Sincronizacion de archivos

Sincronización – Vista general

Este módulo sincroniza documentos de sistemas locales o en la nube procedentes de archivadores DocuWare.

Por ejemplo:

• `La base de datos de varias sucursales se compara con la de la oficina central semanalmente. Los documentos más recientes se transfieren en cada caso. Como resultado, todas las sucursales disponen de los formularios actualizados de la oficina central. O viceversa, los nuevos clientes de las sucursales se añaden al archivador central de documentos.

• Del mismo modo, puede transferir documentos de su sistema local a DocuWare Cloud como copia de seguridad.

La sincronización de archivadores requiere que todos los servidores implicados utilicen la misma versión de DocuWare.

Este módulo sólo está disponible para clientes locales.

Nota: Las tareas de sincronización creadas con este módulo en la Configuración de DocuWare no aparecen en DocuWare Administration. El nuevo módulo tampoco admite flujos de trabajo de sincronización que se hayan creado con DocuWare Administration.

Información sobre la gestión de versiones:

• Los archivadores con la gestión de versiones activada no pueden sincronizarse. Para mover documentos con sus versiones, utilice el módulo Transferencia.

• Si se ha configurado la sincronización en dos archivadores, estos ya no se pueden usar para la gestión de versiones. Ocurre lo mismo si se elimina la sincronización.

Configuración predeterminada

Para poder utilizar el módulo Sincronización, el usuario necesita varios derechos:

Derecho funcional "Sincronización de archivador"

Los usuarios deben tener el derecho funcional Configurar sincronización de archivadores para poder ver el módulo Sincronización en la Configuración de DocuWare. Este derecho se asigna en la sección Gestión de usuarios de la Configuración de DocuWare.

Derechos de archivadores

Para crear tareas de sincronización se requiere acceso al archivador fuente y al de destino. La persona que ejecuta la tarea de sincronización debe tener los siguientes derechos de archivador:

• Mostrar documentos

• Archivar

• Buscar

• Eliminar documentos

y los siguientes derechos para los campos:

• Escribir

• Permitir entradas nuevas

Los derechos de archivador y de campo pueden asignarse en la Configuración de DocuWare:

Derechos de archivador: Archivadores > Archivador x > Avanzado > Perfiles definidos por el usuario > Perfil x > Archivador > Permisos generales

Derechos de campo: Archivadores > Archivador x > Avanzado > Perfiles definidos por el usuario > Perfil x > Campos de índice.

Configuración de la ejecución de tareas

Para que los usuarios puedan ver, modificar y ejecutar una tarea de sincronización en la vista general, deben tener los derechos correspondientes asignados en la ficha Permisos del asistente de tareas.

La configuración de la sincronización de dos archivadores se guarda en una tarea de sincronización. Puede crear tantas tareas de sincronización como desee siempre que disponga del derecho funcional "Sincronización" y los derechos de archivador correspondientes.

Todas las tareas de sincronización para las que está autorizado como usuario se pueden ver aquí.

Para poder ejecutar una tarea de sincronización, esta debe estar activada.

Una vez ejecutada, el usuario recibe el mensaje de estado Correcto. En caso de problemas durante la sincronización, se le notificará mediante un mensaje de "advertencia" (no se han sincronizado todos los documentos) o de "error" (no se ha sincronizado ningún documento). Haga clic en el mensaje para acceder al archivo de registro, que contiene más información.

Información general sobre el módulo de sincronización

General

Nombre y descripción

El nombre y la descripción de la tarea de sincronización solo se pueden ver en la página principal del módulo Sincronización.

Opciones

Seleccionar archivadores

El usuario puede seleccionar un archivador entre todos aquellos para los que se le asigna directamente un perfil de archivador o mediante una función.

Información sobre la gestión de versiones:

• Para la sincronización, generalmente no se muestran aquellos archivadores que tengan activada la opción de administración de versiones.

• Si se ha configurado la sincronización en dos archivadores, estos ya no se pueden usar para la gestión de versiones. Ocurre lo mismo si se elimina la sincronización.

Puede utilizar todos los archivadores mostrados como fuente o destino. A diferencia del flujo de trabajo de sincronización, los archivadores no tienen que identificarse como satélite o maestro.

Para la sincronización, puede seleccionar archivadores de organizaciones in situ como fuente y como destino; los archivadores de las organizaciones en la nube solo se pueden seleccionar como destino. Sin embargo, no es posible sincronizar dos archivadores de un sistema distinto a aquel en el que ha iniciado sesión.

Transferir documentos

En una sincronización, se pueden transferir tanto documentos nuevos como cambios y eliminaciones de documentos y datos de índice.

Hay un filtro para limitar la sincronización a ciertos documentos. Excluya documentos según la hora de edición o seleccione documentos de acuerdo con un determinado valor de campo.

Todos los campos del archivador se muestran en el campo del filtro, a la izquierda. A la derecha, puede introducir la entrada que deba tener un documento en este campo de índice para que el documento se transfiera.

Notas sobre la sincronización de documentos eliminados o que se encuentran en la papelera virtual (a partir de la versión 7.8 de DocuWare):

Asignación de campos

La entrada solo se transfiere desde el campo de índice si un campo en el "Archivador x" se asigna a un campo en el "Archivador y". Las entradas de los campos no asignados no están sincronizadas.

Los columnas de tabla se asignan automáticamente. Para ello, los nombres y el tipo de las columnas deben ser idénticos.

Programación

Si desea ejecutar una tarea manualmente, seleccione la opción No repetir en este diálogo e inicie la tarea en la página de descripción general del módulo con Iniciar una vez.

O especifique la hora de la ejecución automática de la tarea. Para un mejor rendimiento, el intervalo de tiempo mínimo de sincronización es de diez minutos.

Una configuración siempre muestra la hora de ejecución de la tarea en la zona horaria en la que se creó la configuración. Si su zona horaria de Windows es diferente, aparecerá una lista para que pueda seleccionar su zona horaria. Esto facilita la personalización de la ejecución de la tarea, ya que no tiene que calcular la diferencia horaria: sin embargo, la hora de ejecución no se pospone automáticamente.

Credenciales para ejecutar una tarea automáticamente

El ID del usuario que inició sesión en el sistema se aplica automáticamente. Solo es necesario introducir las credenciales durante la configuración si el trabajo debe ejecutarse con el ID de otro usuario.

Las credenciales deben guardarse aquí para la ejecución automática del trabajo. Si introduce las credenciales de otro usuario, asegúrese de que este pueda acceder a los archivadores necesarios y de que tenga el permiso para ejecutar la sincronización.

Las configuraciones continúan ejecutándose después de que se haya cambiado la contraseña para el usuario del sistema. Los datos no tienen que volver a introducirse en las configuraciones correspondientes.

Permisos

Los usuarios solo pueden editar o ejecutar una tarea de sincronización si está asignada a ellos o a su función en este diálogo.

Los usuarios también necesitan el derecho de acceso a los archivadores y varios derechos de archivador. Sin estos derechos, los usuarios pueden ver la tarea en la página de inicio del módulo pero no pueden ejecutarla ni editarla.