Antes de empezar a crear una configuración de flujo de trabajo con el Workflow Designer web, revise la siguiente lista de verificación. Asegúrese de que todos los permisos y ajustes estén correctamente configurados para garantizar un funcionamiento fluido del flujo de trabajo.
Nota: Con una licencia de Workflow Manager, la sección Configuraciones de DocuWare > Workflow Designer es visible para todos los usuarios de DocuWare.
Si utiliza DocuWare Cloud, la licencia ya está incluida.
Si utiliza DocuWare in situ, se necesita la licencia "Workflow Manager".
En caso de duda, consulte a su contacto de DocuWare.
1. Otorgar el permiso "Flujos de trabajo de diseño"
Para crear, editar o eliminar flujos de trabajo, sus permisos deben estar configurados como Flujos de trabajo de diseño.
Puede encontrarlo aquí: Configuración de DocuWare > Gestión de usuarios > Usuario x > Perfiles de funciones > Flujos de trabajo de diseño.
Más información sobre los permisos en Workflow Designer (en inglés)
2. Otorgar el derecho funcional "Ver todos los usuarios"
El derecho funcional Ver todos los usuarios es necesario para los usuarios asignados a los roles de Diseño del flujo de trabajo, Control del flujo de trabajo y Usuario del sistema del flujo de trabajo, a fin de garantizar el correcto funcionamiento de los flujos de trabajo.
El permiso Ver todos los usuarios también es necesario para todos los usuarios que procesan tareas del flujo de trabajo, si la lista de tareas del flujo de trabajo incluye nombres de usuario.
Puede encontrarlo aquí: Configuración de DocuWare > Gestión de usuarios > Usuario x > Perfiles de funciones > Ver todos los usuarios.
3. Proporcionar acceso a la lista de resultados
Como Diseño del flujo de trabajo, necesita acceso al archivador en el que se basa el flujo de trabajo.
Tenga en cuenta que el acceso al archivador no se verifica de forma cruzada en Workflow Designer. Si asigna a otro usuario como diseñador del flujo de trabajo, asegúrese de que también tenga acceso al archivador. De lo contrario, es posible que no pueda editar el flujo de trabajo.
Configure los ajustes de su archivador aquí: Configuraciones de DocuWare > Archivadores.
Más información sobre los permisos de archivadores de DocuWare
4. Configurar la lista de resultados
Las funciones disponibles para los usuarios en la lista de tareas del flujo de trabajo se heredan de una lista de resultados del archivador utilizado en los flujos de trabajo.
Para controlar las funciones de la lista de tareas, primero actívelas en la lista de resultados del archivador.
Puede encontrar las listas de resultados aquí: Configuraciones de DocuWare > Archivadores > Diálogos > Resultado > Lista de resultados.
Para activar o desactivar funciones en la lista de resultados, abra una lista de resultados y haga clic en la opción Funciones de la lista de resultados, ubicada debajo de la lista de campos.
A continuación, vuelva al Workflow Designer y seleccione la lista de resultados que transmite las funciones a la lista de tareas del flujo de trabajo.
Las opciones del menú contextual de una solicitud en el Web Client coinciden con las de la lista de resultados predeterminada del archivador asignado. Si una función está oculta en la configuración de la lista de resultados, también estará oculta en las opciones de la solicitud.
5. Añadir áreas de relleno a un formulario si es necesario
Un flujo de trabajo puede añadir automáticamente valores a un formulario de DocuWare ya existente, como por ejemplo completar la captura de datos durante un proceso de incorporación. Para que esto sea posible, el formulario debe incluir áreas de relleno. Puede crear áreas de relleno con el diseñador de formularios.
Vaya a Configuración de DocuWare > Formularios > Envío con formularios de fusión para añadir áreas de relleno.
Más información sobre Asignar datos a formularios en un flujo de trabajo
6. Diseñe primero su proceso
Esquematice el proceso de negocio que desea replicar como flujo de trabajo basado en documentos en el Workflow Designer.
Una vez que haya comprobado todo, es momento de iniciar una configuración de flujo de trabajo:
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Workflow Designer para acceder al panel de control.
Haga clic en el botón Nuevo flujo de trabajo para abrir el lienzo (en inglés).
La acción de inicio ya está configurada, por lo que puede definir el activador de inmediato (en inglés).