À l’aide d’une configuration Connect to Mail créée dans DocuWare Configuration > E-mail général, vous pouvez importer et traiter les factures électroniques envoyées par e-mail d’une manière conforme à GoBD. Cette configuration prend en charge les formats de factures électroniques courants en Allemagne et en France (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X), ainsi que de nombreux autres, avec une seule configuration.
Pour en savoir plus sur la facturation électronique dans DocuWare
Configurer la facturation électronique avec Connect to Mail
Pour traiter les factures électroniques avec Connect to Mail, configurez les deux éléments suivants dans DocuWare, en utilisant toujours le même classeur :
1. Traitement des documents : créer une configuration
Accédez à Configuration > Traitement du document.
Créez une configuration à l’aide d’un modèle de document conforme à la norme internationale UBL, telle que XRechnung ou PEPPOL.
Téléchargez des exemples de documents à partir de la PEPPOL documentation website dans la zone Téléchargements > fichiers d’exemple.
2. Connect to Mail : configuration du lien utilisée pour le traitement des documents
Accédez à Configuration DocuWare > E-mail général.
Sélectionnez la configuration de traitement de document créée à l’étape 1 pour l’option Traitement automatique de document.
Si un e-mail avec une e-facture jointe est stocké selon cette configuration, l’e-facture sera traitée comme défini dans la configuration.
Grâce à ces configurations, toutes les factures électroniques telles que ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X ou Peppol UBL dans les e-mails peuvent être traitées. Pour traiter d’autres normes de facturation électronique, créez une autre configuration de traitement de documents en utilisant la norme respective comme exemple de document et utilisez-la pour une autre configuration de Connect to Mail.
Notes:
Le traitement fonctionne pour une facture électronique par pièce jointe à un e-mail. Si plusieurs factures sont jointes à un seul e-mail, elles doivent être stockées individuellement.
Les e-mails contenant des PDF qui n’incluent pas de facture électronique XML ne peuvent pas être traités avec la configuration créée pour la facturation électronique. Stockez ces factures au format PDF à l’aide d’une autre configuration et suivez-les via un deuxième dossier si nécessaire.
Détails techniques sur la facturation électronique avec Connect to Mail
Connect to Mail offre la possibilité de traiter différentes normes de facturation électronique à l’aide d’une seule configuration. Pour ce faire, les formats de documents pris en charge sont traduits dans la norme internationale UBL par un service de transformation DocuWare. Cette traduction est effectuée uniquement à des fins d’indexation ; Les documents eux-mêmes ne sont pas convertis et sont stockés dans leur format d’origine.
Limites connues :
Connect to Mail : une pièce jointe à une facture électronique par e-mail si les pièces jointes ne sont pas partagées.
Service de traitement : La taille maximale du document est de 10 Mo ; Des limites de complexité XML s’appliquent.
Service de transformation : la taille maximale du document est de 10 Mo.
DocuWare : Les champs de table ne peuvent stocker que jusqu’à 1000 lignes (postes de facture). Les factures volumineuses dépassant cette limite nécessitent un traitement particulier.
Types de factures électroniques déposées : DocuWare prend en charge tous les champs EN 16931 valides dans CII et UBL, à deux exceptions près (énumérées ci-dessous). En règle générale, il est recommandé de ne pas indexer ces types de champs particuliers dans un classeur ; cependant, même s’ils sont indexés, la facture électronique sera traitée normalement, mais ces champs spécifiques seront vides.
Les types de champs non pris en charge sont les suivants :
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Foire aux questions :
Les documents PDF (non XML) et les factures électroniques peuvent-ils être stockés dans une seule configuration ?
Non, il n’est pas possible de configurer automatiquement les PDF et les factures XML pour traiter simultanément les fichiers PDF. Nous vous recommandons de configurer un dossier pour les factures électroniques comme décrit et de traiter les e-mails avec des documents PDF dans un dossier séparé.
Quelles sont les syntaxes CII et UBL ?
CII et UBL sont des normes/syntaxes officielles utilisées pour les factures électroniques. Par exemple, ZUGFeRD utilise CII. XRechnung prend en charge à la fois CII et UBL, bien que UBL soit plus courant. PEPPOL utilise également la syntaxe UBL.