Envío con formularios Merge

Formularios de fusión

En esta visión general figuran todos los formularios de fusión vinculados con el formulario web. Al menos debe haber un formulario de fusión activado para que el formulario web pueda rellenarse. Los formularios de fusión activados se archivan después de que el formulario web se haya transferido al archivador en forma de archivos PDF individuales. En este caso, el formulario web no se archiva otra vez como PDF por separado.

Puede editar formularios de fusión ya creados o seleccionar uno nuevo. El formulario de fusión puede estar en cualquier formato de archivo compatible con el Visor de DocuWare (lista de formatos de archivo compatibles)

Si utiliza un formulario de fusión, DocuWare Forms necesita la ruta de archivado del sistema para archivar temporalmente los formularios de almacenamiento.

Diseñador de formularios de fusión

Enlace el formulario web y el formulario utilizando las áreas de relleno. En el formulario, abra un área de relleno y asígnele un campo de formulario Web para que la entrada de este campo se transfiera al formulario. El área de relleno recibe el mismo nombre que el campo enlazado.

Nota para los diseñadores de flujo de trabajo:

Puede integrar un campo de formulario vacío en un workflow y rellenarlo directamente en la máscara de una tarea de workflow.

Para crear un campo de formulario vacío, arrastre aquí un área de relleno, pero NO la asocie con un campo de formulario web. El área de relleno se visualiza como un campo en la máscara de tarea del workflow y se completa allí.

Dé un nombre al área de inserción. Este nombre se utiliza para visualizar el área de inserción en el Workflow Designer.

Asignación de áreas de relleno

La asignación de áreas de relleno en un formulario web se puede realizar de dos maneras:

1. El usuario arrastra primero un borde alrededor de todas las áreas cuyos datos del formulario web rellenado se deben transferir. Para ello, se utiliza la herramienta Agregar área de relleno.

A continuación, asigne los campos de formulario web: haga clic en un campo de formulario y active la herramienta Asigne área de relleno a campo de formulario. A continuación, arrastre la flecha de asignación al área de relleno que desee hasta que el punto de la flecha quede fijo en el borde.

2. El usuario crea un área de relleno como se ha explicado antes, pero asigna el campo de formulario web directamente. El siguiente borde se inserta, etc.

Nota: los nombres de campo del formulario web no se transfieren automáticamente al formulario de relleno. En la configuración (ver a continuación), defina el modo como se rellenarán las áreas de relleno.

Configuración de área de relleno

Haga clic en un área de relleno con Editar áreas de relleno y asignaciones para editar su configuración.

Modo de relleno	Defina cómo se debe rellenar un área de relleno de un formulario de fusión. Las opciones que se utilizan aquí dependen del formulario web asignado al área de relleno.
Contenido de campo	El contenido del campo se transfiere automáticamente del formulario web para los campos de texto y numéricos. Los modos de relleno están atenuados. Ejemplo: En el formulario de fusión "Información personal", se crea un área de relleno encima de la fila junto a "Nombre" y se asigna al campo de texto de una sola línea "Apellidos". Cuando un usuario introduce su nombre "Miller" en el formulario web, "Miller" aparece en la fila "Nombre" del formulario Información personal. Contenido de campo también se activa automáticamente si se ha asignado el nombre de campo Casilla de verificación, Posibles respuestas o Campo de lista a un área de relleno en vez de vincular los botones de selección individuales. En este caso, las opciones seleccionadas por el usuario se introducen en el área de relleno. Consejo: mediante la opción Texto de prueba (ver a continuación), compruebe si el borde del área de relleno es suficientemente grande. Ejemplo: Un formulario de fusión ofrece las opciones "Dirección de facturación" y "Dirección de envío". En el formulario web, existe una casilla de verificación denominada "Dirección" con dos botones de selección. Si el área de relleno está vinculada al campo "Dirección" y el usuario selecciona "Dirección de envío", "Dirección de envío" aparecerá después de la línea "Dirección" en el formulario de fusión. La otra opción no aparece en el formulario de fusión archivado.
Marcar con una X	Si vincula un botón de selección de un campo Casilla de verificación, Listas o Posibles respuestas con un área de relleno, la opción de Modo de relleno cambia a Marcar con una X. La opción seleccionada en el formulario web se marca con una X en la casilla del formulario de fusión.
Valor fijo	Esta opción es válida como alternativa a Marcar con una X. Aquí puede indicar un valor distinto de X para marcar una opción seleccionada.
Fuente	A diferencia de un formulario web, en el formulario de fusión se puede cambiar el formato de la fuente. Se puede elegir entre diferentes fuentes, tamaños y colores, así como definir el grosor de la fuente y la dirección del texto horizontal (no para los campos de firma).
Texto de prueba	El texto que se introduce aquí se muestra en el cuadro del área de relleno. El texto de prueba no se guarda en el formulario web.
Envolver texto	Esta opción sólo aparece cuando se ha asignado un campo de texto de una línea a un área de relleno. Si la opción está activada, los textos introducidos se dividen en varias líneas. En los formularios nuevos a partir de la versión DocuWare 7.10, esta opción está activada por defecto. En los formularios existentes, esta opción permanece desactivada por defecto. Nota: Asegúrese de que haya suficiente espacio en el área de relleno; véase también el consejo "Ajustar texto" más abajo.
Nombre del área de relleno	El área de relleno recibe automáticamente el nombre del campo enlazado. Si el área de relleno no está vinculada a un campo de formulario web, puede introducir aquí su propio nombre. Este nombre se puede utilizar para visualizar el área de relleno en un workflow.
ID de campo	El área de relleno se puede asignar de forma exclusiva a un campo del formulario web. No se requieren cambios.

