DocuWare Intelligent Indexing clasifica los documentos en múltiples tipos y busca automáticamente las palabras de índice relevantes en o para los documentos.
Simplemente confirme los términos sugeridos o mejórelos. Con esta información, Intelligent Indexing aprende constantemente para que las palabras de índice recomendadas para tipos de documentos conocidos puedan asignarse de forma automática y fiable en poco tiempo.
Veamos cómo funciona Intelligent Indexing:
Escanee los documentos en papel entrantes con DocuWare. Escanee en una bandeja de documentos para la que esté activada la función Intelligent Indexing. Las palabras del índice se asignan automáticamente:
Los documentos que Intelligent Indexing ha indexado de forma fiable se marcan en verde y se pueden archivar automáticamente.
Para otros documentos, puede volver a comprobar la indexación en el diálogo de almacenamiento. En este caso, el documento se abrirá en el visor de DocuWare.
Si modifica las sugerencias de Intelligent Indexing, DocuWare transmitirá estos cambios a Intelligent Indexing. En el futuro, los documentos similares se indexarán correctamente de inmediato.
Más información sobre Intelligent Indexing:
Lectura en segundo plano: Informe técnico de Intelligent Indexing
Si tiene algún problema con Intelligent Indexing, lea estas preguntas frecuentes de soporte.
Tipos de implementaciones
Dependiendo de cómo utilice Intelligent Indexing, deberá completar diferentes pasos para configurar el sistema.
A continuación encontrará un resumen de las distintas implementaciones:
1. Intelligent Indexing como servicio basado en la web
Como servicio basado en la web con DocuWare Cloud:
Como servicio basado en web de una instalación in situ:
Paso 1: Active Intelligent Indexing para su sistema
Paso 2: Configure un diálogo de almacenamiento para Intelligent Indexing
Paso 3: Seleccione el diálogo de almacenamiento en la bandeja de documentos
2. Intelligent Indexing como módulo adicional de un módulo in situ
Paso 1: Instale Intelligent Indexing en su sistema DocuWare
(no hay enlace aquí porque el manual está incluido en el paquete de software)Paso 2: Configure un diálogo de almacenamiento para Intelligent Indexing
Paso 3: Seleccione el diálogo de almacenamiento en la bandeja de documentos
Cómo configurar Intelligent Indexing
Para cada tipo de implementación, vaya a Configuración de DocuWare > Indexado > Intelligent Indexing.
La página de inicio del módulo de configuración ofrece tres áreas: Activar, Configurar y Personalizar.
Activar
Activar Intelligent Indexing para su sistema DocuWare. Esto solo es necesario si utiliza el servicio Intelligent Indexing para una instalación in situ.
Configurar
Defina al menos un diálogo de almacenamiento y una bandeja que se utilicen para Intelligent Indexing.
Configurar Intelligent Indexing para el diálogo de almacenamiento
Para cada archivador para el que desee utilizar Intelligent Indexing, se requiere un diálogo de tienda específico.
Para garantizar una indexación coherente, DocuWare recomienda configurar un solo diálogo de almacenamiento para cada diálogo de búsqueda de Intelligent Indexing en un archivador.
En caso de que necesite varios diálogos de almacenamiento con Intelligent Indexing para un archivador, asegúrese de asignar los mismos campos de Intelligent Indexing a los campos de DocuWare utilizados.
Vaya a Configuración de DocuWare > Diálogos > Archivar > Archivadores.
Seleccionar un archivador.
Depende de usted si desea habilitar un diálogo existente para Intelligent Indexing o crear uno nuevo.
Para el diálogo de almacenamiento deseado, habilite la opción Utilizar Intelligent Indexing para rellenar automáticamente campos de índice.
Configurar los campos de diálogo:
Vincule los campos de Intelligent Indexing, por ejemplo, tipo de documento, persona de contacto o número de cliente, con los campos de su diálogo de almacenamiento.
Para el campo de Intelligent Indexing Tipo de documento especifique también el idioma en el que debe utilizarse la entrada de índice correspondiente.
Activar Intelligent Indexing para una bandeja de documentos
Intelligent Indexing siempre se lleva a cabo en bandejas de documentos. Asigne el diálogo de almacenamiento que ha especificado para Intelligent Indexing a la bandeja de documentos.
Vaya a Configuración de DocuWare > Bandeja de documentos.
Seleccione una bandeja de documentos.
Haga clic en Diálogo de almacenamiento configurado para Intelligent Indexing.
Asigne solo UN diálogo de almacenamiento para una bandeja de documentos
En una bandeja de documentos solo se puede utilizar un diálogo de almacenamiento para Intelligent Indexing. Si decide utilizar Intelligent Indexing en varios diálogos de almacenamiento para un archivador, necesitará al menos el mismo número de bandejas de documentos.
Personalizar
Para que Intelligent Indexing pueda utilizarse para incorporar documentos indexados en otros procesos automatizados de la empresa, cambie los términos de índice que Intelligent Indexing proporciona.