Configuration de l’IDP pour l’importation d’e-mails

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DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) étend les solutions de gestion de documents existantes avec des fonctionnalités alimentées par l’IA. Cela permet un haut niveau d’automatisation des processus de bureau.

Par exemple, de nombreuses entreprises reçoivent des documents par e-mail sous forme de pièces jointes PDF. DocuWare peut importer et archiver ces PDF. À l’aide d’IDP, il est possible de lire les termes pertinents à partir du contenu des documents et de les ajouter automatiquement en tant que termes d’index.

Pour mettre en œuvre ce processus, les configurations des zones suivantes interagissent :

  • Docuware Intelligent Document Processing : Dans un premier temps, l’intelligence artificielle du traitement des documents est entraînée à reconnaître certains types de documents, ou classes de documents, tels que les factures et les bons de livraison. Le classifieur est disponible ultérieurement pour la configuration IDP.
    De plus, l’IA est formée pour extraire des données pertinentes des documents. Le résultat est un modèle dit d’extraction, qui peut être utilisé pour lire les termes des documents et les ajouter automatiquement en tant que valeurs d’index.

    • La formation de l’IA derrière IDP est généralement effectuée par votre contact DocuWare.

    • L’IA pour le traitement intelligent des documents est proposée par la filiale de DocuWare Natif.ai.

    • Plus d’informations : DocuWare IDP

  • Configuration DocuWare > Capturer > E-mail général / Connect to Mail : Une configuration de Connect to Mail importe automatiquement les e-mails. Dans une telle configuration, vous définissez l’armoire de fichiers pour stocker les e-mails ainsi que la manière dont les pièces jointes sont stockées. Si une configuration IDP pour l’indexation automatique est fournie (voir le point suivant), vous pouvez également la sélectionner dans la configuration Se connecter à Mail.

  • Configuration DocuWare > Capturer > Docuware IDP : La configuration IDP connecte DocuWare et IDP. Choisissez un classificateur dans votre compte natif.ai pour la reconnaissance automatique des documents.

  • Plus d’informations : Comment configurer l’indexation automatique étape par étape est décrit dans le chapitre suivant.

Comment : Connecter DocuWare et IDP pour l’importation d’e-mails

  1. Accédez à la configuration de DocuWare > Capturer > DocuWare IDP.

  2. Entrez la clé API pour accéder à natif.ai et cliquez sur Connecter.
    Obtenez la clé dans votre compte natif.ai. En cas de doute, demandez à votre contact DocuWare.

  3. Une fois l’accès à l’IDP fourni, tous les classificateurs de documents de votre compte seront disponibles pour la sélection. Sélectionnez le classificateur IDP pour les types de documents que vous souhaitez importer et indexer automatiquement.

  4. Cliquez sur Nouvelle configuration.

  5. Configurez l’indexation automatique d’un document dans ces quatre onglets :

Décidez pour quel type de document la configuration actuelle doit s’appliquer. Pour chaque type de document à importer, comme par exemple une facture ou un bon de livraison, une configuration distincte est requise.

  1. Téléchargez une facture – par exemple de Peters Engineering – à titre d’exemple dans la configuration. Cette facture sert de modèle dans l’étape Traitement afin que les termes de la facture puissent être mappés aux champs d’index de DocuWare.

  2. Utiliser pour la classe de document : si votre classificateur est capable de distinguer deux types de documents (par exemple, facture et bon de livraison), sélectionnez-en un ici, par exemple facture. Cette configuration sera toujours utilisée pour l’indexation lorsqu’une « facture » est détectée lors de la classification.

  3. Extracteur IDP : Sélectionnez le modèle d’extraction de la facture - il définit la manière dont les documents entrants doivent être lus exactement. À l’instar de la classification, le modèle d’extraction a également été créé en lien avec l’entraînement de l’IA à natif.ai.

Sélectionnez l’armoire DocuWare dans laquelle le document doit être stocké au format PDF après traitement avec IDP. Cette armoire doit correspondre à la cible de stockage spécifiée pour la configuration de l’importation de courrier afin de garantir une indexation correcte.

En outre, sélectionnez la boîte de dialogue de magasin dont les champs d’index seront disponibles à l’étape suivante Traitement du mappage avec les termes d’index du document.

Dans cette boîte de dialogue, l’aperçu de l’exemple de document dans l’étape Source est affiché. Sur le côté gauche, vous voyez tous les termes extraits de l’exemple de document. Mappez les termes extraits aux champs d’index DocuWare. Cela détermine quel contenu du document est transféré en tant qu’entrées d’index dans les champs DocuWare.

Pour intégrer la configuration IDP dans une configuration Connect to Mail, vous devez disposer d’une autorisation utilisateur pour la configuration IDP.

Avec cela, vous avez configuré l’extraction et l’indexation du type de document « facture ».

  1. Basculez vers Configurations de DocuWare > E-mail Général et ouvrez votre configuration de Connect to Mail pour l’importation d’e-mails.

  2. Dans la section Traitement automatique des documents , sélectionnez la configuration IDP précédemment créée. Si vous avez créé plusieurs configurations et que vous souhaitez qu’elle soit appliquée automatiquement en fonction du type de document, sélectionnez Sélection automatique ici.