Consejos

También se puede asignar un campo de formulario a varias áreas de relleno si, por ejemplo, un campo de nombre aparece en varios lugares del formulario de fusión. Aquí, una flecha de asignación adicional siempre está activa en el modo de asignación. Desactive el modo de asignación con Escape.
Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en la herramienta Editar en distintas áreas de relleno para adaptar elementos como la alineación, el contenido de los campos o la fuente de todas las áreas a la vez.
Así, las opciones de la lista en "Herramientas" solo se activan si la herramienta Editar está activada y se marcan como mínimo dos áreas de relleno.
En el Diseñador de formularios de fusión, se puede acceder directamente a las funciones más importantes de la herramienta de área de relleno haciendo clic con el botón derecho del ratón:
Utilice un método abreviado de teclado para introducir comandos usados con frecuencia como pegar o eliminar. Haga clic en Ctrl+A para seleccionar todas las áreas de relleno y en Ctrl+Z para deshacer cada uno de los pasos de trabajo.
Utilice las teclas de flecha para ubicar las áreas de relleno con precisión.
Las áreas de relleno pueden copiarse, cortarse y pegarse en un formulario de fusión.
Para eliminar una asignación, active la herramienta Editar, seleccione Asignaciones - Mostrar todo en la lista Herramientas y, a continuación, haga clic en la flecha de asignación y en el símbolo de papelera.
Para obtener una visión general de todo el formulario de fusión, haga clic en la herramienta "Ver página completa" . "Mostrar imagen en tamaño original" muestra el formulario de fusión a escala 1:1, es decir, un píxel de pantalla corresponde a un píxel de imagen.
Envolver texto: utilice el texto de ejemplo para comprobar la posición del texto en el área de relleno:
- La opción Envolver texto está desactivada: En este caso, la posición del texto se centra verticalmente. Dependiendo de la longitud, el texto se truncará.
- Opción Envolver texto activada: El texto se desplaza hacia arriba en el área de relleno para poder insertar toda la longitud de la palabra. Esta opción también inserta automáticamente un relleno en la parte superior del área de relleno. Si el área de relleno es demasiado pequeña, el texto se truncará en la altura.
  Tenga en cuenta que el efecto de este relleno no aparece en la vista previa. Sólo es visible en el PDF almacenado.
- Consejo: Controle la posición del texto de muestra cuando active la casilla de verificación Envolver texto. Si el texto de muestra apenas se mueve, es probable que el área de relleno sea demasiado superficial. En este caso, desactive el ajuste de texto o amplíe el área de relleno.
- Para asegurarse de que el texto se coloca correctamente en el área de relleno, guarde un PDF de prueba y compruebe la posición del texto en el PDF guardado.

Salida de formulario de fusión

El diálogo de almacenamiento se utiliza para configurar las opciones de dos maneras: en primer lugar, el diálogo determina el archivador en el que se debe archivar el formulario rellenado. El archivador se especifica entre paréntesis después del diálogo. En segundo lugar, los campos de índice del diálogo se utilizan en el paso siguiente para indexar el formulario.

Aquí puede ver todos los diálogos de almacenamiento que se le han asignado como usuario.

El usuario que rellena el formulario no ve el diálogo de almacenamiento. Sin embargo, también se le debe asignar el diálogo de almacenamiento (Administrador de DocuWare > Organización > Administración de usuarios > Usuarios > Diálogos).

Nota: Si desea que las entradas del formulario se validen antes de enviarlas, seleccione un diálogo de almacenamiento que tenga un servicio de validación definido.

Propiedades de PDF

Los formularios web con plantillas se pueden proteger de manera que no se puedan cambiar una vez guardados en el archivador. Para ello, seleccione la opción de almacenamiento No (PDF no editable).

Mostrar valores de campos ocultos en un PDF: especifique si quiere transferir contenido que haya en los campos ocultos del formulario web a la plantilla de formulario. La función está desactivada por defecto para los nuevos formularios.

Sin embargo, la función está activada por defecto para los formularios existentes (DocuWare versión 7.8 o anterior). De esta forma se garantiza que el comportamiento no cambia al actualizar a DocuWare versión 7.9.

Archivos adjuntos

Esta sección solo está visible si el formulario web contiene como mínimo un archivo adjunto.

