Avec les DocuWare Desktop Apps, vous pouvez importer des documents dans DocuWare soit à partir d'un dossier surveillé via l'application Importer ou directement depuis un scanner avec l'application Scanner, et les deux méthodes peuvent être liées à IDP pour le traitement automatique.
Pour activer le traitement intelligent des documents (IDP) pour les documents importés DocuWare Desktop Apps, vous avez besoin de deux configurations : une pour IDP et une pour la Desktop App respective.
Configuration IDP : créée par votre contact DocuWare, la configuration IDP connecte votre système DocuWare aux agents IA responsables de la classification des documents et de l'extraction des données. La configuration contient les clés API et les règles dont l'IA a besoin pour reconnaître les types de documents et extraire les données d'index pertinentes.
Configuration de l’import depuis les applications desktop : cette configuration définit la manière dont les documents sont importés via les plug-ins « Numériser » ou « Importer ». À cette étape, vous intégrez la configuration IDP fournie précédemment afin que les PDF importés soient automatiquement classés et indexés avant leur archivage.
Les sections suivantes fournissent un guide étape par étape pour créer les deux configurations.
Création d'une configuration IDP
Une configuration IDP est généralement fournie par votre contact DocuWare. Voici les étapes en détail :
Allez dans Configuration de DocuWare > Capturer > DocuWare IDP.
Entrez la clé API pour accéder à natif.ai et cliquez sur Connecter.
Vous obtenez la clé dans votre compte natif.ai. En cas de doute, demandez à votre contact DocuWare.Une fois l'accès à IDP fourni, tous les classificateurs de documents de votre compte pourront être sélectionnés. Sélectionnez le classificateur IDP pour les types de documents que vous souhaitez importer et indexer automatiquement.
Cliquez sur Nouvelle configuration.
Configurez l'indexation automatique d'un document dans ces quatre onglets - Avec cela, vous avez mis en place l'extraction et l'indexation du type de document « facture » :
Source
Décidez pour quel type de document la configuration actuelle doit s'appliquer. Pour chaque type de document à importer, comme une facture ou un bon de livraison, une configuration séparée est requise.
Téléversez une facture, comme une de Peters Engineering, comme un exemple dans la configuration. Cette facture sert de modèle à l'étape Traitement afin que les termes de la facture puissent être mappés aux champs d'index de DocuWare.
Utiliser pour la classe de document : si votre classificateur est capable de distinguer deux types de document, par exemple facture et bon de livraison, sélectionnez un type de document, comme « facture » dans cet exemple. Cette configuration sera toujours utilisée pour l'indexation lorsqu'une « facture » est détectée lors de la classification.
Extracteur IDP : sélectionnez le modèle d'extraction de la facture, cela définit comment les documents entrants doivent être lus exactement. Comme la classification, le modèle d'extraction a également été créé en relation avec l'entraînement de l'IA.
Cible
Sélectionnez l'armoire DocuWare dans laquelle le document doit être stocké au format PDF après traitement avec IDP. Cette armoire doit correspondre à la cible de stockage spécifiée pour la configuration d'importation d'e-mail afin d'assurer une indexation correcte.
De plus, sélectionnez le dialogue de stockage dont les champs d'index seront disponibles à l'étape Traitement pour la correspondance avec les termes d'index du document.
Traitement
Dans cette boîte de dialogue, l'aperçu du document d'exemple à l'étape Source est affiché. Sur le côté gauche, vous voyez tous les termes extraits du document d'exemple. Mappez les termes extraits aux champs d'index DocuWare. Ceci détermine quels contenus du document sont transférés en tant qu'entrées d'index vers les champs DocuWare.
Autorisations
Pour intégrer la configuration IDP dans une configuration Connect to Mail, vous devez avoir l'autorisation de l'utilisateur pour la configuration IDP.
Intégrer la configuration IDP dans une DocuWare Desktop App
Une fois que votre contact DocuWare a fourni la configuration IDP, vous le sélectionnez dans votre configuration Importer ou Scanner :
Ouvrez les DocuWare Desktop Apps.
Utiliser IDP pour les documents scannés
Pour utiliser IDP via le plugin Scanner, cliquez sur l'onglet DocuWare Desktop Apps > Scanner.
Dans la liste déroulante Configuration du traitement sélectionnez Sélection automatique (Configurations DocuWare IDP) pour envoyer vos documents à l'agent de classification IA d'abord.
En fonction du résultat de la classification, le système sélectionnera et utilisera automatiquement le modèle d'extraction approprié.
Utilisation d'IDP pour les documents importés via un dossier surveillé
Pour utiliser IDP via le plugin Importer, cliquez sur l'onglet Importer.
Cliquez sur Créer une nouvelle tâche d'importation
Sélectionnez le dossier Source à surveiller.
Sélectionnez Configuration > Sélection automatique (Configurations DocuWare IDP) pour envoyer vos documents à l'agent IA de classification d'abord.
En fonction du résultat de la classification, le système sélectionnera et utilisera automatiquement le modèle d'extraction approprié.
Surveillance des tâches IDP déclenchées par les DocuWare Desktop Apps
Les documents importés avec le traitement intelligent de documents (IDP) sont classés et indexés par les services IA s'exécutant sur les serveurs DocuWare.
Pour surveiller ces processus, ouvrez Configurations DocuWare et sélectionnez Surveillance IDP. La liste affiche l'état de chaque tâche, le nom du fichier, l'horodatage et d'autres détails.
Parfois, une tâche IDP peut échouer pour des raisons techniques ou opérationnelles. Les tâches échouées apparaissent avec un état d'avertissement ou d'erreur. Cliquez sur Détails pour voir la cause spécifique, apportez toutes les corrections nécessaires, puis cliquez sur Réessayer pour redémarrer la tâche.
Une tâche peut échouer, par exemple, si plus d'une configuration IDP correspond au même document ; par exemple lorsque deux configurations sont assignées à la même classe de document et utilisent le même fichier d'exemple. Dans ce cas, DocuWare ne peut pas déterminer quel extracteur appliquer et arrête la tâche.