Puede crear y modificar configuraciones para el procesamiento de documentos en la sección Procesamiento de documentos. Estos documentos se pueden configurar para fuentes diferentes: escáneres, carpetas y DocuWare Printer.
Para guardar documentos en un archivador, necesita como mínimo una configuración de procesamiento. En dicha configuración, debe especificar el archivador de destino para los documentos, establecer parámetros para la indexación y definir ajustes, como por ejemplo si desea agregar un archivo de metadatos o una firma electrónica. Sin una configuración de procesamiento, solo puede guardar documentos en su bandeja predeterminada, pero no en un archivador.
Para archivar documentos en DocuWare utilizando un escáner, desde una carpeta o con una impresora, necesita DocuWare Desktop Apps.
Si se han configurado varias conexiones mientras se trabaja en el área de configuración del procesamiento de documentos, la conexión activa cambia al sistema actualmente en uso bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, un usuario tiene dos conexiones en las aplicaciones de escritorio: una para el sistema X y otra para el sistema Y. La conexión para el sistema X es la activa. Si el usuario se conecta al sistema Y y abre el procesamiento de documentos, la conexión cambia automáticamente al sistema Y en cuanto abre una configuración existente o nueva que contiene un documento de ejemplo.
Importación de facturas electrónicas
DocuWare le permite importar y procesar facturas electrónicas a prueba de revisiones. Los datos de la factura se leen y los documentos se almacenan automáticamente.
Esto también funciona con ciertas facturas electrónicas que tienen metadatos en formato XML.
Estándares soportados
Al importar una factura electrónica, DocuWare lee los datos de la factura XML, los muestra como metadatos y los lee durante la importación.
Entre otras, se admiten las siguientes normas nacionales para la factura electrónica:
XRechnung (Alemania)
Según la ley alemana de facturación electrónica y la directiva de la UE 2014/55/UE, la norma se aplica al intercambio de facturas con las autoridades federales alemanas.
ZUGFeRD (Alemania)
El estándar proporciona el archivo XML incrustado en un PDF que hace que los datos XML sean legibles para el ojo humano.
DocuWare soporta Zugferd 1.0-2.3FacturX (Francia)
Esta norma es la versión francesa de la norma ZUGFeRD con el mismo contenido.
Antecedentes: Para el intercambio de e-bills en la Unión Europea, la norma EN 16931 regula qué contenidos debe incluir una factura electrónica y qué modelo de datos se permite para la facturación electrónica. Según esta norma, los documentos de factura electrónica pueden enviarse como datos estructurados, por ejemplo, como archivos XML o como archivos PDF con datos XML incrustados. DocuWare es compatible con los dos modelos de datos que se ofrecen, la sintaxis XML UBL (Universal Business Language) y CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice).
FatturaPA (Italia)
Además, DocuWare es compatible con la norma italiana FatturaPA, que no cumple la norma EN 16931.
En Italia, también es un requisito legal firmar las facturas XML con una Firma Electrónica Cualificada según el estándar PAdES, XAdES o CAdES.Con la versión 7.11 de DocuWare, el visor admite ahora con CAdES los tres tipos de firma para facturas electrónicas italianas en Fattura PA al visualizar los documentos.
DocuWare muestra la factura en el visor en una versión de fácil lectura similar a una factura en formato PDF para que no tenga que ocuparse de la representación codificada de los datos de la factura para facturas electrónicas en formato XML puro.
DIAN (Colombia)
Esta norma está prescrita por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia. La factura suele constar de dos archivos (XML y PDF). El archivo PDF puede almacenarse por separado del archivo XML y, si es necesario, graparse o vincularse a él para que también se muestre en el visor.
Crear configuración de importación para factura electrónica
Las configuraciones para la factura electrónica se crean en la Configuración de DocuWare en el área de Tratamiento de documentos. Cada configuración se basa en un documento de ejemplo, ya sea un PDF con metadatos incrustados (por ejemplo, según el estándar ZUGFeRD) o un archivo XML (por ejemplo, según el estándar XRechnung).
Los datos XML estructurados de su ejemplo de factura electrónica se muestran de tal manera que puede asignarlos fácilmente a los campos de índice DocuWare deseados. La forma de asignar los datos en detalle depende del caso de uso respectivo.
Archivado seguro de revisión
DocuWare le permite almacenar sus facturas electrónicas de forma segura: Se garantiza que las facturas electrónicas se archivan de forma inalterable, pueden mostrarse de forma legible al ojo humano con fines de auditoría, y pueden ser rastreadas e indexadas de forma clara. Esto se puede hacer, por ejemplo, indexando el número de documento/factura, el nombre del cliente/proveedor y el total.
En cualquier caso, debe tener en cuenta los requisitos de su autoridad fiscal nacional.