Los archivos adjuntos cargados en un formulario web se pueden distribuir a diferentes usuarios mediante formularios de fusión. Sin embargo, los archivos que no son relevantes para todos los destinatarios se suelen adjuntar al formulario web. Active solo los campos con los datos adjuntos que desee guardar con el formulario de fusión actual.

Todos los campos de datos adjuntos del formulario web se muestran aquí, incluidos los campos incorporados en versiones anteriores de DocuWare. Todos los archivos adjuntos están habilitados de forma predeterminada.

Debe seleccionarse un archivo adjunto para, como mínimo, un formulario de fusión. Si solo hay un formulario de fusión, los archivos adjuntos no pueden deshabilitarse, sino que se guardarán igualmente.

Práctica recomendada: crear un formulario de pedido

DocuWare versión 7.8 incorporó una opción para los formularios de fusión con la que se puede indicar si el contenido de los campos que están ocultos en el formulario web deben transferirse al formulario de fusión. Hasta entonces, esos valores siempre se transferían.

Esta opción simplifica el proceso de pedido, ya que las entradas del formulario web se pueden usar para generar un formulario de pedido completo.

Paso 1:  

Cree un número de campos en el diseñador de formularios que haga referencia a la tabla correspondiente de su plantilla de pedido. Configure todos los campos numéricos en 0 como entrada por defecto para asegurarse de que las fórmulas funcionen correctamente.

Paso 2: 

Implemente una serie de comportamientos para garantizar que todas las filas innecesarias permanecen ocultas y el formulario queda limpio. Una forma puede ser pedir a los que envíen el formulario que indiquen el número de líneas necesarias para el formulario. Esto se hace con un desplegable donde indicar la cantidad deseada de filas. Los formularios usan esta entrada para ocultar de forma dinámica cualquier fila adicional que supere el número indicado, de modo que solo se verán las filas pertinentes.

Paso 3:  

Desmarcar la casilla de verificaciónMostrar valores de campos ocultos en la salida de diseñador de formulario de fusión (en los formularios nuevos, esta casilla está sin marcar por defecto).

Tu formulario de fusión final seguirá correctamente las entradas y la configuración definida por quien envía el formulario al completarlo. Si necesita hacer cambios en el formulario de fusión, configure las opciones de PDF como PDF editable para poder descargar los documentos finales más tarde y editarlos.

Indexación del formulario de fusión

Utilice los valores de índice para, por ejemplo, buscar formularios en el archivador. Defina la cantidad de campos de índice que se deben rellenar.

A la izquierda se ven los campos de índice del diálogo de almacenamiento que había seleccionado en el paso "Resultado del formulario de fusión". Los campos de índice marcados como obligatorios en DocuWare deben utilizarse para la indexación.

Si se ha establecido "Solo lectura" para un campo de índice en el diálogo de almacenamiento o a nivel de campo, este campo no se mostrará aquí porque no se permitirán nuevas entradas.

Proceso de rellenado: "Campo de formulario web"

El campo de índice se rellena con una entrada de un campo del formulario web. Seleccione el formulario web en la parte derecha, en "Valor".

La selección de "Valor" se ajusta conforme a la clase de campo de índice:

Para los campos de índice del tipo "Número", el formulario no ofrece un elemento de texto.
Para los campos de formulario "Casilla de verificación" se puede ofrecer un campo de índice "Palabra clave", puesto que solo un campo de palabra clave puede ocuparse de varias entradas de índice.
Los campos de archivador "Número decimal" solo se rellenan con campos de formulario del tipo "Número".
Los campos de archivador "Fecha/Hora" solo se rellenan con campos de formulario del tipo "Fecha".

Al vincular un campo de formulario del tipo Adjuntar archivo a un campo de índice, se introduce el nombre del archivo adjunto (incluida la extensión) como un valor de índice. Si hay varios archivos adjuntos disponibles, los nombres de los archivos se separan con punto y coma. Si el campo de archivador es un campo de palabra clave, cada nombre de archivo se utiliza como entrada de palabra clave.

Los archivos adjuntos se guardan con el formulario como documentos de DocuWare en su formato original.

Si se utiliza una lista de selección con la opción "Solo son posibles las entradas de la lista de selección" activada para un campo de índice, asegúrese de que el usuario solo pueda usar las entradas de la lista de selección al rellenar el formulario web. De lo contrario, podrían producirse problemas a la hora de archivar el formulario.

Proceso de rellenado: "Valor fijo"

Escriba el texto que se utilizará para rellenar automáticamente el campo de índice. Puede buscar con rapidez un formulario en el archivador con valores fijos como "Tipo de documento: Formulario" y "Asunto: Empleado".

Nota: el nombre de documento del formulario archivado en DocuWare no se corresponde necesariamente con el título del formulario. En las áreas de organización de DocuWare Administration, en Archivador > Campos, se define el contenido que se muestra como nombre de documento.

Si se utiliza una lista de selección con la opción "Solo son posibles las entradas de la lista de selección" activada para un campo de índice, DocuWare ofrecerá las entradas de la lista de selección como valores fijos durante el proceso de rellenado.