El siguiente paso es definir dónde se almacenarán los documentos procesados. Normalmente, el destino es un concreto de DocuWare, pero también puede elegir un .
Además, puede enviar el documento por correo electrónico y añadir una firma electrónica, tal y como se describe en las secciones siguientes.
Enviar el documento por correo electrónico
Cuando almacena un documento en DocuWare, también puede enviarlo por correo electrónico al mismo tiempo. Por ejemplo, crea una factura que debe enviarse al cliente por correo electrónico. Para ello, en Destino, active la opción «Abrir un nuevo correo electrónico con el documento adjunto».
Tras almacenar el documento en el , se abre su cliente de correo con un nuevo mensaje al que se adjunta el documento. El destinatario, el asunto, el nombre del archivo adjunto y el contenido del correo pueden rellenarse automáticamente con las entradas de índice que seleccione de la lista.
Insertar una firma electrónica
Si desea añadir una firma electrónica con certificado a los documentos, tenga en cuenta las siguientes indicaciones.
Características de un certificado
Los certificados utilizados deben presentar las siguientes características:
Certificado RSA (recomendado)
Longitud: al menos 1024 bits, recomendados 2048 bits
Uso de la clave: firma digital
Fuentes de certificados
Puede obtener certificados de distintas autoridades de certificación. Algunos certificados son gratuitos y otros son de pago.
Certificados en el almacén de certificados de Windows
Los certificados se guardan normalmente en el almacén de certificados de Windows, en el área «Usuario actual». Así, los documentos pueden firmarse en cuanto el usuario inicia sesión en el sistema Windows y se han iniciado las DocuWare Desktop Apps. Si también desea que los documentos se firmen durante la importación, cuando el usuario no ha iniciado sesión en Windows, guarde el certificado en el área «Equipo local».
El ajuste «Seguridad alta» no es recomendable al importar certificados al almacén de certificados de Windows. Si se activa este ajuste, se puede solicitar una contraseña cada vez que se vaya a firmar un documento, es decir, al acceder al certificado.