイルキャビネット」では、1つのデータの割り当てにつきインデックスフィールドを1つだけ変更できます。
送信先の種類に入力エリアを設定すると、データの割り当てアクティビティはインデックスデータをフォームテンプレートに入力します。
前提条件として、ワークフローのトリガー条件でフォームテンプレートを選択しておく必要があります。
入力エリア > 送信先の種類として、ワークフロートリガーとして指定したフォームテンプレートを選択します。
入力エリアがフォームフィールドにリンクされている場合、既存の値は上書きされます。
2.2 ソースの指定
ソースの種類とソースエントリは、割り当ての送信先を入力するまでグレーアウトされています。
ソースを追加するには、まず送信先の種類と送信先エントリを入力してください。
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注意：
ソースの種類「ドキュメントインデックス」、「インデックステーブル」、「ファイルキャビネット」は、DocuWareに保管されているインデックスデータを参照します。
送信先のインデックスフィールドに入力するために、固定値、式、または変数を使用することもできます。
DocuWare外部のソースを使用するには、ローカルデータベース接続／外部ソースを使用してください。
送信先に適したエントリの種類のみが表示されます。
たとえば、数値フィールドの場合は、金額やドキュメントIDなどの数値インデックスフィールドのみが提供されます。
ソースの種類の詳細については、以下のリストをご覧ください。
ソースの種類の概要
ソースの種類にグローバル変数を設定すると、データの割り当てアクティビティはグローバル変数の値を送信先に追加します。
グローバル変数 > ソースエントリとして、変数タブで作成した変数を選択します。
送信先の種類がインデックステーブルの場合、ソースの種類としてグローバル変数は使用できません。
ソースの種類にインデックステーブルを設定すると、データの割り当てアクティビティはDocuWare内の任意のインデックステーブルから現在のワークフロードキュメントのインデックステーブルにデータを書き込みます。
ソースの種類「インデックステーブル」は、送信先の種類がインデックステーブルの場合にのみ使用できます。
インデックステーブル > ソースエントリとして、インデックステーブルを選択し、送信先にデータを追加するか置換するかを選択します。
次に、ソーステーブルデータを指定します。
インデックステーブルデータの割り当ての詳細をご覧ください。
条件内での変数の比較の詳細をご覧ください。
ソースの種類にファイルキャビネットを設定すると、データの割り当てアクティビティは任意のファイルキャビネットのインデックスデータを、DocuWareに保管されている任意のドキュメントのインデックスデータに追加します。
ファイルキャビネットでは、ソースエントリの指定は不要です。代わりにSELECTステートメントの作成リンクをクリックしてください。
クエリの作成にSQLの知識は必要ありません。フィルター設定は自動的にSQLに変換されます。
ドロップダウンリストからファイルキャビネットとインデックスフィールドを選択します。
フィルタリングによってドキュメントを特定します。
より複雑なユースケースに対応するには、フィルタリングに式を使用することもできます。その場合は、高度なクエリオプションを有効にしてください。
ソースの種類に固定値を設定すると、データの割り当てアクティビティは固定値を送信先に入力します。
固定値 > ソースエントリに値を入力します。送信先に適した値を使用してください。
たとえば、日付フィールドが送信先として定義されている場合、ソースとして使用できるのは日付のみで、テキストや数値は使用できません。
ソースの種類にシステム変数を設定すると、データの割り当てアクティビティはシステム変数の値を送信先に追加します。
システム変数 > ソースエントリとして、システム変数（例：最終判定ユーザー）を選択します。
注意：
システム変数はDocuWareによって定義されており、変更できません。
送信先の種類がインデックステーブルの場合、ソースの種類としてシステム変数は使用できません。
ソースの種類に式を設定すると、データの割り当てアクティビティはユーザー固有の値（例：異なる変数の組み合わせ）を送信先に入力します。
式では、ソースエントリの指定は不要です。式の作成リンクをクリックして式を入力してください。
式の使用方法の詳細をご覧ください。
ソースの種類にローカルデータベース接続を設定すると、データの割り当てアクティビティはDocuWare外部のソースから送信先に値を追加します。
DocuWare Cloudでのソースの種類の表示名：ローカルデータベース接続
DocuWareオンプレミスでのソースの種類の表示名：外部ソース
ローカルデータベース接続では、ソースエントリの指定は不要です。SELECTステートメントの作成リンクをクリックして式を入力してください。
クエリの作成にSQLの知識は必要ありません。フィルター設定は自動的にSQLに変換されます。
ドロップダウンリストからデータベースと列名を選択します。
クエリビルダーを使用してドキュメントを特定します。
より複雑なユースケースに対応するには、フィルタリングに式を使用することもできます。その場合は、高度なクエリオプションを有効にしてください。
注意：
フィルター設定は自動的にSQLに変換されます。
Cloudとオンプレミスシステム間の迅速なデータ同期を実現するには、CloudシステムにLocal Data Connectorをインストールしてください。これは、Cloud組織内からDocuWare Desktop Appsがインストールされている場合に利用可能です。
オンプレミスシステムでは、コネクタは使用できません。外部データダイアログでは、Local Data Connectorによりローカルデータベース接続を選択できます。
3. エラー処理
CRMがダウンしているなどの理由で自動データ割り当てが失敗した場合、ドキュメントを別の自動アクティビティ（例：不足情報の手動入力を依頼するメール通知の送信）に転送するようワークフローを設定できます。
ループを防ぐために、エラー処理を指定してください。
データの割り当て > アクションで、エラータブに移動します。
以下のオプションのいずれかを選択します。
エラー処理なし： このオプションはデフォルトで有効になっています。
ワークフローを再開：ドキュメントは自動的にワークフローの最初から再度処理されます。
ワークフローを終了：ドキュメントは自動的にワークフローの最後にルーティングされます。この時点までに行われたすべての変更は保持されます。
ステップに移動：このオプションを選択すると、データの割り当てアクティビティにエラー出力が追加されます。別のアクティビティに接続して、ワークフロードキュメントを手動でルーティングしてください。
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