Avec la version 7.15 de DocuWare, une nouvelle façon de définir un flux IDP est disponible pour les tests. Tous les paramètres d'Intelligent Document Processing (IDP) sont désormais regroupés au même endroit, sous DocuWare Configurations > Capturer > Accès anticipé - IDP : le flux de traitement de vos documents entrants, les agents IA que vous pouvez définir pour traiter les documents et la vue d'ensemble de vos contrats IDP et de votre consommation.
Vue d'ensemble
Vous pouvez accéder à DocuWare Configurations > Capturer > Accès anticipé - IDP. L'accès est possible pour les administrateurs d'organisation ou avec l'autorisation Configure IDP.
La nouvelle configuration IDP comporte plusieurs sections :
IDP Flows : création de flux IDP pour définir comment les documents doivent être traités, de la réception au stockage. Un flux se compose de plusieurs étapes de traitement, par exemple la séparation, le stockage ou la validation.
AI Agents : vue d'ensemble des agents IA, qui affiche tous vos agents IA existants et permet de créer et d'entraîner de nouveaux agents de séparation, de classification et d'extraction. Un agent est un algorithme d'IA qui définit comment un document est traité.
Document Validation : Document Validation Overview, qui affiche tous les documents devant être validés (également visible dans le Client DocuWare classique)
Actuellement Client DocuWare classique uniquement
Intelligent Document Processing n'est pas encore disponible dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15.
Usage & Contracts Overview : consultez toutes les données de vos contrats IDP.
Comment créer un flux IDP
Une configuration IDP est généralement fournie par votre interlocuteur DocuWare. Toutefois, si vous souhaitez tester la configuration vous-même, voici les étapes en détail :
Accédez à DocuWare Configurations > Capturer > Accès anticipé - IDP. Votre organisation est connectée automatiquement à DocuWare IDP.
Sous IDP Flows vous pouvez maintenant construire un flux IDP qui définit comment les documents entrants doivent être traités.
Définissez les formats de documents que vous souhaitez traiter. Actuellement, les options PDF et other sont possibles. D'autres options seront intégrées dans les prochaines mises à jour :
Ajoutez différentes étapes de traitement depuis la gauche vers le canevas. Les étapes de traitement IA disponibles sont Splitting, Classification et Extraction. Dans ces étapes, vous pouvez définir quel agent IA utiliser pour vos documents :
Utilisez Splitting pour garantir que les documents regroupés sont séparés et que chaque document est traité indépendamment.
Classify permet de distinguer différents types de documents - par exemple une facture et un bon de livraison - et, en fonction des résultats de classification, vous pouvez définir différentes étapes suivantes
L'agent Extraction définit comment les documents entrants doivent être lus exactement.
Créez de nouveaux agents IA à partir des données d'une armoire DocuWare, ou créez et entraînez vos modèles à partir de zéro. Vous pouvez le faire soit en sélectionnant l'étape Splitting, Classification ou Extraction dans le canevas, soit dans la vue d'ensemble AI agents.
dans la section Master Data Matching vous pouvez connecter au flux IDP des données de base externes, comme des fichiers CSV ou des listes de sélection DocuWare, et récupérer des données pour corriger les extractions de l'IA
Le nœud Validation vous permet de définir si une étape de validation manuelle est nécessaire et quand elle doit être déclenchée. Une fois la validation activée et dès qu'un document doit être validé, vous le voyez dans une liste Validation de votre Client DocuWare classique.
Enfin, décidez où stocker vos documents dans DocuWare. Si vous avez créé votre extraction IA à partir d'une armoire DocuWare, il vous suffit de sélectionner Automapping pour connecter automatiquement les données extraites aux champs correspondants dans DocuWare.
Intégrer la configuration IDP dans une DocuWare Desktop App
Une fois votre flux IDP terminé, ou une fois que votre interlocuteur DocuWare vous a fourni le flux IDP, sélectionnez-le dans votre configuration Importer ou Numérisation. Ouvrez les DocuWare Desktop Apps.
Utiliser IDP pour des documents numérisés
Pour utiliser IDP via le plug-in Scan, cliquez sur l'onglet DocuWare Desktop Apps > Numérisation.
