Pour activer le traitement intelligent des documents (IDP) pour les e-mails entrants dans DocuWare, vous avez besoin de deux configurations : une pour IDP et une pour l'importation des e-mails.
Configuration IDP : créée par votre contact DocuWare, la configuration IDP connecte votre système DocuWare aux agents IA responsables de la classification des documents et de l'extraction des données. La configuration contient les clés API et les règles dont l'IA a besoin pour reconnaître les types de documents et extraire les données d'index pertinentes.
Configuration de l'importation d'e-mails : cette configuration définit comment les e-mails et leurs pièces jointes sont archivés. Dans cette étape, vous avez intégré la configuration IDP précédemment fournie de sorte que chaque PDF joint soit automatiquement classé et indexé avant qu'il ne soit stocké.
Les sections suivantes fournissent un guide étape par étape pour créer les deux configurations.
Création d'une configuration IDP
Une configuration IDP est généralement fournie par votre contact DocuWare. Voici les étapes en détail :
Allez dans Configuration de DocuWare > Capturer > DocuWare IDP.
Entrez la clé API pour accéder à natif.ai et cliquez sur Connecter.
Vous obtenez la clé dans votre compte natif.ai. En cas de doute, demandez à votre contact DocuWare.Une fois l'accès à IDP fourni, tous les classificateurs de documents de votre compte pourront être sélectionnés. Sélectionnez le classificateur IDP pour les types de documents que vous souhaitez importer et indexer automatiquement.
Cliquez sur Nouvelle configuration.
Configurez l'indexation automatique d'un document dans ces quatre onglets - Avec cela, vous avez mis en place l'extraction et l'indexation du type de document « facture » :
Source
Décidez pour quel type de document la configuration actuelle doit s'appliquer. Pour chaque type de document à importer, comme une facture ou un bon de livraison, une configuration séparée est requise.
Téléversez une facture, comme une de Peters Engineering, comme un exemple dans la configuration. Cette facture sert de modèle à l'étape Traitement afin que les termes de la facture puissent être mappés aux champs d'index de DocuWare.
Utiliser pour la classe de document : si votre classificateur est capable de distinguer deux types de document, par exemple facture et bon de livraison, sélectionnez un type de document, comme « facture » dans cet exemple. Cette configuration sera toujours utilisée pour l'indexation lorsqu'une « facture » est détectée lors de la classification.
Extracteur IDP : sélectionnez le modèle d'extraction de la facture, cela définit comment les documents entrants doivent être lus exactement. Comme la classification, le modèle d'extraction a également été créé en relation avec l'entraînement de l'IA.
Cible
Sélectionnez l'armoire DocuWare dans laquelle le document doit être stocké au format PDF après traitement avec IDP. Cette armoire doit correspondre à la cible de stockage spécifiée pour la configuration d'importation d'e-mail afin d'assurer une indexation correcte.
De plus, sélectionnez le dialogue de stockage dont les champs d'index seront disponibles à l'étape Traitement pour la correspondance avec les termes d'index du document.
Traitement
Dans cette boîte de dialogue, l'aperçu du document d'exemple à l'étape Source est affiché. Sur le côté gauche, vous voyez tous les termes extraits du document d'exemple. Mappez les termes extraits aux champs d'index DocuWare. Ceci détermine quels contenus du document sont transférés en tant qu'entrées d'index vers les champs DocuWare.
Autorisations
Pour intégrer la configuration IDP dans une configuration Connect to Mail, vous devez avoir l'autorisation de l'utilisateur pour la configuration IDP.
Intégrer IDP dans une configuration d'importation d'e-mails
Une fois que votre contact DocuWare a fourni la configuration IDP, vous le sélectionnez dans votre configuration Connect to Mail :
Passez à Configurations DocuWare > E-mail Général.
Ouvrez la configuration pour l'importation des e-mails.
Dans la section Traitement automatique de documents, sélectionnez la configuration IDP précédemment créée.
Si vous avez créé plus d'une configuration IDP et que vous souhaitez l'appliquer automatiquement en fonction du type de document, sélectionnez Sélection automatique ici (recommandé).