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Avec Workflow Manager, vous pouvez créer des règles claires de gestion documentaire dans votre société : Vous pouvez contrôler les processus de travail à l'aide de workflows basés sur des documents implémentés avec le système DocuWare. Cela permet d'alléger la charge de travail de vos employés et facilite les opérations quotidiennes, grâce à un traitement des tâches plus rapide et efficace.
Workflow Manager se compose de deux éléments :
Workflow Designer : Grâce à Workflow Designer, vous ou l'administrateur définissez les processus de travail de votre organisation.
Tâches de workflow : Toutes les tâches de workflow qui vous sont attribuées figurent dans la liste de tâches de workflow dans DocuWare Web Client.
Lorsque vous utilisez Workflow Manager, une configuration créée précédemment est systématiquement exécutée, créant ainsi une nouvelle instance de workflow à chaque fois. Entre autres éléments, la tâche à réaliser et les décisions à prendre sont indiquées dans la configuration du workflow. En plus d'un utilisateur ou d'un rôle, une tâche peut également être assignée à une règle de substitution. Une règle de substitution peut attribuer des responsabilités pour des tâches abstraites qui incluent plusieurs personnes, comme les centres de coût. Cette tâche est alors automatiquement affectée à la première personne dont le statut est « présent ». Ainsi, la progression de chaque workflow est constante, indépendamment de la présence de telle ou telle personne en particulier. Les niveaux d'escalade déterminent des dates butoirs pour les tâches, ainsi que les mesures à prendre si une tâche reste dans un même emplacement pendant trop longtemps sans être traitée.
La gestion des droits implique notamment un concepteur et un contrôleur. Le concepteur peut concevoir, modifier et supprimer des workflows. Au sein d'un workflow, le contrôleur dispose d'une vue d'ensemble de toutes les tâches ouvertes d'un participant et peut prendre le contrôle à tout moment.
Le DocuWare Workflow Manager fait partie de chaque licence DocuWare Cloud. Si vous utilisez DocuWare en tant que système installé localement, DocuWare Workflow Manager est disponible en tant que module complémentaire.
Installation de Workflow Manager
Workflow Designer est une application de bureau qui s'installe localement sur le PC. Vous appelez l'assistant d'installation dans le DocuWare Client via le menu principal et Installer les Desktop Apps.
L'onglet Tâches du DocuWare Client s'affiche par défaut (l'onglet ne s'affiche pas si vous utilisez la licence simple de lecture seule).
Configuration de workflows avec Workflow Designer
Créez et modifiez vos configurations de workflow avec Workflow Designer. Indiquez notamment les éléments suivants :
Déclencheur : vous indiquez l'événement qui génère une nouvelle instance de workflow. Il peut s'agir du stockage d'un nouveau document dans une armoire DocuWare ou de la modification de mots index pour un document précédemment stocké.
Un workflow peut également être déclenché par une planification, dans ce cas pour un maximum de 100 documents.Tâches : vous définissez des tâches et les assignez à un utilisateur, un rôle ou une règle de substitution.
Décisions : vous indiquez les options de décision au sein d'une tâche qui sont attribuées à l'utilisateur responsable (s'il doit accepter ou refuser une facture, par exemple).
Rappels : vous déterminez à quel moment il faut envoyer un rappel à l'utilisateur responsable d'une tâche ou réaffecter une tâche au terme du délai d'expiration.
Connexions : si vous le souhaitez, vous pouvez accéder aux données provenant de sources externes (comme un document transféré dans votre workflow), puis sélectionner les données qui vous intéressent (comme la quantité de factures au sein de votre logiciel de base de données financière).
Pour pouvoir utiliser Workflow Manager dans votre organisation, il faut d'abord créer des configurations de workflow avec Workflow Designer. Ces configurations sont paramétrables par tous les utilisateurs DocuWare disposant des droits de Concevoir des workflows (Configuration DocuWare > Administration des utilisateurs > Utilisateur x > Profils de fonctions). Les configurations sont alors créées de manière centralisée, puis allouées à des utilisateurs, rôles ou règles de substitution.
À partir de la version 7.11 de DocuWare, les règles de substitution et les listes de substitution sont créées dans DocuWare Configuration > Administration des utilisateurs.
