Las siguientes secciones proporcionan información sobre funciones específicas en la página Procesamiento.
Para obtener información sobre el procesamiento de facturas electrónicas en formato XML, véase también Importación de facturas electrónicas.
Indexación
Campos de índice
Los textos que se extraen del documento y se introducen en un campo de índice pueden definirse con mayor precisión mediante la función Editar
. A partir de la versión 7.7 de DocuWare, también puede editar las entradas dinámicas de este modo.
Campo de texto
Definir texto
Aquí puede especificar una subárea del texto de lectura que se utilizará para la indexación. Determine si usar solo el texto después, antes o entre una cadena específica. También puede especificar la posición exacta o (por ejemplo, para un código de barras) definir un delimitador de campo y seleccionar una entrada específica. Si un código de barras contiene varias líneas, puede seleccionar solo las líneas que deben escribirse en el campo de índice. El contenido de la factura puede transferirse íntegramente desde los códigos de barras y distribuirse a los campos individuales.Texto correcto
De este modo, se pueden sustituir caracteres individuales y corregir errores de lectura. Esto resulta útil si, por ejemplo, el dígito 1 se lee erróneamente como una I mayúscula o el dígito 0 se lee como una O mayúscula durante el escaneo.Reemplazar texto
Puede hacer que todo el texto leído de un área sea reemplazado por otro texto. Por ejemplo, el término "factura" leído en un documento puede ser reemplazado por "Factura saliente" para la indexación. Puede hacerlo creando una lista de todas las entradas que se reemplazarán. Seleccione si deben sustituirse todos los valores o únicamente los que figuran en la lista.
Si deben sustituirse todos los valores: en caso de que falte un valor para extraer, puede elegir si desea aceptar el valor predeterminado o si desea generar un error e interrumpir el proceso.
Opciones adicionales para el campo de fecha y el campo numérico
Para el campo de fecha, también puede especificar en qué formato (solo la fecha o la fecha y la hora) debe aparecer en el área de lectura correspondiente. De forma predeterminada se utilizan los formatos correspondientes a la configuración regional de su ordenador. Es importante especificar el formato de modo que la fecha extraída pueda interpretarse correctamente.
Para el campo numérico también puede especificar el formato en el que se define el número en el área de lectura asociada. De manera predeterminada, se utiliza el formato de número correspondiente a la configuración regional del ordenador. Es importante especificar el formato de modo que el número extraído pueda interpretarse correctamente.
Identificación
Si ha creado varias configuraciones, DocuWare puede seleccionar automáticamente la configuración correcta, según el tipo de documentos que desee archivar o imprimir. Usted controla la selección automática en Procesamiento > Identidad. Al escanear, importar desde un archivador o imprimir, no se requiere ninguna otra intervención para que los documentos se procesen con la configuración adecuada. Por ejemplo, para facturas entrantes, siempre se selecciona la configuración creada exclusivamente para estos documentos.
Si una configuración se selecciona automáticamente, primero debe activar la siguiente función en Fuente: Seleccione la configuración automáticamente como se indica en "Procesamiento". En Procesamiento, la sección Identificar aparece en la barra lateral.
Si utiliza DocuWare Printer como fuente, también puede identificar la configuración correcta según la aplicación de origen (por ejemplo, MS Word) de donde provienen sus documentos. Sin embargo, esta opción solo funciona si imprimió el documento de muestra con DocuWare Printer. De esta manera, se asegura de que el documento de muestra contenga los metadatos requeridos (como el nombre de archivo) que puede ver en Aplicación.
División
Para tareas masivas, puede especificar si debe dividirse un documento y cómo. Para ello, existen tres criterios: tras un número de páginas, según los criterios de texto que especifique o cuando se detecte un cambio de código de barras.
Ejemplo de división tras un número fijo de páginas
Con frecuencia necesita imprimir cartas con formularios de dos páginas, por ejemplo, desde MS Word. Si especifica en la configuración que el documento debe dividirse después de dos páginas, las cartas se guardarán en DocuWare como documentos individuales de dos páginas.Ejemplo de división según criterios de texto
Con frecuencia imprime facturas cuyas últimas páginas contienen sus condiciones comerciales. Seleccione "Total" como criterio de texto para dividir siempre el documento tras el final de la factura y antes del inicio de la condiciones, ya que se incluyen al final de todas las facturas.Ejemplo de división tras cambio de código de barras
Tiene que escanear por lotes documentos impresos, cada uno de los cuales tiene su propio código de barras. Cada vez que se detecta un código de barras con un valor diferente, DocuWare crea automáticamente un nuevo documento.
Para dividir un documento según criterios de texto, necesita un documento de muestra. Sin un documento de muestra, solo puede dividir según el número de página.
Cabecera
Puede añadir una cabecera o un logotipo a sus documentos para que se muestre en ellos. Puede añadir una cabecera ya sea solo para la primera página o para todas las páginas. Esto es importante, por ejemplo, si desea colocar una cabecera en la primera página de un documento y un logotipo en las demás páginas. La cabecera se coloca automáticamente alineada a la izquierda en la parte superior, es decir, si las cabeceras o los logotipos son demasiado grandes, pueden quedar cortados. Para que la cabecera ocupe el área de la página que usted desea, debe preparar un PDF como documento de muestra.
Para imprimir documentos con una imagen o un fondo en color, en Procesamiento> Cabecera active la función Cabecera siempre en primer plano. De lo contrario, la cabecera puede quedar oculta. Si usa esta función junto con la función Firma electrónica, no se puede crear ningún documento en formato PDF/A. En su lugar, se creará un PDF.