DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) étend les solutions de gestion de documents existantes grâce à des fonctionnalités optimisées par l'IA. Cela permet un niveau élevé d'automatisation dans les processus de bureau.
De nombreuses entreprises reçoivent des documents sous forme de pièces jointes en format PDF par e-mail ou les numérise à l'aide d'un scanner et les importe dans DocuWare via les Desktop App DocuWare. DocuWare peut importer et archiver ces PDF. En utilisant IDP, il est possible de lire les termes pertinents du contenu des documents et de les ajouter automatiquement en tant que termes d'index.
Entraînement de l'intelligence artificielle pour IDP
En tant que première étape de la mise en place du traitement intelligent de documents pour votre entreprise, l'intelligence artificielle est formée pour répondre à vos besoins.
Cet entraînement comprend la classification des documents et l'extraction de données pertinentes dans ceux-ci :
Division : IDP reconnaît les documents individuels fusionnés en un seul fichier et les divise afin qu’ils puissent être traités individuellement.
Classification : IDP reconnaît des types de documents spécifiques, ou des classes de documents, tels que les factures et les bons de livraison.
Extraction : IDP extrait les données pertinentes des documents et les ajoute automatiquement en tant que valeurs d'index.
L'entraînement de l'IA derrière IDP peut être réalisé de deux manières :
Plateforme DocuWare IDP : L'entraînement est effectué sur la plateforme IDP autonome. Cette option prend en charge tous les documents, qu'ils soient archivés ou non dans DocuWare. L'entraînement sur la plateforme IDP est généralement réalisé par votre contact DocuWare.
Configurations de DocuWare : Vous pouvez entraîner des workflows de division et de classification directement depuis les Configurations de DocuWare, en utilisant des documents déjà archivés dans vos armoires DocuWare. Cette option est décrite dans la section ci-dessous.
Vous pouvez connecter DocuWare à ces agents de classification et d'extraction par IA via une configuration IDP.
Entraîner la division et la classification depuis DocuWare
Vous pouvez entraîner de nouveaux modèles de division et de classification directement depuis les Configurations de DocuWare, en utilisant des documents déjà stockés dans vos armoires. Étant donné que l'entraînement utilise vos documents réels, les modèles d'IA obtenus sont adaptés aux formats, mises en page et contenus spécifiques de vos fichiers.
Pour lancer un entraînement :
Dans les Configurations de DocuWare, accédez à la section DocuWare IDP.
Cliquez sur le bouton pour entraîner un nouveau diviseur ou classificateur. Une boîte de dialogue s'ouvre pour vous guider dans la configuration et affiche les armoires disponibles pour l'entraînement.
Sélectionnez les armoires contenant les documents que vous souhaitez utiliser.
Pour la division, sélectionnez au moins une armoire.
Pour la classification, sélectionnez au moins deux armoires. La boîte de dialogue indique si chaque armoire contient suffisamment de documents pour l'entraînement.
Lancez l'entraînement. L'entraînement peut prendre jusqu'à 24 heures. Vous n'avez pas besoin d'attendre la fin de l'entraînement pour créer et configurer le workflow.
L'entraînement des modèles d'extraction n'est pas encore disponible via les Configurations de DocuWare.
Vous pouvez connecter DocuWare avec ces agents de classification et d'extraction IA via une configuration IDP.
Traitement des e-mails et des documents avec IDP
Le traitement intelligent des documents (IDP) peut traiter les documents lorsqu'ils entrent dans le système DocuWare, qu'ils arrivent par e-mail ou via les plug-ins DocuWare Desktop Scanner ou Importer.
Importation d'e-mails
Pour importer automatiquement les e-mails dans DocuWare, vous créez une configuration d'importation d'e-mail dans laquelle vous définissez où les messages seront stockés et comment leurs pièces jointes sont gérées, comme par exemple si les pièces jointes sont archivées avec l'e-mail ou enregistrées en tant que documents séparés.
Si vous ajoutez une configuration IDP à cette configuration, DocuWare utilise le traitement intelligent de documents pour classer chaque PDF joint et extraire ses données clés avant que les fichiers ne soient archivés, en fournissant une automatisation basée sur l'IA pour votre processus de travail de messagerie.
En savoir plus sur la configuration d'IDP pour l'importation d'e-mails
Importation de documents via les DocuWare Desktop Apps
Les documents importés via les DocuWare Desktop Apps, que ce soit via les plug-ins Scanner ou Importer, peuvent également utiliser les configurations IDP. Si vous utilisez beaucoup DocuWare Scanner and Importer, par exemple pour numériser des factures papier ou importer des fichiers PDF, ces documents peuvent maintenant être entièrement divisés, indexés et archivés automatiquement avec DocuWare IDP.
En savoir plus sur la configuration d'IDP pour les DocuWare Desktop Apps