Traitement des tâches dans le Client DocuWare
Lorsque vous travaillez avec le DocuWare Workflow Manager, vous disposez également d'une liste des tâches de workflow en attente de traitement dans le Client DocuWare. Chaque workflow possède son propre onglet, dans lequel les tâches associées apparaissent sous forme de liste. Vous pouvez spécifier la façon dont cette liste s'affiche dans le Workflow Designer. La liste est automatiquement mise à jour lorsque de nouvelles tâches sont ajoutées ou que des tâches sont terminées. Cliquez sur l'icône correspondante dans la barre de titre si vous souhaitez mettre à jour manuellement la liste des tâches du workflow.
Cliquez sur les trois points en haut à droite d'une liste de tâches pour afficher d'autres options : obtenir un lien vers une liste de tâches ou exporter la liste de tâches sous forme de fichier CSV.
La zone des tâches du workflow est divisée en trois parties : la barre de navigation et le menu en haut, la liste des tâches au centre et la zone des décisions en bas.
Dans la barre de navigation, chaque workflow a son propre onglet qui contient le nom du workflow concerné et le nombre de tâches qui lui sont assignées.
The historique du workflow affiche les décisions prises par les utilisateurs lors du traitement d'un workflow.
Depuis la version 7.11 de DocuWare, l'historique des décisions est disponible en plus de l'historique des flux de travail. L'historique des décisions s'affiche dans la barre latérale du visualiseur. Toutes les décisions prises pour un document au cours d'un workflow y sont répertoriées. L'historique des décisions peut être consulté pour tous les documents qui ont fait l'objet d'un workflow, même rétrospectivement pour les documents dont le workflow est terminé.La fonction Réaffecter peut être (dés)activée par workflow dans le Workflow Designer. Elle est activée par défaut.
Les décisions font partie de la tâche correspondante sélectionnée dans la liste. Les décisions et les détails que vous pouvez sélectionner pour une tâche sont configurés dans le Workflow Designer.
Envoyer une demande à partir du Client DocuWare
Si vous souhaitez uniquement envoyer une brève demande à des collègues ou à des partenaires commerciaux au sujet d'un document, la fonctionEnvoyer une demandeest idéale. Elle vous permet d'envoyer des demandes concernant un document directement à partir du Client DocuWare. Ces demandes sont adaptées aux processus uniques ou rares pour lesquels la mise en place d'un workflow standard à l'aide du concepteur de workflow serait trop onéreuse.
Exemples :
La responsable du département financier a négocié un nouveau bail avec le bailleur du bâtiment de l'entreprise. Pour obtenir l'accord du PDG, elle lui assigne une demande. Elle précise l'objet et les détails de l'e-mail ainsi que les décisions à prendre. Le PDG reçoit un e-mail et approuve le bail parmi ses tâches ou le rejette. Le chef des finances peut immédiatement consulter la décision dans la rubrique « Demandes assignées »
Un chef d'équipe reçoit une newsletter intéressante qu'il souhaite transmettre par e-mail à trois membres de son équipe. Ces trois personnes doivent confirmer qu'elles ont lu la newsletter. Le chef d'équipe attribue à ce collègue une demande contenant les informations pertinentes. Les trois employés reçoivent le même e-mail et chacun confirme séparément qu'il a lu le document. Le chef d'équipe voit immédiatement qui a déjà effectué la demande.
La fonction Envoyer une demande se trouve dans le menu contextuel d'une liste de résultats ou d'une liste enregistrée. L'entrée du menu contextuel n'est affichée que si un seul document a été sélectionné précédemment. Si vous avez déjà ouvert le document dans la visionneuse, sous Outils cliquez sur le bouton Envoyer une demande.
Définissez dans les options de la demande si le destinataire doit être notifié en plus par courrier ou seulement dans le client Web. Si l'utilisateur doit pouvoir utiliser un tampon pour la décision, il peut également le définir ici.
Les options du menu contextuel d'une demande sont les mêmes que celles de la liste de résultats par défaut de l'armoire attribuée. Si une fonction est masquée dans les paramètres de la liste de résultats, elle ne sera pas non plus visible dans les options de la demande.
Si plusieurs demandes sont sélectionnées dans la liste, les boutons Imprimer, Télécharger et Partager par e-mailne seront pas disponibles.
Meilleures pratiques en matière de workflow
Il est conseillé de prendre en compte les points suivants lors de la création de workflows, afin que votre système DocuWare puisse afficher les meilleures performances possibles lorsque Workflow Manager est en cours d'utilisation.
