DocuWare Intelligent Indexing clasifica automáticamente los documentos y sugiere términos de indexación, proporcionando términos predeterminados coherentes para tipos de documentos específicos.
Cambie los términos de índice que proporciona Intelligent Indexing, de modo que Intelligent Indexing pueda utilizarse fácilmente para incorporar documentos indexados en otros procesos automatizados de la empresa
Este artículo explica cómo personalizar las sugerencias de indexación predeterminadas para que se adapten mejor a las necesidades de su empresa, utilizando ejemplos prácticos.
Ejemplo 1: Adapte el nombre de los tipos de documentos
El valor de índice proporcionado por Intelligent Indexing para un tipo de documento debe utilizarse para activar un flujo de trabajo adicional en su empresa. Estos otros flujos de trabajo pueden «esperar» términos diferentes a los sugeridos por Intelligent Indexing, por ejemplo, «Factura entrante» en lugar de «Factura (entrante)».
En este caso, seleccione su término específico para este tipo de documento para garantizar que estos procesos se ejecuten sin problemas. Si Intelligent Indexing identifica un documento como «Factura (entrante)», el documento seguirá leyéndose como tal, pero el término de índice utilizado será «Factura entrante».
Así es como (a partir de la versión 6.6 de DocuWare):
Vaya a Configuración de DocuWare > Intelligent Indexing > Area 3 Personalizar > Cambiar nombre de tipos de documentos
Ejemplo 2: Comparar los resultados de Intelligent Indexing con fuentes externas
Los resultados de Intelligent Indexing pueden compararse con datos existentes de otras aplicaciones y filtrarse. Esto da como resultado datos coherentes en toda la empresa.
Utilice Intelligent Indexing para indexar automáticamente sus documentos.
Para que los nombres de las empresas que se utilizan como palabras de índice en DocuWare sean coherentes con los de su sistema ERP, exporte una lista correspondiente del sistema ERP y adjúntela a Intelligent Indexing utilizando un filtro de campo.
Al indexar, Intelligent Indexing busca el nombre de la empresa en el documento como de costumbre. Sin embargo, el sistema no lo sugiere directamente como término de índice, sino que primero busca en la lista del sistema ERP para ver si contiene exactamente este nombre de empresa o uno similar. Esto se sugerirá como término de índice.
Así es como (a partir de la versión 6.6 de DocuWare):
Vaya a Configuración de DocuWare > Intelligent Indexing > Area 3 Personalizar > Cambiar filtro de campo