Dans la liste déroulante Configuration de numérisation, sélectionnez votre flux IDP pour envoyer vos documents vers DocuWare à l'aide du flux que vous avez créé.
Utiliser IDP pour des documents importés via un dossier surveillé
Pour utiliser IDP via le plug-in Importer, cliquez sur l'onglet Importer.
Cliquez sur Créer une nouvelle tâche d'importation
Sélectionnez le dossier Source à surveiller.
Dans la liste déroulante Configuration de traitement, sélectionnez votre flux IDP pour envoyer vos documents vers DocuWare à l'aide du flux que vous avez créé
Surveiller les tâches IDP déclenchées par les DocuWare Desktop Apps
Les documents importés avec Intelligent Document Processing (IDP) sont séparés, classifiés et indexés par des services d'IA qui s'exécutent sur les serveurs DocuWare.
Pour surveiller ces processus, ouvrez DocuWare Configurations et sélectionnez IDP Monitoring. La liste affiche l'état, le nom de fichier, l'horodatage et d'autres détails de chaque tâche.
Il arrive qu'une tâche IDP échoue pour des raisons techniques ou opérationnelles. Les tâches en échec apparaissent avec un état d'avertissement ou d'erreur. Cliquez sur Détails pour en connaître la cause précise, effectuez les corrections nécessaires, puis cliquez sur Réessayer pour relancer la tâche.
Une tâche peut échouer, par exemple, si plusieurs configurations IDP correspondent au même document, comme lorsque deux configurations sont affectées à la même classe de documents et utilisent le même fichier d'exemple. DocuWare ne peut alors pas déterminer quel extracteur appliquer et arrête la tâche.
Fonctionnalités prises en charge à l'état d'accès anticipé
La configuration IDP est actuellement à l'état « accès anticipé » (Early Access). Elle n'offre que des fonctionnalités limitées, destinées aux tests et aux flux simples. Voici un aperçu des fonctionnalités actuellement prises en charge et de celles qui seront ajoutées à l'avenir :
Fonctionnalité | État | Description |
Start | Disponible | Le point d'entrée par défaut |
Automated intake | Non implémenté | Un point d'entrée surveillé qui récupère les documents depuis une source de documents, par exemple des dossiers de messagerie |
OCR et prétraitement dans le cadre des agents IA | Disponible | Utilisation de l'OCR et du prétraitement dans le cadre des agents IA |
Définir l'OCR et le prétraitement une seule fois pour votre flux | Non implémenté | Le client définit une seule fois le recadrage, la rotation, la gestion des langues et la reconnaissance de l'écriture manuscrite dans un processus IDP, pour toutes les étapes |
Splitting | Disponible | L'IA détecte les limites à l'intérieur d'un même lot numérisé et le sépare en documents individuels |
Classification | Disponible | L'IA détermine ce qu'est chaque document, et le flux se ramifie en fonction de cette réponse |
Extraction | Disponible | L'IA extrait les champs d'en-tête, les valeurs complexes et les données de tableau ou de poste |
Création d'agents à partir d'armoires DocuWare | Disponible | Le client peut créer des agents IA à partir de données DocuWare existantes, ce qui permet d'entraîner le modèle et de le mapper automatiquement à DocuWare lors de son utilisation |
e-Invoice Extraction | Non implémenté | Analyse les factures électroniques structurées (XRechnung / ZUGFeRD) et décide automatiquement que les fichiers XML sont traités différemment des PDF |
Master Data Matching | Disponible | Rapproche les valeurs extraites des données de base du client, y compris par correspondance approximative |
Validation | Disponible | Intervention humaine lorsque la confiance est inférieure au seuil défini par le client |
Interface de validation dans le nouveau DocuWare | Non implémenté | Voir ci-dessus (pas de paramètres de validation complexes disponibles) |
Storage | Avec des restrictions | Mappe les champs aux champs d'index de l'armoire et classe le document |
Gestion des agents IA | Disponible | Créer, entraîner, annoter et gérer les modèles d'IA, y compris l'entraînement directement à partir de documents déjà présents dans une armoire |
Gestion des contrats | Disponible | Consulter tous les contrats et les taux d'utilisation |