Données d'index et variables
Les workflows ne sont pas contrôlés via des entrées d'index dans Workflow Manager (à la différence du module Task Manager). Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de modifier les entrées d'index durant le workflow.
Si vous avez besoin de valeurs pour les données d'index d'un document, il est préférable d'utiliser des variables et d'assigner les valeurs d'index une fois à ces variables. Vous pouvez alors accéder aux variables et les utiliser au sein de chaque workflow. Cela s'applique également à l'élaboration de contenus d'e-mails ; seules les variables doivent y être intégrées. L'accès aux champs d'index nécessite davantage de temps et de ressources que l'intégration de variables.
Si vous devez tout de même modifier des données d'index alors que les workflows sont en cours d'exécution, deux possibilités s'offrent à vous :
Au sein d'une tâche : le nom d'utilisateur de la personne exécutant la tâche est utilisé. Cet utilisateur doit disposer des droits correspondants par rapport à l'armoire pour pouvoir modifier les données d'index. Si une erreur se produit lors d'une modification de données d'index, la tâche ne pourra pas se terminer et l'utilisateur verra s'afficher un message d'erreur dans le Web Client.
Avec une activité d'Assignation de données : Le nom d'utilisateur de la personne spécifiée dans l'activité de Démarrage est utilisé pour l'activité automatique. Cet utilisateur doit également disposer de droits par rapport à l'armoire pour pouvoir modifier les données d'index. Si une erreur se produit lors d'une modification de données d'index, la tâche sera transférée au contrôleur du workflow.
Les valeurs initiales des variables sont « » pour les variables de texte et « 0 » pour les variables numériques. Les variables de date ne sont pas prédéfinies. Si vous avez besoin d'autres valeurs initiales, vous devez leur pré-attribuer une activité d'Assignation de données.
tampons
L'historique du workflow est la meilleure option pour suivre les décisions prises dans un workflow. Grâce à Workflow Manager, les tampons ne sont plus nécessaires pour les workflows ; pour des raisons de performances, ils doivent par ailleurs être utilisés aussi modérément que possible.
Notifications par e-mail
Des notifications par e-mail sont envoyées individuellement pour chaque document et chaque tâche. Nous vous conseillons de ne sélectionner les notifications que pour les utilisateurs qui ne travaillent pas régulièrement dans DocuWare.
Données et bases de données externes
Si votre workflow doit accéder à des données externes (autres armoires ou bases de données externes), nous vous conseillons, pour des performances optimales, de définir la requête SQL de manière à ce qu'un seul résultat soit renvoyé.
Si vous effectuez une requête dans des bases de données externes et que vous utilisez les variables d'un workflow dans la requête SQL, veuillez vérifier que la colonne dans la base de données externe est une colonne de texte. Dans ce cas, les variables doivent être définies dans les devis.
En revanche, les champs numériques dans DocuWare sont des entiers avec un nombre de chiffres spécifique après la virgule.
Assignation de tâches à des utilisateurs, rôles ou règles de substitution
Tâche :
Si vous assignez une tâche à un utilisateur, seul cet utilisateur la verra.
Si vous assignez une tâche à un rôle, tous les utilisateurs correspondant à ce rôle la verront. Dès qu'un utilisateur ouvre cette tâche, elle sera verrouillée. Une fois la tâche terminée, elle n'est plus visible des autres utilisateurs.
Si vous assignez une tâche à une règle de substitution, le premier utilisateur concerné par cette règle de substitution la verra. Si cet utilisateur est signalé comme « Absent », la tâche est transmise à l'utilisateur disponible suivant dans la liste.
Tâche parallèle :
Si vous assignez une tâche parallèle à un utilisateur, seul cet utilisateur la verra.
Si vous assignez une tâche parallèle à plusieurs utilisateurs, tous les utilisateurs la verront. Tous les utilisateurs doivent terminer la tâche, sauf si vous avez défini des conditions d'interruption.
Si vous assignez une tâche parallèle à une règle de substitution, le premier utilisateur concerné par cette règle de substitution la verra. Si cet utilisateur est signalé comme « Absent », la tâche est transmise à l'utilisateur disponible suivant dans la liste.
Variables système « Utilisateur actuel » et « Utilisateur de la tâche »
En plus des variables Utilisateur actuel, il existe également la variable Utilisateur de la tâche. Il est recommandé d'utiliser la variable « Utilisateur de la tâche » pour l'assigner aux utilisateurs.