Une notification par courrier électronique est un e-mail généré automatiquement par le système DocuWare et envoyé via un serveur de messagerie lorsqu'un événement particulier se produit. Le déclencheur peut être qu'un nouveau document a été archivé ou qu'une valeur d'index a été modifiée pour un document déjà archivé.
Par exemple, le directeur d'un centre de coûts peut être automatiquement informé par courrier électronique qu'une facture nécessitant son approbation est disponible dans DocuWare. Le courrier électronique contient un lien vers la facture permettant au directeur de l'ouvrir dans la Visionneuse du Web Client DocuWare, puis de la valider en apposant un timbre horodaté, ou au contraire de la refuser.
Configuration des notifications par courrier électronique
Pour les systèmes sur site, les notifications par courrier électronique font partie de la licence Task Manager.
Configurer les notifications
Les configurations de notifications par e-mail sont créées par DocuWare Configuration de DocuWare. Il est possible de les assigner à des individus spécifiques et/ou de les proposer en abonnement à tous les utilisateurs de l'organisation DocuWare. Pour créer et modifier les notifications par e-mail, vous avez besoin du droit Gérer les notifications par e-mail, qui peuvent être affectés dans DocuWare Administration sous Utilisateurs/Profils > Paramètres de fonctions. L'abonnement aux notifications par e-mail ne nécessite aucun droit particulier.
Remarque : Les abonnés peuvent être spécifiés par la sélection d'un champ d'index (dans l'onglet Abonnés) en plus de la création d'une entrée manuelle. Lors du stockage du document, l'utilisateur DocuWare concerné doit être saisi dans le champ d'index.
Vous trouverez davantage d'informations sur la configuration directement dans l'interface utilisateur par le biais des icônes d'informations 
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Programmation des notifications
Tous les abonnés à une notification peuvent définir la programmation de cette notification pour eux-mêmes dans DocuWare Configuration.
D'autres informations sur la programmation sont disponibles directement dans l'interface utilisateur via les icônes d'informations .