DocuWare Forms simplifica la gestión de formularios en empresas y agencias. Mientras que los formularios rellenados a mano deben importarse en un paso adicional realizado por el departamento de TI, DocuWare Forms permite rellenar formularios web directamente en pantalla. De esta manera, se evitan errores al leer archivos escritos a mano. Los formularios preimpresos ya creados también se pueden integrar en DocuWare Forms y seguir utilizándose.
Los formularios rellenados se archivan automáticamente en un archivador y todos los usuarios autorizados pueden acceder a ellos. Los empleados pueden integrar formularios web en sus listas (se precisa licencia de Task Manager) o transferirlos a otras aplicaciones mediante Smart Index.
Un formulario web se basa en una configuración en la que se definen los campos de formulario, la indexación, el destino de archivado y los derechos de acceso. El usuario accede al formulario web desde un vínculo y lo puede rellenar en el navegador que prefiera. El formulario se transmite con un solo clic y se archiva en formato PDF en un archivador.
Incluir campos de formulario vacíos en un flujo de trabajo para que se puedan rellenar más adelante en la máscara de tarea. Esto sólo es posible con formularios de fusión.
Aquí encontrará más información sobre la configuración de formularios web
Configuración preliminar
Para utilizar DocuWare Forms, es preciso definir las opciones de configuración siguientes:
1. Derecho funcional de "DocuWare Forms"
Si la licencia de DocuWare Forms se ha importado a DocuWare Administration, se puede asignar el derecho funcional "DocuWare Forms" en Administración de usuarios de Configuración de DocuWare.
2. Configuración de la ruta de archivado del sistema
En DocuWare Forms puede incorporar formularios de fusión ya creados. El módulo necesita una ubicación de archivado temporal para el formulario de fusión. Los administradores de DocuWare de instalaciones in situ deben configurar esta ubicación de archivado en DocuWare Administration, en Sistema DocuWare > General > Ruta de archivado del sistema. La ubicación de archivado especificada se ubica localmente en el ordenador del servidor o en la red. Todos los componentes de servidor deben poder acceder a ella.
La ruta de archivado del sistema donde se archivan provisionalmente los formularios de fusión de DocuWare Forms se ubica en el área del sistema, bajo "General".
3. Asignación del diálogo de almacenamiento a usuarios
Si un usuario de DocuWare ha rellenado un formulario y lo ha transmitido, de manera automática se archiva como PDF en el archivador. También se le debe asignar el diálogo de almacenamiento (Configuración de DocuWare > Archivadores > Archivador x > Diálogos).
4. Comprobar entradas en el formulario con el servicio de validación
Puede utilizar el servicio de validación para comparar las entradas de un formulario con los datos del CRM, por ejemplo, antes de que se envíen. Solo se guardan formularios con datos de índice validados. Las validaciones para un diálogo de almacenamiento se definen en Configuración de DocuWare > Archivador > Diálogo > Archivar. En la configuración del formulario, seleccione el diálogo de almacenamiento requerido en la ficha Salida para activar la validación para el formulario.
Visión general de las configuraciones
Todas las configuraciones que el usuario registrado haya creado o a las que tenga acceso con el permiso de administrador figuran en la página Visión general de DocuWare Forms. También puede crear otras configuraciones, así como cambiar, copiar o eliminar las ya creadas. Las configuraciones se ordenan por fecha de creación.
DocuWare Forms genera automáticamente un vínculo para una configuración completada que se puede utilizar para acceder al formulario web. Los formularios se pueden rellenar desde un simple navegador.
La configuración correspondiente debe activarse en la sección Visión general para abrir el formulario web.
Los formularios web y de fusión se pueden importar y exportar a otro sistema DocuWare que se ejecute con la versión 6.11 o superior. La función de importación y exportación incluye el diseño y los campos del formulario, además de los archivos para un formulario de fusión. Tras la importación, el formulario web se abre para su edición en el Diseñador.
Elija un archivador para el formulario e indique su indexación y sus permisos.
Los formularios exportados tienen la extensión "DWF".