Liste de résultats : filtrer, trier et partager

Prev Next

Chaque recherche dans DocuWare produit une liste de résultats. Elle contient les documents qui correspondent à vos termes de recherche, ainsi que leurs entrées d'index. Dans la liste de résultats, vous affinez les occurrences puis vous travaillez avec elles.

Vous pouvez trier et filtrer la liste jusqu'à ce qu'elle ne contienne plus que les documents dont vous avez besoin. Vous ouvrez un document dans la visionneuse à côté de la liste, et vous exécutez des actions sur un seul document ou sur la liste entière, par exemple l'impression, le partage, l'exportation ou la suppression.

Cet article décrit la liste de résultats d'une seule armoire. Dans une recherche sur plusieurs armoires, sélectionnez le chip d'une armoire pour obtenir la liste décrite ici.

Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement

Sur cette page

Vous connaissez le Client DocuWare classique ?

Dans le Client classique, ouvrez le nouveau Client DocuWare avec le lien Ouvrir le nouveau DocuWare. Pour obtenir une liste de résultats, lancez une recherche. Vos listes de résultats sont les mêmes que dans le DocuWare classique. Si vous connaissez les listes de résultats du Client classique, voici les différences.

  • Le petit aperçu à côté de la liste de résultats a disparu. Le document s'ouvre dans la visionneuse complète, si bien que les annotations, les entrées d'index, l'impression et le partage sont disponibles sans quitter vos résultats.

  • Vous pouvez filtrer plusieurs colonnes à la fois, et DocuWare applique tous les filtres ensemble.

  • Les documents sont toujours présentés dans un tableau. La vue fiche du Client classique a disparu.

  • Le nouveau Client DocuWare n'est disponible que dans DocuWare Cloud pour l'instant. Les systèmes sur site (on-premises) continuent de fonctionner avec le Client classique.

  • Voir toutes les limites actuelles du nouveau Client DocuWare

Trier et filtrer la liste de résultats

La liste de résultats d'une armoire commence par les champs système que possède chaque document, comme le nom du document et la date de son archivage. Utilisez Afficher/masquer les colonnes au-dessus de la liste pour ajouter les champs d'index de cette armoire, ou pour retirer les colonnes dont vous n'avez pas besoin. L'option vous indique également combien de colonnes disponibles sont affichées, par exemple 6 sur 22.

  • Dans une recherche sur plusieurs armoires, sélectionnez d'abord le chip d'une armoire. Le tri et le filtrage ne sont pas disponibles dans Récemment modifiés.

  • Sélectionnez les flèches à côté d'un en-tête de colonne pour trier la liste selon ce champ d'index.

  • Sélectionnez l'icône de filtre dans un en-tête de colonne pour limiter la liste à certaines valeurs. Selon le champ, vous sélectionnez des valeurs dans une liste, une plage ou une date.

Liste de résultats d'une seule armoire avec les options de tri et de filtrage

Sélectionnez le chip d'une armoire pour trier et filtrer la liste de résultats.

Vous pouvez filtrer plusieurs colonnes en même temps, et DocuWare applique tous les filtres ensemble, si bien que seuls les documents qui correspondent à tous restent dans la liste. Un petit point bleu à côté de l'icône de filtre indique qu'un filtre est actif dans cette colonne.

Une colonne avec un filtre actif, signalée par un point bleu à côté de l'icône de filtre

Repérez le point bleu : cette colonne est filtrée.

Afficher un document à côté de la liste de résultats

Sélectionnez un document pour l'ouvrir dans la visionneuse à côté de la liste de résultats, avec toutes les fonctions de la visionneuse disponibles. Cela fonctionne dans les deux modes de recherche. Faites glisser le séparateur entre la liste et la visionneuse pour modifier sa largeur, ou fermez la visionneuse lorsque vous avez besoin de toute la largeur pour la liste :
Redimensionnement de la visionneuse à côté de la liste de résultats

Actions pour toute la liste de résultats

Sélectionnez les trois points au-dessus de la liste de résultats pour agir sur la liste complète plutôt que sur un seul document. Les filtres et le tri actifs font partie de ce que vous exportez ou partagez : affinez donc d'abord la liste et transmettez exactement la vue que vous souhaitez.

  • Exporter vers un fichier CSV : exporte la liste de résultats sous forme de fichier CSV. Vous exportez soit la liste complète, soit uniquement la vue filtrée et triée, et vous sélectionnez les champs d'index que le fichier contient en plus des champs standard. Vous sélectionnez également le codage des caractères, avec UTF-8 par défaut.

  • Copier le lien de la liste de résultats : copie dans le presse-papiers un lien vers la liste de résultats actuelle.

  • Partager la liste par e-mail : envoie par e-mail le lien vers la liste de résultats actuelle.

Toute personne qui ouvre le lien voit la même vue de la liste, avec vos filtres et votre tri appliqués.

Ces actions appartiennent à la liste de résultats d'une seule armoire. Une recherche sur plusieurs armoires ne propose aucune action portant sur le résultat complet.

Menu avec les actions pour toute la liste de résultats

Cliquez sur l'icône à trois points pour appliquer des actions à toute la liste de résultats.

Ce que vous pouvez faire avec un document de la liste est décrit dans Actions pour un seul document.

Remarques pour les administrateurs

  • Comme dans le Client DocuWare classique, une liste de résultats est toujours liée à une boîte de dialogue de recherche, et elle se configure de la même manière qu'auparavant.

  • Une recherche sur plusieurs armoires n'est pas liée à une seule armoire et ne dispose donc pas d'une boîte de dialogue de recherche unique avec une liste de résultats. Les résultats sont affichés à l'aide des champs système d'un document. Les champs d'index ne peuvent pas être ajoutés. Les utilisateurs peuvent cependant masquer les colonnes dont ils n'ont pas besoin.

  • Seules les autorisations d'armoire déterminent les documents que les utilisateurs peuvent voir. Si vous masquez des champs dans une boîte de dialogue de recherche, les utilisateurs ayant accès à un document peuvent toujours le trouver par ses valeurs d'index. La recherche s'effectue directement sur l'armoire et ignore les paramètres de visibilité des boîtes de dialogue. Concrètement : les informations confidentielles sont protégées par les autorisations d'armoire et de document, et non en masquant des champs de boîte de dialogue.

  • Les Fonctions de liste de résultats qui pouvaient être affichées et masquées dans les configurations ne sont plus évaluées. Les actions proposées pour un document dans le menu contextuel de la liste de résultats dépendent uniquement des autorisations. Masquer une telle action n'a jamais restreint ce qu'un utilisateur pouvait faire, car chaque fonction possède sa propre autorisation et peut être utilisée par d'autres voies.