DocuWare lance la validation des factures électroniques, une nouvelle fonction gratuite de Connect to Mail qui vérifie automatiquement les factures électroniques entrantes par rapport aux normes de format et aux règles métier applicables. Le processus de validation vérifie les factures électroniques en arrière-plan, sans retarder l'archivage ni nécessiter d'action manuelle.
Composants : E-mail général, Traitement des documents
Procédure
Dans la configuration « E-mail général » de Connect to Mail, activez le traitement automatique des documents et sélectionnez Valider automatiquement la conformité de toutes les factures électroniques dans l'onglet Options d'importation.
Lorsqu'un e-mail contenant une pièce jointe de facture électronique (XML ou PDF hybride) arrive dans une boîte aux lettres connectée via Connect to Mail, DocuWare valide automatiquement la facture. La facture est vérifiée à deux niveaux :
Format et structure (XSD) : vérifie que le fichier de facture est correctement structuré, c'est-à-dire que tous les composants requis sont présents et au bon endroit.
Règles métier et logique (Schematron) : vérifie que le contenu de la facture est correct, par exemple que les informations obligatoires sont renseignées et que les chiffres et les valeurs sont cohérents entre eux.
Le résultat de la validation peut être Valide, Valide avec avertissements ou Non valide. Il est stocké avec la facture électronique de trois manières :
Un rapport de validation téléchargeable, accessible via le bouton « Afficher le rapport de validation » dans la Visionneuse DocuWare
Une annotation en couleur directement sur le document (facultatif), et
Sous forme de champs d'index, ce qui permet de rechercher et de filtrer les résultats dans DocuWare (facultatif).
La fonction prend en charge les principaux formats de factures électroniques utilisés en Allemagne et en Europe, notamment XRechnung, Peppol BIS 3.0 et ZUGFeRD / Factur-X, tous basés sur la norme européenne de facturation électronique EN 16931. Les fichiers qui ne correspondent à aucune norme prise en charge sont archivés sans résultat de validation.
Important : la validation ne remplace pas le contrôle de conformité
Un résultat de validation positif ne constitue pas une garantie juridique de conformité de la facture. La conformité de votre processus de facturation reste de la responsabilité de votre organisation.
Pour plus de détails, consultez Valider les factures électroniques dans Connect to Mail.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + 7.14 + 7.13